Инструкция по делопроизводству москва 2005г
Скачать 1.25 Mb.
|
Приложение № 2к приказу Федерального агентства по недропользованию от 25.04.2005 № 210 Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, график и т.д.). Каждое приложение визируется на последнем листе приложения начальником подразделения, отвечавшим за подготовку приложения. В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений справочного характера, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений. Если приложением к приказу является утверждаемый документ (правила, положение, инструкция и др.), он имеет самостоятельную нумерацию страниц. На самом приложении в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения со ссылкой на дату и номер приказа. УТВЕРЖДЕНО приказом Федерального агентства по недропользованию от 25.04.2005 № 210 5.1.11. Заверенные в отделе делопроизводства и секретариата копии приказов рассылаются исполнителям в соответствии со схемой рассылки, которая составляется исполнителем и подписывается руководителем подразделения-исполнителя. Копия обязательно направляется также исполнителю и в юридическое подразделение. Схема рассылки готовится одновременно с подготовкой проекта приказа в двух экземплярах. Изготовление дополнительных копий приказов и досылка их организациям и подразделениям производится только с разрешения начальника отдела делопроизводства и секретариата. При этом делается соответствующая отметка в схеме рассылки. 5.1.12. Проекты приказов, подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с указанием названий организаций – авторов документа. При оформлении совместного приказа: наименования организаций – авторов документа располагаются на одном уровне; наименование вида документа – приказ; располагается по центру страницы; дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру страницы; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей организаций – авторов документа располагаются ниже текста на одном уровне и заверяются гербовыми печатями. Проекты совместных приказов готовятся в нескольких экземплярах (подлинников), по одному для каждой стороны.
5.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкции издаются в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финанасовые или иные специальные стороны деятельности Агентства. 5.2.2. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Руководителем Агентства, или как акты, утверждаемые приказом Агентства, если одновременно с утверждением положения (правил, инструкции) необходимо дать поручения, связанные с введением в действие или применением утверждаемого документа. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения на документе или изданием приказа об утверждении. Решение о порядке утверждения положений (правил, инструкций) принимает Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности. 5.2.3. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов Агентства (раздел 4). 5.2.3. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (должностная инструкция главному специалисту). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
5.3.1. Протокол- документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях, совещаниях, собраниях (приложение 8). Протокол составляется на основании записей, сделанных во время совещания (заседания, в т.ч. – коллегии Агентства), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др.; материалы к обсуждению представляются подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Подготовка материалов к заседанию и решений коллегии Агентства осуществляется в соответствии с Регламентом коллегии Агентства. 5.3.2. Ведение записи во время заседания, сбор материалов, составление и оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа или сотрудника подразделения, готовившего вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. До подписания протоколы визируются руководителями подразделений, ответственными за подготовку. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа протокола. 5.3.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, на верхнем поле справа проставляется пометка «Для служебного пользования». 5.3.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и секретаря, количество или фамилии (при необходимости – и должности) присутствующих и, отдельно – приглашенных. Фамилии присутствующих записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке. Если на заседании присутствовало более 15 человек, составляется список присутствовавших, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников с отметкой – (список прилагается). Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются с предлогом «о», «об» и нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса указывается фамилия и инициалы докладчика. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Ход рассмотрения каждого вопроса повестки дня записывается в последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). В разделе СЛУШАЛИ приводится фамилия и инициалы докладчика, полное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если докладчиком представлен текст выступления, в протоколе после указания фамили докладчика в скобках указывается – (текст доклада прилагается). В разделе ВЫСТУПИЛИ также указываются фамилии, инициалы, при необходимости, - должности выступавших и содержание их выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании. Вопросы к докладчику и ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова «вопрос», «ответ» не пишутся, а указываются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос, после чего записывается ответ. Текст постановляющей части протокола формулируется в повелительной форме (как в распорядительных документах). В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием, после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвоваших в голосовании. Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекрашении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола. 5.3.5. Участник заседания или совещания может высказать особое мнение по принятому решению. После заседания особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам. 5.3.6. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем заседания. Датой протокола является дата заседания. Дата оформляется цифровым способом. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждой группе протоколов отдельно: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. 5.3.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет и подписывает секретарь заседания. Копии протоколов заверяются печатью отдела делопроизводства и секретариата. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протокола, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью отдела делопроизводства и секретариата. 5.3.8. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. Реквизитами протокола являтся: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст, подписи, визы. Наименование документа – ПРОТОКОЛ – печатается под наименование Агентства прописными буквами вразрядку. Полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Вид заседания, совещания печатается под датой слева, отделяясь двумя межстрочными интервалами. Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
5.4.1. Служебное письмо – документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между организациями и должностными лицами (приложение 9). 5.4.2. Служебные письма Агентства готовятся: как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей; как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства; как исполнение поручений Главы Администрации Президента Российской Федерации, его заместителей, руководства Аппарата Правительства Российской Федерации и его структурных подразделений по вопросам, относящимся к компетенции Агентства; как ответы на запросы различных юридических и физических лиц; как инициативные письма. 5.4.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководителя агентства или его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Руководителя Агентства или его заместителей. Срок подготовки инициативного письма Агентства определяется руководством Агентства (далее – Руководство) или руководителем подразделения. 5.4.4. Служебные письма оформляются на бланках писем Агентства и Руководителя. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается. 5.4.5. Реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на индекс и дату поступившего документа, заголовок к тексту, адресат, текст, отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах), подпись, отметка об исполнителе. Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания, которая проставляется отделом делопроизводства и секретариата. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева. Загловок в краткой форме отражает суть письма. Если текст письма до пяти строк, заголовок к тексту не составляется. При подготовке ответа на поступившее письмо в реквизитах бланка проставляется номер и дата поступившего письма. На одном письме не должно быть более четырых адресатов. При большем количестве адресатов исполнителем составляется список рассылки (приложение 10). При направлении писем в вышестоящие и подведомственные организации, а также постоянными корреспондентам почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается. 5.4.6. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае, если вопросы взаимосвязаны. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста. Вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. В служебных письмах, оформленных на бланках Агентства, используется форма изложения:
В служебных письмах, оформленных на должностных бланках писем, используется форма изложения текста от первого лица единственного числа: «прошу …», «направляю …». Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 5.4.7. Служебные письма, оформленные на бланке Агентства или должностном бланке Руководителя, подлежат согласованию (визированию) всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на копии письма, остающейся в деле организации. Если письмо пересылается адресату по факсимильной связи (без отправки подлинника по почте) визы проставляются на первом экземпляре (подлиннике) на оборотной стороне последнего листа и, после передачи по факсу, подлинник письма передается в дело на хранение. 5.4.8. Служебные письма подписываются Руководителем, его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным Руководителем Агентства, а также начальниками подразделений в соответствии с их компетенцией и функциями, установленными соответствующими приказами Агентства. Служебные письма могут подписываться лицами, исполняющими обязанности перечисленных должностных лиц. 5.4.9. Отметка об исполнителе (составителе письма) проставляется на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю документа или на оборотной стороне письма. Отметку об исполнителе допускается печатать шрифтом меньшего размера: 11, 12. 5.4.10. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. |
Похожие:
 | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |  | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
| Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... | | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... |