Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования
Скачать 0.77 Mb.
|
3.5. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО Все служебные письма делятся на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма – подтверждения, письма – напоминания, письма предупреждения, письма – извещения. Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа. 3.5.1. Служебные письма готовятся: - как ответы на поручения, запросы органов исполнительной власти, управления образованием; - как ответы на запросы предприятий, организаций, частных лиц; - как инициативные письма. 3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. В письмах указывается заголовок к тексту. 3.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами . 3.5.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его подписания. Служебные письма подписываются ректором университета либо проректорами по соответствующим направлениям. Письмо - подтверждение составляется для сообщения, что документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения документов или телефонного разговора. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний и адресуется учреждению или отдельному лицу. Например: В порядке оказания технической помощи просим … Оплату гарантируем. Наш расчетный счет … Проректор по учебной работе Личная подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер Личная подпись расшифровка подписи Письмо – напоминание по содержанию приближается к телеграмме. Обычно оно состоит из одного предложения. Например: Напоминаем, что по плану совместных мероприятий Вы должны предоставить отчет не позднее 05.05.2005. Ректор Личная подпись расшифровка подписи Извещение – документ, в котором о чем-либо извещается или что-нибудь утверждается. Текст извещения, являющегося ответом на запрос, начинается со слов: «Уважаемый …сообщаем Вам», «Доводим до Вашего сведения …», «Ставим Вас в известность». Например: Сообщаем, что запрошенные Вами копии документов будут высланы до 20.07.2005. Ректор Личная подпись расшифровка подписи Текст извещения, информирующего о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) с предложением принять в нем участие, начинается с обращения, если оно адресовано конкретному лицу или с просьбой о направлении представителя для участия в мероприятии (если оно адресовано организации). Например: Просим заинтересованных лиц организации принять участие в заседании комиссии. Проректор по учебной работе Личная подпись расшифровка подписи Информационное письмо - разновидность извещения. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого учреждения или заинтересованного лица в свершении факта. Текст информационного письма начинается со слов «Сообщаем …». Инициативное письмо может излагать текст или часть текста документа вышестоящего органа или иметь, в качестве приложения к нему, полный текст документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем. 3.6. ТЕЛЕФОНОГРАММЫ, ТЕЛЕГРАММЫ, ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ. 3.6.1. Телеграммы составляются и передаются для отправки в канцелярию. Копия телеграммы с отметкой о времени её приема возвращается в соответствующее структурное подразделение. 3.6.2. Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ,ТЧК, ДВТЧ, КВЧ,ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами. 3.6.3. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в двух экземплярах, первый из которых передается в канцелярию для оправки, второй подшивается в деле структурного подразделения. 3.6.4. В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное название университета, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата. 3.6.5. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью «Исправленному верить» и заверены исполнителем. 3.6.6. Правительственные телеграммы подписываются только ректором или проректорами. 3.6.7. Перед адресатом указываются категории телеграммы: «Правительственная», «Молния», «Срочная». 3.6.8. В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя. 3.6.9. Оформление телеграмм и их отправление производится отдельно по каждому адресу. 3.6.10. Передача местных телеграмм запрещается, срочная информация в местные адреса должна передаваться телефонограммами. 3.6.11. Телеграмма должна быть завизирована главным бухгалтером, кроме телеграмм подписанных ректором. 3.6.12. Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется только по указанию или с разрешения руководства университета. 3.6.13. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в структурное подразделение с пометкой «ФАКС (дата, время)». 3.7. АКТ Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (приложение № 5). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом по результатам проверки, ревизии, приема-передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др. В заголовке акта следует указывать название или краткое содержание актируемого факта или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывается распорядительный документ на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В основной части акта излагаются установленные факты, сущность, характер проведенной работы, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например: Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр – бухгалтерия; 2-й экземпляр – в дело (указывается номер дела по номенклатуре). 3.8. ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ) ЗАПИСКА Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю или вышестоящему учреждению, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные (служебные) записки могут быть внутренними и внешними. Внутренняя докладная (служебная) записка, адресуемая руководителю, оформляется на листе формата А4, должна иметь подпись составителя, дату и заголовок к тексту. Если докладная (служебная) записка исходит от имени ректора университета, то она печатается на бланке университета, подписывается ректором, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту. Текст докладной (служебной) записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) излагаются факты и приводится их анализ, во второй – делаются выводы и предложения (приложение № 12). 3.9. ПОРЯДОК СНЯТИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ С ДОКУМЕНТОВ 3.9.1. Копии с документов выдаются с разрешения начальника структурного подразделения и только с тех документов, которые были изданы в университете и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения. 3.9.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью. В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия». При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии». 3.9.3. При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. 4. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ В УНИВЕРСИТЕТ 4.1. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. 4.1.1. Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и регистрируется сотрудниками общего отдела. При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю. Если при вскрытии конверта обнаружено его повреждение, отсутствие документов или приложений к ним, несоответствие номеров, указанных на конверте, номерам вложенных документов, то об этом составляется акт в двух экземплярах, из них один экземпляр направляется отправителю, а второй хранится в университете. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или дата, проставленная на документе, резко расходится с датой в штемпеле на конверте (касается особо важных документов). Вся поступившая корреспонденция сортируется на регистрируемую и не подлежащую регистрации. Не подлежат регистрации следующие документа:
На поступивших и подлежащих регистрации документах в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп с указанием регистрационного номера (по журналу входящей корреспонденции) и даты поступления. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте. Регистрация входящей корреспонденции осуществляется в журнале регистрации входящей корреспонденции (приложение № 13). При заполнении журнала должен соблюдаться следующий порядок заполнения граф: - в графе «Дата поступления и индекс документа» проставляется дата получения и индекс, присвоенный документу, состоящий из порядкового номера и номера по номенклатуре дел; - в графе «Корреспондент, дата и индекс поступившего документа» указывается наименование учреждения, откуда поступил документ, дата документа (число, месяц, год) и номер, присвоенный ему учреждением-автором; - в графе «Краткое содержание» указывается вид, заголовок документа, а при его отсутствии излагается краткое содержание документа; - в графу «Резолюция» переносится резолюция с документа; - в графе «Отметка об исполнении» отражается решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа, результаты исполнения. Вся исходящая документация регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение № 14). - в графе «Дата и индекс документа» проставляется индекс, присвоенный документу, состоящий из номера по номенклатуре дел и порядкового номера, например № 01-10\17, и дата документа; - в графе «Корреспондент» указывается наименование учреждения, куда направлен документ; - в графе «Краткое содержание» указывается вид, заголовок документа, а при его отсутствии излагается краткое содержание; - в графе «Отметка об исполнении документа» указывается фамилия исполнителя. Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через общий отдел (канцелярию). Все поступившие документы докладываются руководству в день их поступления Документы, не требующие доклада руководству университета, направляются для исполнения в структурные подразделения. . 4.1.2. Регистрация документов в университете осуществляется децентрализованно: в общем отделе регистрируется входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, документы, адресованные в университет без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция, исходящая от имени руководства университета документация, приказы, распоряжения, протоколы, документы к заседанию правления и ученого совета. Протоколы совещаний у ректора и проректоров университета регистрируются и хранятся у помощников. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие внутренние документы в день подписания. 4.1.3. Каждое структурное подразделение университета имеет свой цифровой индекс (приложение № 15). Исходящим номером отправляемого документа – ответа является входящий номер документа – запроса. Сотрудники, ответственные за делопроизводство, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные журналы. Исходящие телеграммы регистрируются в журнале регистрации телефонограмм. 4.2. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 4.2.1. Руководители структурных подразделений университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. При необходимости такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления. Исполнитель должен получить документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно. 4.2.2. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) ректором университета или руководителем структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. 4.2.3. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления (если образовался интервал времени между доставкой документа в университет и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результате окончательного исполнения. |
Похожие:
 | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования | | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| О порядке перевода, отчисления и восстановления студентов в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Работа выполнена в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменский... |