Инструкция по делопроизводству москва 2005г
Скачать 1.25 Mb.
|
6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов 6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется Агентством в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата. 6.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату. При обращении депутата в Агентство должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью. При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов – не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Законом Российской Федерации «О государственной тайне». Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок. 6.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в трехдневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется в срок не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса. 6.9.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности. 6.9.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется отделом делопроизводства и секретариата в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами. 6.9.6. В подразделениях по обращениям и запросам в соответствии с указаниями Руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям. 6.9.7. Обращения и запросы депутатов, и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел отдела делопроизводства и секретариата. 6.9.8. В отделе делопроизводства и секретариата анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом Руководство. 7. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 7.1. Регистрация документов 7.1.1. Регистрация документа – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующим вводом сведений о документе в БД. В электронной РК документа фиксируются: входящий номер документа, дата поступления, исходящий номер и дата документа, данные о корреспонденте, количестве листов, наличии приложений. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения . Поступившие телеграммы и факсограммы регистрируются вместе с поступившими письмами. 7.1.2. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. 7.1.3. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации: материалы информационно-справочного характера (справочники, рекламные буклеты, брошюры), присланные для сведения; газеты, журналы, иные периодические издания; поздравительные открытки, телеграммы и т.п. 7.1.4. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 7.1.5. В Агентстве применяется сквозная регистрация входящих документов. Отдельно регистрируются приказы Агентства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка. 7.1.6. Регистрация всех поступающих документов, нормативных правовых актов, распорядительных документов, протоколов и решений коллегии, писем за подписью Руководителя, его заместителей производится в отделе делопроизводства и секретариата. 7.1.7. Документы регистрируются в системе электронного документоборота в виде электронных карточек. 7.1.8. Регистрационный номер документа Номера исходящих писем Агентства, подписанных Руководителем и его заместителями, состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего письмо, через тире – индекс подразделения-исполнителя, через тире – индекс дела по номенклатуре, через дробь – порядковый исходящий номер, например: АЛ-03-18/4760. Номера исходящих писем, подписанных начальниками подразделений, состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через тире – индекс дела по номенклатуре, через дробь – порядковый исходящий номер, например: 01-21/551. Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр. Номера кадровых приказов имеют индекс «к», например: 133-к. Номера протоколов совещаний у Руководителя и его заместителей состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, утвердившего протокол, через тире – индекс дела по номенклатуре, через дробь – порядковый номер, через тире – индекс «пр», например: АЛ-07/61-пр. Номера протоколов совещаний у начальников подразделений состоят из следующих элементов: индекс дела по номенклатуре, через дробь – порядковый номер, через тире – индекс «пр», например: 07/52-пр. Номера исходящих телеграмм состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего телеграмму, через тире – индекс «Т», через тире - порядковый исходящий номер, например: Т-155. 7.1.9. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); исходящие реквизиты; наименование вида документа (номенклатура); количество листов; дата поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 7.2. Организация поисковой системы по документам 7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Агентстве действует поисковая система по документам в рамках существующей системы автоматизированного документооборота и делопроизводства. 7.2.2. Поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в аннотации искомого документа). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста аннотации. 7.2.3. Поисковая система обеспечивает поиск информации о деятельности Агентства, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения. 8. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 8.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины. 8.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, имеющие конкретные задания Агентству и требующие исполнения: поручения Президента Российской Федерации и его Администрации в адрес Агентства; поручения в адрес Агентства, содержащиеся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации; поручения Правительства Российской Федерации и его Аппарата; поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий; обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (парламентские и депутатские запросы); поручения Министра природных ресурсов Российской Федерации и его заместителей; поручения, содержащиеся в приказах Агентства; поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у Руководителя Агентства. При постановке документа на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль», а в электронной карточке ставится соответствующий символ в поле «Контроль». Руководитель Агентства либо его заместитель, которому передан документ, определяют исполнителей и сроки исполнения поручений в своей резолюции. 8.3. Отдел делопроизводства и секретариата контролирует своевременность и полноту исполнения контрольных поручений Руководителя по реализации заданий, содержащихся в контрольных документах. Своевременность и полнота исполнения приказов, контроль за исполнением которых Руководитель Агентства оставил за собой, контролируется помощником Руководителя Агентства. Секретари заместителей Руководителя Агентства контролируют своевременность и полноту исполнения: приказов, постановлений и распоряжений, контроль за исполнением которых возложен на заместителей Руководителя Агентства; поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Руководства; разовых поручений заместителей Руководителя Агентства; решений, принятых заместителями Руководителя Агентства при рассмотрении служебной корреспонденции; своевременность рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, направленных заместителем Руководителя Агентства для рассмотрения и принятия мер в подразделения или организации Агентства; своевременность и полноту исполнения принятых заместителями Руководителя Агентства решений при приеме граждан по личным вопросам. Документы, поставленные на контроль начальником структурного подразделения Агентства, контролируются в самом подразделении. Начальники управлений Агентства обеспечивают контроль за своевременным и полным исполнением: поручений Руководства по подготовке проектов документов во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; поручений Руководства по входящей корреспонденции, поступившей на исполнение в управление; приказов Агентства, подготовленных управлением; предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших на исполнение в управление. Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в организации, осуществляется непосредственно исполнителями. Лица, ответственные за контроль исполнения документов в управлениях центрального аппарата Агентства, выполняют основную работу по проверке исполнения, заблаговременно докладывают начальнику управления о наступлении срока исполнения, а также о документах, не исполненных в установленный срок; готовят за подписью начальника управления информацию о ходе исполнения документов для представления в отдел делопроизводства и секретариата. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники управлений. 8.4. Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях: из Правительства Российской Федерации или Администрации Президента Российской Федерации – с даты подписания (утверждения) документа; из других организаций – с даты их поступления в Агентство. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в трехдневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в десятидневный срок, остальные – в срок не более месяца; по парламентским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня регистрации в Агентстве; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатские запросы) – не позднее чем через 30 дней со дня регистрации в Агентстве; по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Агентству по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства РФ, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного ведомства-исполнителя на согласование – до 10 дней; по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней; по обращениям граждан, поступившим в Агентство и требующим дополнительного изучения и проверки – до одного месяца со дня их регистрации, по остальным – не более 15 дней; срочные телеграммы по основной деятельности Агентства исполняются в течение суток; материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, ответственным за подготовку которых является Агентство, представляются в Правительство Российской Федерации не позднее, чем за 15 дней до даты, определенной планом; заключения или необходимые материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и его комиссий подготавливаются безотлагательно; поручения Руководителя и его заместителей с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок; неконтрольная корреспонденция, как правило, должна исполняться в течение 1 месяца. Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, то федеральный орган исполнительной власти, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки. Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации, если иной срок не оговорен в поручении. В срок исполнения документа входит весь цикл обработки и подготовки документа, начиная с момента поступления на регистрацию в Агентство до его подписания и регистрации на исходящем участке. В случае если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. 8.5. При необходимости изменения срока исполнения документа заместители Руководителя, курирующие соответствующий вопрос, представляют Руководителю предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются на позднее трех дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, Руководитель Агентства представляет органу государственной власти, давшему поручение, мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее, чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел делопроизводства и секретариата для внесения изменений в электронную карточку (новый срок, дата изменения, подпись). Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящий орган государственной власти или автор документа. 8.6. Ответственным исполнителем поручения является лицо, указанное в поручении первым. В случае исполнения документа несколькими подразделениями центрального аппарата Агентства подлинник документа направляется ответственному исполнителю. По документам, находящимся на контроле, остальным подразделениям направляются копии документа. 8.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник подразделения, ответственный за исполнение документов, обязан передать другому работнику по согласованию со отделом делопроизводства и секретариата, все контролируемые документы. 8.8. Отдел делопроизводства и секретариата еженедельно составляет справку о ходе исполнения подразделениями контрольных документов для информирования Руководства о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Агентства. 8.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Снятие с контроля документов, контролируемых отделом делопроизводства и секретариата по поручению Руководителя Агентства, осуществляется начальником отдела делопроизводства и секретариата и оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Сведения о снятии с контроля вносятся в подлинник документа. 8.10. Организация исполнения контрольных поручений Руководителя Агентства осуществляется в соответствии с отдельным Регламентом. |
Похожие:
 | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |  | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
| Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... | | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... |