Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования
Скачать 0.77 Mb.
|
2.2.15. «Подпись документа». Документы, направляемые университетом в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора. Документы, направляемые университетом в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений, в соответствии с их компетенцией. В состав реквизита подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке учреждения, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например: Ректор федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Алтайский государственный университет» Личная подпись С.В. Землюков или на бланке: Ректор Личная подпись С.В. Землюков При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Ректор Личная подпись С.В. Землюков Главный бухгалтер Личная подпись Г.П. Стренадкина Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании совместного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например: Ректор ФГБОУ ВПО «Алтайский Ректор ФГБОУ ВО «Алтайский государственный государственный университет» медицинский университет» Личная подпись С.В. Землюков Личная подпись И.П. Салдан Дата Дата При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например: Председатель комиссии личная подпись И.А. Иванов Члены комиссии личная подпись В.В. Петров личная подпись А.А. Сидоров 2.2.16. Согласование документа. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри университета (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями). Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписавшему документ. Для документа, подлинник которого остается в университете, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для удобства работы с организационной техникой визы согласования на приказах по основной деятельности и по личному составу допускается проставлять на лицевой стороне документа, отделяя одинарным или полуторным междустрочным интервалом от реквизита подпись. Для документа, подлинник которого отправляется из университета, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Допускается, при необходимости полистное визирование документа и его приложений. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Председатель профсоюзной организации ФГБОУ ВО «Алтайский государственный университет» Личная подпись Н.А. Заусаева Дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания (наименование коллегиального органа) от 00.00.0000 № 00 Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем углу документа. Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату подписания. Например: Главный бухгалтер Личная подпись Г.П. Стренадкина 06.09.2004 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Председатель профорганизации Личная подпись Н.А. Заусаева Дата Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности: С подведомственными университету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; С общественными организациями – в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях; С органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.); С вышестоящими организациями – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций. 2.2.17. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (приложение № 7). 2.2.18. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилию); дата заверения. Например: Верно Начальник управления кадров Личная подпись А.Н. Трушников Дата Копию документа допускается заверять печатью. 2.2.19. Отметка об исполнителе включает в себя Ф.И.О. исполнителя документа и номер его телефона. Например: О.П. Иванова 23 63 80 Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 2.2.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 2.2.21. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении документа допускается проставлять в виде штампа в левом нижнем углу первого листа. 2.2.22. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. 2.2.23. Текст документов печатается на бланках формата А4 через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многострочных интервалов – 28 печатных знаков. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. 2.2.24. Допускается печатание документов с временным сроком хранения (до 10 лет) с использованием оборотной стороны листа. 3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. ПРИКАЗ Приказ – правовой акт, издаваемый ректором университета для решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом. Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора университета в случае его отсутствия. В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы должны оформляться на бланке вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТом Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства университета. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями университета по поручению руководства или по собственной инициативе. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта, подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога «О (Об)». Например: Об утверждении… О регистрации…О создании… Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: наименование вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа (приложение № 8). Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова «п р и к а з ы в а ю» (пишется в разрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «п р и к а з ы в а ю». После слова «п р и к а з ы в а ю» ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указывается исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». В зависимости от содержания приказы делятся на:
- приказы по личному составу (прием, увольнения, переводы, перемещения, совмещения, поощрения, взыскания и др.) (буквенный индекс – «л»);
Нумерация разных видов приказов ведется отдельно и начинается ежегодно с 1 января, № 1. 3.2. ПОЛОЖЕНИЯ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИИ Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции университета. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются ректором в форме грифа утверждения и изданием приказа об их утверждении . Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция секретарю). Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами (например, 1.2., 1.2.1.). 3.3. РАСПОРЯЖЕНИЕ Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый проректорами университета по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью университета. Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказ (приложение № 9). 3.4. ПРОТОКОЛ Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 5 дней со дня заседания (приложение № 10 ). Подлинники протоколов и документов к ним хранятся в подразделении - исполнителе. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляются следующие образом: Председатель или Председательствующий Секретарь Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших Повестка дня Докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде заверенных выписок из протоколов. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: Наименование учреждения (согласно учредительному документу). Наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Вид заседания (совет, собрание, совещание) – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру или от границы левого поля. Дата и номер протокола, место проведения Основная часть протокола Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля. Под вопросом через 1 интервал указывается докладчик (его должность, инициалы имени, отчества и фамилия). Затем указывается принятое по рассматриваемому вопросу решение. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. |
Похожие:
 | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования | | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| О порядке перевода, отчисления и восстановления студентов в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Работа выполнена в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменский... |