4.2.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в установленный срок.
4.3. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Целью контроля исполнения документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы (приложение № 16).
Контроль исполнения документов осуществляют сотрудники общего отдела.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: внутренние – с даты подписания (утверждения) документа, а поступившие из других организаций и обращения граждан – с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются ректором университета, исходя из срока, установленного организацией направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.
Документы, взятые на контроль директором учреждения, отмечаются знаком «К». Знак контроля «К» проставляется в правом верхнем углу документа.
Срок исполнения документа может быть изменен только лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем в письменном виде, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения. Изменение документируется – проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационный журнал в графу «Отметка об исполнении». Срок исполнения документов вышестоящих органов, требующих ответа, может быть продлен только с согласия этих органов.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения. На документе проставляется отметка об исполнении и подпись лица, подтверждающего исполнение.
Результаты исполнения контролируемых документов обобщаются один раз в месяц и при необходимости докладываются ректору.
4.4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ.
Порядок подготовки исходящих документов включает в себя составление проекта документа, согласование, подписание (утверждение), тиражирование и отправка. На подпись документ представляется вместе с материалами, на основании которых он готовился.
Документы, подписанные ректором, проректорами, руководителями структурных подразделений регистрируются в общем отделе (канцелярии) и доставляются адресатам курьером или направляются через органы почтовой связи.
Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.
Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в канцелярию. Конвертирование корреспонденции и других почтовых отправлений производится в канцелярии.
РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН.
Делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан, учреждений, организаций, предприятий по социально-правовым вопросам ведется отдельно от общего делопроизводства.
Все поступившие заявления граждан и запросы учреждений регистрируются в журнале регистрации запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера (приложение № 17).
Заявления граждан и запросы учреждений исполняются в течение
30 дней со дня поступления.
В тех случаях, когда для ответа необходимы сведения из других организаций, сроки исполнения могут быть продлены ректором, но не более чем на 1 месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть отметка об исполнении.
Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Устные обращения рассматриваются в те же сроки, что установлены для письменных обращений, дается письменный ответ.
ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ.
Печатание документов осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы. В связи с автоматизацией документационных процессов в университете и переходом структурных подразделений на работу с персональными ЭВМ исполнитель готовит проект документа и выводит его на принтер в своем структурном подразделении.
Тиражированию подлежат документы, относящиеся к служебной деятельности университета. Проекты документов, подлежащих рассмотрению и обсуждению, тиражируются в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного пользования. Тиражирование, после подписания либо утверждения документа осуществляется, как правило, через общий отдел.
Для тиражирования в общий отдел принимаются подписанные и (или) утвержденные документы, изготовленные машинописным способом, средствами ПЭВМ и электронная версия документа. При необходимости на тиражирование документа заполняется бланк заказа, который подписывается руководителем подразделения и передается в типографию университета.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
5.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
В целях правильного формирования дел, оперативного поиска и учета документов составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел – это специализированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 18).
Номенклатура дел составляется общим отделом АлтГУ на основе предложений, подготовленных структурными подразделениями с привлечением ведущих специалистов.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, Уставом университета, положением о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел утверждается ректором АлтГУ.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого года, пересоставляется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
Номенклатура дел организации подлежит согласованию с архивным учреждением один раз в 5 лет. В случае изменения функций, структуры университета она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы, а также документы с грифом «ДСП». Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел университета следующего года с тем же индексом.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Разделами номенклатуры дел служат названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии с утвержденным штатным расписанием.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс.
Индекс дела в номенклатуре состоит из индекса (номера) отдела, присвоенного ему в соответствии с утвержденной структурой, и порядкового номера по номенклатуре, например, 05/01-10, где 05/01-порядковый номер отдела в штатном расписании, а 10 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел университета.
В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, для которых должны быть предусмотрены резервные номера.
По окончании делопроизводственного года работниками архива составляется итоговая запись о категории и количестве заведенных за истекший год дел в университете (приложение № 19).
Законченные делопроизводством документы формируются в дела.
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заготовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего (250) количества листов дело подразделяется на тома.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы и документы к ним располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам протоколов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате работников группируются в дела за календарный год и располагаются в них по алфавиту фамилий работников.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы университета и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
5.2. ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
5.2.1. Хранение документов
С момента заведения в делопроизводстве и до передачи на государственное хранение дела хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования (со сроком хранения до 10 лет) или в архиве университета.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за архив, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих и специально отведенных для хранения дел помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.
Выдача дел другим структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства университета или подразделения.
Изъятие документов постоянного хранения из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
5.2.2. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится с целью определения ценности документов, отбора их на государственное хранение и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в университете создана постоянно действующая экспертная комиссия.
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.
Экспертная комиссия организуют свою работу на основании разработанного и утвержденного ректором университета Положения о постоянно действующей экспертной комиссии.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел университета путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения изымаются дублетные документы, черновики, неоформленные копии документов и документы, не относящиеся к данному вопросу.
Одновременно с отбором документов постоянного и долговременного хранения для передачи в ведомственный архив проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения к уничтожению.
По результатам проведенной экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению
(приложения №№ 11, 23, 24, 25).
5.2.3. Подготовка дел к передаче на государственное хранение
Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, образовавшиеся в деятельности АлтГУ, подлежат оформлению по завершению их делопроизводством.
Оформление дел включает в себя:
уточнение сведений на обложке дела;
подшивку дела;
нумерацию листов дела;
составление заверительной надписи (приложение № 20).
Дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу графитным карандашом или нумератором. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.
В оформление обложек дел вносятся следующие уточнения:
в заголовках с приказами, протоколами указываются их номера;
если дело состоит из томов, то для каждого тома указывается дата (число, месяц, год) его начала и окончания;
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле (приложение №№ 21, 22).
5.2.4. Составление описей дел
На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедших экспертизу ценности, оформленных в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов (М.,1986), ежегодно составляются описи (приложения 23-26).
Дела временного (до 10 лет) хранения описанию не подлежат.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, долговременного хранения и по личному составу.
При составлении описи дел должны соблюдаться следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивается отдельный порядковый номер; порядок нумерации дел в описи валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на титульный лист (обложку) дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью).
Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах не позднее, чем через два года после завершения дел делопроизводством. На отсутствующие документы постоянного хранения, по личному составу составляется справка с пояснением причины утраты или отсутствия документов (приложение № 27).
Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется актом.
Акты рассматриваются экспертной комиссией университета и утверждаются ректором.
Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПМК управления архивного дела администрации края. |
