Инструкция по делопроизводству москва 2005г
Скачать 1.25 Mb.
|
9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Агентства. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. 9.1. Составление номенклатур дел 9.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание. 9.1.3. В Агентстве составляются по установленным формам номенклатуры дел подразделений и сводная номенклатура дел Агентства (приложения 12, 13). 9.1.4. Номенклатура дел подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с отделом делопроизводства и секретариата, подписывается начальником подразделения и представляется в отдел делопроизводства и секретариата. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел делопроизводства и секретариата. 9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства и секретариата на основе номенклатур дел подразделений. 9.1.6. Сводная номенклатура дел Агентства, подписывается начальником отдела делопроизводства и секретариата, согласовывается с центральной экспертной комиссией Агентства, с экспертной проверочной комиссией федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается Руководителем Агентства. Номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Агентстве. 9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Агентства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 9.1.8. Сводная номенклатура дел изготавливается в нескольких экземплярах: 1-й утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства; 2-й – используется в службе делопроизводства в качестве рабочего; 3-й – применяется в Архиве; 4-й – в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. 9.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 9.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства. 9.1.11. Наименованиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства. 9.1.12. В номеклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства. В номеклатуру дел не включаются периодические издания. 9.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Агентстве цифрового обозначения подразделения, цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номеклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-01-05, где 02 – обозначение подразделения, 01 – обозначение отдела данного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Агентства или подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с ВНИИДАДом по вопросам научно-методической работы При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с филиалом РГАНТД (г.Самара) об использовании архивных документов В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые отчеты ЗАО «Болшевский текстиль» о работе автотранспорта Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой (примерной) номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивным агентством срок хранения. В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др. 9.1.14. Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 9.2. Формирование и оформление дел 9.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 9.2.2. Дела формируются в Агентстве, как правило, децентрализовано, т.е. в подразделениях. 9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в отдел делопроизводства и секретариата или сотруднику подразделения, ответственному за ведение делопроизводства, в зависимости от индекса номенклатуры дел для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом делопроизводства и секретариата. 9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д. 9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Нормативные правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Положения, инструкции, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы». Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 9.2.7. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной подписи. Оформление дел проводится сотрудниками отдела делопроизводства и секретариата и соответствующих подразделений, в ведении которых находится заведение и оформление дел, при методической помощи и под контролем Архива. 9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 14). На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства; наименование подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Агентства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование подразделения – записывается название подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Агентства; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел Агентства, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих нормативные правовые акты и распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела (приложение 15). Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит «срок хранения» переносится на обложку дела из соответствующей номеклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Агентства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 16). Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 9.3. Организация оперативного хранения документов 9.3.1. С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив. 9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника отдела делопроизводства и секретариата. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя Агентства по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 10. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Документы Агентства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Агентство образует Архив. Подготовка документов к передаче на хранение в Архив включает работу отдела делопроизводства и секретариата и сотрудников подразделений, ответственных за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. 10.1. Экспертиза ценности документов 10.1.1. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. 10.1.2. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив. 10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК). 10.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением, которое утверждаются Руководителем Агентства. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством. 10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях Агентства непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством сотрудника отдела делопроизводства и секретариата, ответственного за Архив. 10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Агентства. 10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 10.1.9. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 10.1.11. В Агентстве, в каждом подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сотрудника отдела делопроизводства и секретариата, ответственным за архив. По этим описям документы сдаются в Архив. Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит Архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив. 10.1.12. Описи дел подразделений (приложение 17) составляются по установленной форме и представляются в Архив через два года после завершения дел в делопроизводстве. 10.1.13. Описательная статья описи дел подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 10.1.16. Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела делопроизводства и секретариата и утверждается начальником подразделения. 10.1.17. Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении. 10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются Руководителем Агентства только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения; после этого Агентство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. 10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется по установленной форме (приложение 18), как правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. 10.2. Подготовка и передача документов в Архив 10.2.1. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в подразделении. 10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 10.2.4. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом, согласованному с начальниками подразделений и утвержденному начальником отдела делопроизводства и секретариата . 10.2.5. В период подготовки дел подразделением к передаче в Архив сотрудником отдела делопроизводства и секретариата, ответственным за Архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники подразделения обязаны устранить. 10.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником отдела делопроизводства и секретариата, ответственным за Архив, в присутствии работника подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего Архивом и сотрудника, передавшего дела. Вместе с делами в Архив передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой базы данных включается в опись. 10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Агентства, сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 11. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 11.1 Учет, использование и хранение печатей и штампов. 11.1.1. Для удостоверения подлинности документов и заверения копий документов в Агентстве используется печать с Государственным гербом Российской Федерации, простая круглая печать Федерального агентства по недропользованию с его наименованием, печати подразделений, штампы и металлические выжимные печати для опечатывания помещений. 11.1.2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает Руководитель. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в Управление делами, которое размещает заказ на предприятии. Гербовая печать Федерального агентства по недропользованию изготавливается в соответствии с ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". 11.1.3. Гербовая печать Федерального агентства по недропользованию хранится в Управлении делами. Гербовой печатью Федерального агентства по недропользованию заверяются подписи Руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Руководителя представлены соответствующие полномочия. 11.1.4. Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы здания не опускается. 11.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы. 11.1.6. Отдел административно-хозяйственной работы ведет общий учет имеющихся в Федеральном агентстве по недропользованию печатей и штампов в специальном журнале (приложение №19) с проставлением их оттисков, выдача печатей и штампов осуществляется под расписку работникам, персонально ответственным за их использование и хранение. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются. 11.1.7. Печати Федерального агентства по недропользованию хранятся в надежно запираемых шкафах. 11.1.8. Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовой печати организации возлагается на Руководителя. Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений. 11.1.9. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в отдел административно-хозяйственной работы для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. 11.1.10. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях организации ежегодно проверяется отделом административно- хозяйственной работы. 11.1.11. В случае действительной служебной необходимости по решению Руководителя допускается изготовление дополнительных экземпляров гербовой печати. |
Похожие:
 | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |  | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
| Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... | | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... |