6. УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ, ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ПЕРЕДАЧА И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
6.1. Общие положения
По своему значению печати и штампы университета делятся на основные и вспомогательные.
Основная печать АлтГУ имеет круглую форму, содержит наименование Федерального агентства по образованию, наименование университета и изображение герба Российской Федерации.
Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.
В АлтГУ используются следующие вспомогательные печати:
печать общего отдела для оформления командировочных удостоверений и др. документов, заверения подписей, копий рассылаемых документов и т.д.;
печать для расчетно-денежных документов;
печать управления кадров;
печати структурных подразделений.
Вспомогательные печати имеют круглую форму. Они воспроизводят наименование университета, наименование структурного подразделения (назначение печати).
Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения подписей сотрудников университета, копий рассылаемых документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.
Угловой штамп АлтГУ является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих и исходящих документов, для оформления копий документов, денежно-расчетных документов, студенческих билетов, зачетных книжек и т.д.)
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник общего отдела, назначенный приказом ректора АлтГУ. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям университета для работы возлагается на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале (приложение № 28).
6.2. Использование и хранение печатей и штампов
Основная круглая печать университета находится у начальника общего отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе. Может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника общего отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами организации).
Вспомогательные печати и штампы находятся у работников университета, ответственных за их использование и сохранность.
Простые штампы хранятся в закрытых столах, хранение основной и вспомогательных печатей, а также основного штампа осуществляется в опечатываемых сейфах (металлических ящиках), доступ к которым имеет лишь лицо, получившее печати, штампы для использования их в работе и ответственное за их сохранность.
При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.
При утрате основной печати и круглых печатей структурных подразделений ректор (или лицо уполномоченное им) должен немедленно сообщить об этом в органы милиции и произвести публикацию в печати.
6.3. Учет печатей и штампов
Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов, и хранится в сейфе.
Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью ректора, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов (приложение № 28).
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы в журнале и в день поступления переданы по назначению.
6.4. Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов
Приобретение и замена печатей (штампов) производится на основании приказа (распоряжения) ректора по представлению руководителей структурных подразделений.
Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую.
Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).
Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом ректора.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.
Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается ректором.
В акте должно быть указано:
состав комиссии;
основание уничтожения печатей и штампов;
наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
способ уничтожения;
время и место уничтожения;
заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
подписи членов комиссии.
Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета.
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
6.5. Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии.
По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая ректору для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.
При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, ректор назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.
Начальник управления документационного обеспечения Т.А. Шехтман
Приложения
Приложение № 1
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«Алтайский государственный университет»
____________________________________________________________________________________
Формат А 4
Общий бланк
Приложение №2
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное
бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Алтайский государственный университет»
пр-т Ленина, 61, г. Барнаул, 656049
Тел. (385-2) 291-291. Факс (385-2) 66-76-26
Е-mail: rector@asu.ru
ОГРН 1022201770106 ИНН 2225004738/КПП 222501001
л/с 20176U88990 ОКПО 02067818
р/с 40501810401732000002 в ОТДЕЛЕНИЕ БАРНАУЛ г. Барнаул
ФГБОУ ВО «Алтайский государственный университет»
БИК 04 0173001
______________________ № ___________________
на №__________________ от ___________________
|
|
Формат А – 4
Бланк письма
Приложение № 3
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Алтайский государственный университет»
п р и к а з
Формат А – 4
Бланк приказа
Приложение № 4
Приложение утратило силу
Формат А – 5
Бланк командировочного удостоверения
Приложение № 5
Федеральное государственное
бюджетное образовательное учреждение УТВЕРЖДАЮ
высшего образования Ректор
«Алтайский государственный университет» ____________ С.В. Землюков
_________________ 20__ г.
АКТ
______________ № ______
г. Барнаул
ревизии кассы
Основание: приказ ректора университета
от ____________ № _____
Составлен комиссией:
Председатель - проректор С.Н. Иванов
Члены комиссии: 1. Зам. гл. бухгалтера П.В. Петров
Бухгалтер З.А. Сидоров
Бухгалтер А.С. Смирнова
Присутствовали: кассир В.И. Харитонова
5 сентября 20__ г. комиссия провела ревизию кассы университета по состоянию на 05.09.20__.
В результате проведенной ревизии установлено:
1. _____________________________________________________________ .
2. _____________________________________________________________ .
3. _____________________________________________________________.
Составлен в 2-х экз.:
1-й экз. - в дело 01-06
2-й экз. - гл. бухгалтеру
Приложения: объяснительная записка кассира Харитоновой В.И. на 1 л. в 1 экз.
Председатель подпись С.Н. Иванов
Члены комиссии подпись П.В. Петров
подпись З.А. Сидоров
подпись А.С. Смирнова
С актом ознакомлена: подпись В.И. Харитонова
Дата
Образец оформления акта
Приложение № 6
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
Акты
|
(проверок и ревизий; приема - законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций; учреждений; предприятий и т.д.)
|
Задания
|
(на капитальное строительство, на проведение научных, технологических работ и т.д.)
|
Инструкции
|
(правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.)
|
Нормативы
|
(расхода сырья,материалов, электроэнергии,численности работников и т.д
|
Образцы
|
(оттисков печатей подведомственных организаций и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций)
|
Отчеты
|
(о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.)
|
Перечни
|
(должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности предприятия с указанием сроков хранения документов и т.д.)
|
Планы
|
(работы ГУСХ и его подразделений, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, работы комиссии, совета)
|
Поручения
|
(данные по итогам совещаний, поездок и т.д.)
|
Положения
|
(о предприятии, структурном подразделении, премировании и т.д.)
|
Программы
|
(проведения работ и мероприятий, командировок, и т.д.)
|
Протоколы
|
(совещаний, заседаний)
|
Расценки
|
(на производство работ)
|
Сметы
|
(расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, использования средств фонда предприятия, на капитальное строительство и т.д.)
|
Специфики
|
(изделий, продукции и т.д.)
|
Структура и штатная численность
|
Тарифные ставки
|
Формы унифицированных документов
|
Штатные расписания и изменения к ним
| |
