Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль
Скачать 0.89 Mb.
|
9. ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ Отправляемые из фирм документы называют исходящими, обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления (согласно разделам 1.1., 1.2.) проверяется секретарем-референтом фирмы. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы). Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные: -индекс документа, включающий № дела; -дата документа; -адресат (корреспондент); -краткое содержание или заголовок; -отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); -исполнитель; -примечание. После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день конвертуются и отправляются. При помещении документа в конверт сверяется адрес получателя письма и на конверте. При отправке письма в конверте с прозрачным "окошком" документ складывается таким образом, чтобы адрес получателя был хорошо виден. В этом случае необходимо убедиться, что адрес не сместится внутри конверта. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской. Приложение 1  Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Приложение 2 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка  Приложение 3 Образец углового блинка письма организации  Приложение 4 Образец продольного бланка письма организации ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВАНЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт Документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) 101000, Москва, Милютинский пер., д.7а тел. 923-00-54; факс 923-23-60 ОКПО 0282708 _______________№________________ На №_______________от___________ Приложение 5  Образец общего бланка организации Приложение 6 Образец продольного бланка письма структурного  подразделения организации  Приложение 7 Образец продольного бланки письма должностного лица Приложение 8  Образец бланка конкретного вида документа организации Приложение 9 Типовые сроки исполнения документов Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной документации; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней до получения продукции; Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных -20 дней) после получения проекта договора: ответ на предложение о заключении договора -в 10-дневный срок после получения предложения. Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления; Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения; Заявка покупателя - не позднее трех дней после её получения; Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней: Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органы Российской Федерации - в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления; Запрос депутата Федерального Собрания Российской Федерации - не более чем в 3-дневный срок; Консультация письменная по вопросам использования машин — не позднее чем через 10 дней по получении запроса: Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов; Опросный лист на продукцию: представление - в 20-дневный срок с момента получения наряда; Отзыв: на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин - в 10-дневный срок; Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения; Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней: Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10 дней. Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров; Предложение об уточнении ассортимента - не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменений договора - не позднее 10 дней после получения предложения; Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения; Предложения и заявления депутатов Государственной думы Федерального Собрания - в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно. Предложения и замечания депутатов на заседании Государственной Думы Ярославской области, городских муниципалитетов: рассмотрение в 10-дневный срок; Предложения Государственной Думы Ярославской области: сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок; Муниципалитетов и муниципальных округов - не позднее чем в 10-дневный срок: Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок: Решения Государственной Думы Ярославской области: доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок; Муниципалитета и муниципальных округов - не позднее чем в 7-дневный срок; Соглашение дополнительное: подписание - не позднее трех дней с момента получения; Спецификация на товары годовая: согласование не позднее 45 дней до начала года: квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала; квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала; рассмотрение и подписание не позднее 10 дней после получения; Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления; Телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней; остальные в течение 10 дней. Приложение 10 Перечень документации, входящей в общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ( Класс 0200000) Унифицированная система организационно-распорядительной документации Документация по созданию организации, предприятия Документация по реорганизации организации, предприятия Документация по ликвидации организации, предприятия Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия Документация по приему на работу Документация по переводу на другую работу Документация по увольнению с работы Документация по оформлению отпусков Документация по оформлению поощрений Документация по оформлению дисциплинарных взысканий. Унифицированная система банковской документации Платежная документация но безналичным расчетам через банки Документация но кредитным операциям банков Документация но контролю за расходованием средств на оплату трупа и выплаты социально-трудовых ресурсов Документация по операциям банков, связанная с международными расчетами Выходная документация банков Документация по депозитарным операциям банков Платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов Документация но эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) -внутрибанковские формы документов Выходная документация банков - внутрибанковские формы документов Документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов Документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов Бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций Финансовая документация Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций Учетная бухгалтерская документация Унифицированная система отчетно-статистической документации Документация по статистике национальных отчетов и экономических балансов Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса Документация по статистике труда Документация по статистике материальных ресурсов Документация по статистике финансов Документация по социальной статистике Документация по статистике промышленности Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции Документация по статистике капитального строительства Документация по статистики внешнеэкономических связей Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры Документация по статистике транспорта и связи Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий Отчетная бухгалтерская документация Регистры бухгалтерского учета Первичная учетная документация Унифицированная система документации по труду Документация но состоянию рынка тру да Документация по трудовым отношениям Документация по повышению квалификации работников органов по труду Документация по охране труда Документация по минимальным потребительским бюджетам Документации по обращениям в органы по труду Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации Документация по учету и распределению средств Документация по планово-экономической деятельности Документация по контрольно-проверочной деятельности Унифицированная система внешнеторговой документации Оперативно-коммерческая документация Товаросопроводительная документация Расчетная внешнеторговая документация Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара Транспортная внешнеторговая документация Экспедиторская внешнеторговая документация. Приложение 11 Примерный перечень документов с грифом утверждения АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования: экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.); ИНСТРУКЦИИ (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности: внутреннего трудового распорядка и т.д.); НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.); ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.); ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы: типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.); ПЛАНЫ (производственных, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции: распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.); ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении; Премировании и т.д.): ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.); РАСЦЕНКИ на производство работ; СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.); С ГАНДЛРТЫ (государственные, отраслевые, технические условия); СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ; ТАРИФНЫЕ СТАВКИ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИИ; ФОРМЫ унифицированных документов; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение 12 Примерный перечень документов, на которых ставится печать АКТЫ ( прием законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.); АРХИВНЫЕ СПРАВКИ; АРХИВНЫЕ КОПИИ; ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.); ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений; капитальное строительство, техническое и т.д.); ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ; ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ; ШМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ; НОРМЫ расхода; ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.); ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные; (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.); ПОЛОЖЕНИЯ об организациях; РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк); СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.); СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм: использования бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); СПЕЦИФИКАЦИИ (изданий, продукции и т.д.); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ. Приложение 13 Перечень документов, не подлежащих регистрации Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. Графики, наряды, заявки. Сводки и информация, присланные для сведения. Учебные планы, программы. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т.д. Прейскуранты, прайс-листы. Технические условия. Нормы и нормативы расходов материалов. Поздравительные письма. Пригласительные билеты. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги). Формы статистической отчетности. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой '"лично". Объяснительные записки. В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом специфики предприятия и доведен до секретарей-референтов, ведущих журналы регистрации, в качестве справочного пособия. Приложение 14 Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия 1. Производство 1.1. Сведения о структуре производства, производственных мощностях, типе оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции. 2. Управление 2.1. Сведения о применяемых оригинальных методах управления предприятием. 2.2. Сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства предприятия по производственным, научно-техническим, коммерческим, организационным и иным вопросам. 3. Планы
4. Совещания 4.1. Сведения о целях, рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятия. 5. Рынок
6. Партнеры 6.1.Систематизированные сведения о внутренних и зарубежных заказчиках, подрядчиках, поставщиках, клиентах, потребителях, покупателях, компаньонах, спонсорах, посредниках и других партнерах деловых отношений предприятия. А также о его конкурентах, которые не содержатся в открытых источниках (справочниках, каталогах и др.). 7. Переговоры 7.1. Сведения о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами предприятия. 8. Контракты 8.1. Условия коммерческих контрактов, платежей и услуг. 9. Цены 9.1. Сведения о методах расчета, структуре, уровне цен на продукцию и размерах скидок. 10. Торги, аукционы 10.1. сведения о подготовке к торгам или аукциону и их результатах. 11. Наука и техника 11.1. Сведения о целях, задачах, программах перспективных научных исследований.
11.5. Данные об условиях экспериментов и оборудовании, на котором они проводились.
11.8. Сведения о методах защиты от всевозможных подделок. 11.9. Сведения о состоянии программного и компьютерного обеспечения. 12. Технология 12.1. Сведения об особенностях используемых и разрабатываемых технологий и специфике их применения. 13.Безопасность 13.1 Сведения о порядке и состоянии организации защиты коммерческой тайны. 13.2. Сведения о порядке и состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе сигнализации. 13.3. Сведения, составляющие коммерческую тайну предприятий-партнеров и переданные на доверительной основе предприятию 13.4. Сведения о репутации персонала предприятия (собственная оценка кадров или службы безопасности предприятия).  Приложение 15 Приложение 16 |
Похожие:
 | Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... | | Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Все лекарства, приготовляемые в аптечных учреждениях (предприятиях), оформляются соответствующими этикетками |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь | | Заполнение «учёта выполнения учебных программ обучающимися в период пп на предприятиях, учреждениях и организациях» |
| Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию... | | Проверять у граждан, пребывающих в запасе, основные документы воинского учета, на основании которых заполняется раздел 2 личной карточки... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Об обществах с ограниченной ответственностью", "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", "О некоммерческих организациях",... |