Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль
Скачать 0.89 Mb.
|
4. ТЕКСТЫ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа управленческое действие, решение. 4.2. Тексты документов, направляемых в: федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на русском языке. Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке. 4.3. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. 4.4. Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д. Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовка или подзаголовка не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. 4.5. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов" предлагаем Вам... " Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения. 4.6. Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок. Например: Структура текста положения об организации или о её подразделении состоит из разделов:
Структура должностной инструкции включает разделы: Общие положения Должностные обязанности Права Ответственность Взаимоотношения 4.7. В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание; распоряжение и т.д.), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ). В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые "включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию в составе В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект инструкции для клиентов банка об организации работы по осуществлению валютного контроля. 2. Начальнику юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативно-методические документы. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется" тремя парами арабских цифр. Например: Срок представления 15.03.2004 В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Сергеева О. Л. или 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой 4.8. В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и т. д.), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ). В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ) В проток и используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме: Председатель- Секретарь- Присутствовали: Текст первой части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения). 4.9 Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность п полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например: Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр — бухгалтерия, 2-й экземпляр - коммерческий отдел, 3-й экземпляр - покупатель. 4.10. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Например: Учредительный договор содержит сведения: -о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью; -о размере и составе уставного капитала; -о размере и порядке изменения доле!) каждого из участников в уставном капитале: -о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов; -об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов. Договор (контракт) содержит следующие сведения: -наименование сторон (полное и сокращенное название); -наименование работы (предмет контракта), её этапы и результат выполнения; -наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа; -условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; -срок действия договора; -начало и окончание работ по договору; -стоимость работы и порядок расчетов, -порядок сдачи и приемки работы; -ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор; -гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; -переход права собственности и риски; -порядок разрешения споров; -юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов). Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. 4.11. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица). Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например: -должность и паспортные данные доверенного лица; -организация, в которой производятся действия по доверенности; -вид действий; -образец подписи лица, получившего доверенность; -срок действия доверенности. Личные доверенности выдаются от лица доверители (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями.- на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. 4.12. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях: -письмо оформляется на должностном бланке; -письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. > Письмо состоит из следующих основных частей: -обращение; -вступление; -основное содержание; -заключение. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п. Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Текст письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц. При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например: Уважаемый Анатолий Павлович! Господин Сергеев! Сергей Иванович! Уважаемый господин Титов! Уважаемый г-н Тарасов! Уважаемая госпожа Шереметьева! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма). При обращении к высшим должностным лицам органон власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии. Во вступлении формируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: -ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; -констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", '"направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), ''сообщаем" (информационное письмо). Заключительная часть письма может заканчиваться формулой- вежливости. Например: "С уважением...", "Искренне Ваш...". Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой. Например: С уважением, Президент компании личная подпись А.Н.Попов 4.13. Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы. 4.14. Таблица - форма представления текста содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:
Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки граф пишутся с прописных буки, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. 4.15. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензий, гарантийных писем и т.д.), рекомендуется использовать унифицированные формы. Содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной. 4.16. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: -нейтральный тон изложения; -точность и ясность изложения; -лаконичность и краткость текста. Специфика делового стиля определяется назначением документа. Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзм). Следует писать: не "при сем направляем", а "направляем"', не "сего года", а "этого года (текущего года) "; не "настоящим сообщаем", а "'сообщаем"; не "настоящий акт составлен", а "акт составлен1'. Особенностью делового стиля является использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. Например: Установлено, что в период с... по... В соответствии с... В целях... Направляем (представляем, высылаем) Вам... Считаем целесообразным... . В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двухсоставные, с обособленными оборотами. Например: «В связи с крайне низкой эффективностью … просим Вас решить вопрос о …» В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить» … В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместо «я» и «от». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например: Не "мы выполним, а "нами будет выполнено"; Не "Вы предлагаете", а "Вами предложено". В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: (СНГ, "Яргоргаз", зам,. спецназ и др.); графические: ( г-н, ж.д., кв.м и др.). Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие. | |||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... | | Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Все лекарства, приготовляемые в аптечных учреждениях (предприятиях), оформляются соответствующими этикетками |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь | | Заполнение «учёта выполнения учебных программ обучающимися в период пп на предприятиях, учреждениях и организациях» |
| Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию... | | Проверять у граждан, пребывающих в запасе, основные документы воинского учета, на основании которых заполняется раздел 2 личной карточки... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Об обществах с ограниченной ответственностью", "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", "О некоммерческих организациях",... |