Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль
Скачать 0.89 Mb.
|
5. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СТАНДАРТНЫХ БЛАНКОВ 5 1 Бланки документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. В соответствии с ГОСТом для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: -Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (01; 02); -эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03); . -код организации по ОКПО - (04); -код формы документа по ОКУД - (05); -наименование организации - (06); -справочные данные об организации - (07); -наименование вида документа - (08); -текст документа - (19) - используется при применении унифицированных текстов документов, (текстовых шаблонов); а также отметки для расположения реквизитов: -дата документа - (09); -регистрационный номер документа - (10); -ссылка на регистрационный номер и дату документа Ч Н); -место составления или издания документа - (12); -адресат - (14); -заголовок к тексту - (17); -отметка о контроле - (18); . -текст документа - (19). 5.2. Бланки документов должны разрабатываться на основе состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТом. Размеры полей и плошали размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТе. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 1,2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Допускается также изготовлять бланки на бумаге форматов A3 (297х420мм) и А6( 105х148мм). 5.3. Бланки формата A3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения). 5.4. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
Дополнение: на бланках документов постоянного срока хранения и по личному составу (75 лет) левое поле - 35 мм. 5.6. Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается. Правила по изготовлению, учету, использованию и хранению бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации, изложены в разделе 7. Этими правилами могут руководствоваться в своей работе организации, не имеющие гербовых бланков и печатей. 5.7. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ей структурного подразделения и должностного лица:
Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеет право подписи.
Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помешают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита ''Наименование организации'', а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на "части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации. Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации'", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Кроме этого допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации", а также на левом поле бланка на уровне реквизита "Наименование организации". 5.9. На бланках, для их учета, рекомендуется проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а так же и на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывался текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка. 6. ПРАВИЛА ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ 6.1. Документ могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭBT. Отдельные внутренние документы, авторами которых, являются сотрудники организации, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). 6.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливается по ГОСТ 6.10.5-87. в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 -межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54; межстрочный интервал - -1.2ч. При составлении документа на средствах ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. При использовании различных редакторов размеры печатных знаков могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машинкой. 6.3. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1.5 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа'', "Отметки о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1.5 - 2 межстрочными интервалами, например: СОГЛАСОВАНО (межстрочный интервал), Начальник юридического (межстрочный интервал) отдела (межстрочный интервал) А. Л. Смирнов 6.5. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. 6.6. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите ''подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например: Генеральный директор АОЗТ "Рольма " О. П. Демин 6.7. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят. 6.8. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля: 0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст' (без абзацев). ''Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименование должности в реквизитах "Подпись", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. ПРЕДЛАГАЮ. 5 - для начала абзаца в тексте; 32 - для реквизита "Адресат"; 40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу"; 16, 24, 56 -для составления таблиц и трафаретных текстов; 48 - для расшифровки подписи в реквизите "подпись". 6.9. Если в тексте документа имеются примечания или выделения в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слона "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд- начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля. 6.10. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 6.11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, если срок хранения документов до, 3-х лет. 7. ПРАВИЛА ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ БЛАНКОВ И ПЕЧАТЕЙ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
поступление:
7.4. Бланки (печати) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (сейфах). 7.5. Уничтожение бланков и печатей производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. 7.6. Контроль за изготовлением, использованием и хранением и использованием бланков и печатей возлагается на подразделения, ответственные за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков и печатей, назначаются распорядительными документами руководителя организации. 7.7 Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел. 7.8. Проверка наличия, использования и хранения бланков и печатей производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи 7.9. Допускается тиражирование документов на гербовом бланке при их рассылке средствами оперативной полиграфии организации. При этом копии рассылаемых документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.) следует заверять печатью организации (см.п.п. 3.27.). Список рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником рассылаемого документа или с копией рассылаемого письма. 8. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОСВЯЗИ 8.1. Телеграммы (телетайпограммы), телексы. 8.1.1. Телеграф обеспечивает доставку информации по каналам телеграфной сети общего пользования через отделения связи. Абонентское телеграфирование и телекс предоставляются в пользование на условиях договора между предприятиями связи и потребителем. При абонентском телеграфировании потребителем-абонентом для приема и передачи информации используется аппаратура, называемая "телетайп": организация-пользователь имеет на своей территории пункт телеграфной связи со своим индивидуальным маршрутным номером-кодом, индивидуальным абонентским номером, арендуемым у местного предприятия связи. Такой порядок использования услуг телеграфной связи и определил появление терминов "телетайпная связь" и "телетайпограмма''. 8.1.2. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту - телеграмма) составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения опросов. 8.1 .3. Телексная связь представляет собой более оперативный способ доставки информации по сравнению с телеграфом, поскольку адресат получает сообщение на своей абонентской установке практически в тот же момент, когда оно посылается отправителем. Телексная связь выполняет те же функции, что и телеграфная связь. Различие состоит в том, что по телексной связи информация передается по сети абонентского обслуживания. Телексная сеть отличается от телеграфной своими оконечными устройствами, станциями коммутации и т.д.
8.1.6. Телеграммы, составляемые в организациях, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, телеграф. Если телеграммы отправляются в счет внесенного аванса, то они сдаются по отдельным описям, составляемым в двух экземплярах. Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. 8.1.7. В телеграммах, содержатся следующие реквизиты:
Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи. Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресом. Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, ею условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или инициативного документа, без добавления слов "номер HP", "Ваш" или на "на Ваш'". Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание: в маетности, отрицание «не» пропускать нельзя, с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка ТЧК запятая ЗПТ двоеточие ДВТЧ кавычки КВЧ скобки СКБ номер HP Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетания из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, » нумерации домов, индексах документов. Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста, но перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы. Лексические особенности телеграмм: не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает её различных толкований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации. Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательств, аргументация. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц Вставки в тексте делать нельзя. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. Наименование организации и должность автора указывать не обязательно. Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена на пишущей машинке и дополнена заверительной надписью и печатью организации. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации. Исходящий (делопроизводственный) номер документа проставляется на телеграммах так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и при необходимости номер телефона. 8.1.8. Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Потребитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме. 8.1.9. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов как в телеграммах. Телеграммы и телексы различаются пунктуацией и использованием различных шрифтов (в телексах употребляются точки (.) и запятые (,).Телекс передается оператором отделения связи латинскими буквами. Требования к оформлению и написанию реквизитов телексов (адресата, текста, подписи, номера, наименования и адреса отправителя) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам. Требования к тексту телекса аналогичны требованиям к тексту телеграмм. Сочетания из цифр и букв в телексах-допускаются только в нумерации: заводских и торговых знаков и марок; домов, квартир; документов; абонементных почтовых ящиков: войсковых частей и полевых почт; поездов и вагонов. Телекс заканчивается знаком "+", если конец сообщения неясен. Знаком "++" заканчивается последние сообщения. Знак "+?" в конце телекса обозначает ожидание ответа или нового сообщения. В некоторых случаях в конце телекса встречаются цифры и слова, не относящиеся к содержанию текста. Эти знаки относятся к техническому контролю передачи телексов и смысловой нагрузки не содержат. В телексе, как правило, сохраняются предлоги и временные глагольные формы, облегчающие восприятие информации. 8.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи. 8.2.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемую факсом или телефаксом. 8.2.2. Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяется видом отправляемого документа - подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.). 8.2.3. В соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации'' (ст.5) определено, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдении установленного режима их использования. 11раво удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. В соответствии с письмом Высшего арбитражного суда Российской Федерации от июля 1995 года № С1-7/03-316 при соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений. В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ч.1. ст. 16) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электоронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. 8.2.4. Отправляемые документы должны быть напечатаны четким контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой или тушью, контрастными черными, темно-синими чернилами. 8.3. Телефонограммы
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в журнале регистрации; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. 8.3.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.). 8.3.3. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. 8.3.5.В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее передачи. 8.3.6. При отсутствии бланков телефонограмма записывается в журнал по следующей форме: должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передающего телефонограмму; должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма. 8.3..7.Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильной записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. 8.3.8. Требования к изложению текста телефонограммы аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телексов. 8.4.Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП) 8.4.1.Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ. анализ. обработку и хранение полученных и отправленных сообщений. 8.4.2. ЭП используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученном при помощи печатающего устройства (принтера). 8.4.3. Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами и с абонентами международных сетей, 8.4.4. ЭП предоставляет абонементам следующие возможности: взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП; иметь доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций; обмениваться сообщениями с абонентами других сетей; получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию.
Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где это:' электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком " @ ", например: archiv@yaroslavl.ru -имя @ домен. Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации; ----- СОМ коммерческие организации; ----- EDV учебные и научные заведения; ----- GOV правительственные учреждения; ----- MIL военные организации; ----- NET сетевые узлы Internet; ----- ORG прочие организации. 8.4.7. Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой. Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму. Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать. 8.4.8. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП. аналогичны требованиям, изложенным в разделах 3,4. |
Похожие:
 | Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... | | Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Все лекарства, приготовляемые в аптечных учреждениях (предприятиях), оформляются соответствующими этикетками |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь | | Заполнение «учёта выполнения учебных программ обучающимися в период пп на предприятиях, учреждениях и организациях» |
| Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию... | | Проверять у граждан, пребывающих в запасе, основные документы воинского учета, на основании которых заполняется раздел 2 личной карточки... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Об обществах с ограниченной ответственностью", "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", "О некоммерческих организациях",... |