Инструкция по делопроизводству москва 2005г
Скачать 1.25 Mb.
|
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 6.1.Организация документооборота 6.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Агентстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о подразделениях и должностными инструкциями их работников. 6.1.3. Система электронного документооборота Агентства обеспечивает возможность определения последовательности операций, производимых с документом, и пути его движения от момента регистрации до отправки в архив Агентства (далее – Архив). Особенностью системы является появление входящего номера («очередь») документа на компьютере того исполнителя, кому он адресован. Только тот исполнитель, у которого документ находится в очереди, может с ним работать в соответствии с руководством пользователя системы на каждом конкретном рабочем месте (вводить резолюцию, вносить информацию о ходе исполнения, направлять следующему исполнителю). Другие пользователи могут использовать сведения о прохождении документа только в информационном варианте. 6.2. Организация доставки документов 6.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в Агентство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 6.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 6.3.1. Поступающая корреспонденция принимается централизованно отделом делопроизводства и секретариата. Документы, полученные работниками в других организациях и от посетителей, для регистрации и учета также передаются в отдел делопроизводства и секретариата. 6.3.2. Документы, поступающие в Агентство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела делопроизводства и секретариата. 6.3.3. При получении документа проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта (за исключением конвертов с пометкой «лично») – наличие в нем документов, включая приложения. При обнаружении отстутствия документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: первый остается в отделе делопроизводства и секретариата, второй приобщается к поступившему документу и вместе с документом возвращается отправителю. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. На конвертах с грифом «Для служебного пользования» или «Конфиденциально» проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после чего они передаются под расписку в подразделение, обеспечивающее работу с документами ограниченного доступа. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. В остальных случаях конверты уничтожаются. 6.3.4. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции и передача ее на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, адресованные в подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство. 6.3.5. Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 11). Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства, передаются руководителю или его заместителям, остальные – непосредственно в структурные подразделения. 6.3.6. На документе, подлежащем регистрации, проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления и порядковый номер поступления. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа, не задевая его текста. Порядковая нумерация документов ведется в пределах одного года. Регистрация в системе электронного документооборота производится путем заполнения электронной карточки документа (ввод входящего номера, даты поступления и сведений о поступившем документе - исходящий номер и дата, данные о корреспонденте, количестве листов, наличии приложений). 6.3.7. Документы, адресованные Руководству, а также без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются в отделе делопроизводства и секретариата, а затем направляются на резолюцию Руководству или в подразделение. Предварительное их рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания, на основании установленного в Агентстве распределения обязанностей между заместителями Руководителя Агентства и положений о подразделениях. Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или конкретным должностным лицам, передаются по назначению в день поступления без предварительного рассмотрения. 6.3.8. После рассмотрения документа Руководителем Агентства или его заместителем работники отдела делопроизводства и секретариата вносят резолюцию в базу данных (далее – БД) системы «Босс-Референт», рассылают электронные регистрационные карточки (РК) всем исполнителям в соответствии с резолюцией, а документ передают на исполнение ответственному исполнителю. Подлинник документа, который исполняется несколькими подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям отделом делопроизводства и секретариата направляются копии. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы. 6.3.9. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение Руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается, регистрируется получателем и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована. 6.3.10. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. 6.3.11. Документы, поступившие в структурное подразделение на исполнение из отдела делопроизводства и секретариата, повторно в подразделении не регистрируются. 6.3.12. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения руководителя, вынесшего резолюцию, через сотрудников делопроизводства отдела делопроизводства и секретариата. 6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 6.4.1. Документы, отправляемые Агентством, передаются посредством почтовой и электронной связи. При необходимости – при помощи фельдъегерской связи. 6.4.2. Документы для отправки по почте передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с приложением схемы рассылки. Если в схеме рассылки имеются организации, которые отсутствуют в схемах рассылки, разработанных отделом делопроизводства и секретариата, исполнитель обязан указать их почтовый адрес. Отправка документов осуществляется централизованно отделом делопроизводства и секретариата. Неправильно оформленные, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела делопроизводства и секретариата. Отправляемая корреспонденция проходит упаковку, адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи. Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверты. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направляемые разными подразделениями в один адрес, могут вкладываться в один конверт. 6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. 6.4.3. Телеграммы, составленные в Агентстве, принимаются сотрудниками отдела делопроизводства и секретариата завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления, с указанием телеграфного адреса или с приложением списка рассылки. Списки рассылки, составленные самими исполнителями, должны в обязательном порядке содержать телеграфные адреса. 6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и регистрируется самим исполнителем. 6.5. Порядок прохождения внутренних документов 6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. 6.5.2. Проекты нормативных правовых актов, распорядительных документов и писем после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в Управление делами для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, правильности их оформления, включая соблюдение правил русского языка. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. 6.5.3. Копии подписанных руководством нормативных правовых актов, распорядительных документов, писем в обязательном порядке рассылаются в подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. 6.5.4. Передача документа между подразделениями осуществляется через сотрудников делопроизводства отдела делопроизводства и секретариата. 6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 6.6.1. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Агентства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте и имеющие электронную цифровую подпись, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. 6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со схемой рассылки. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а при необходимости распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. 6.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной начальником подразделения. Заявки хранятся в течение одного года; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»; подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно. Регистрация факсограмм производится при наличии на поступившем документе обязательных реквизитов в соответствии с требованиями делопроизводства (номер, дата и подпись); факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их начальниками. 6.7. Учет количества документов 6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится отделом делопроизводства и секретариата при помощи действующей в Агентстве системы электронного документооборота. 6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро на основе принятой в Агентстве системы учета документов. Учет количества документов может производиться по Агентству в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. 6.8. Работа исполнителей с документами 6.8.1. Начальники подразделений Агентства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. 6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Руководству или начальникам подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки. 6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 6.8.6. Если исполнение документа Руководством возложено на начальников нескольких подразделений, то ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. Документ, подготовленный по этому поручению, должен представляться подписанным или завизированным всеми исполнителями, указанными в резолюции. Визы лиц, не указанных в резолюции, на документе не проставляются. 6.8.7. По документу, поступившему из экспедиции непосредственно в подразделение, сотрудник, ответственный за делопроизводство соответствующего подразделения, находит в «очереди» входящий номер документа и в электронной карточке заполняет «аннотацию», даты поступления и передачи документа начальнику подразделения. При наличии в документе ссылки на предыдущие документы, указываются их входящие номера и фамилия исполнителя. Передача документа от одного исполнителя другому внутри подразделения производится только по указанию начальника подразделения, о чем вносится соответствующая запись в электронную карточку. 6.8.8. Передача документов на исполнение из одного подразделения в другое производится только с разрешения того должностного лица, чья резолюция имеется на документе. Передачу документов осуществляют сотрудники отдела делопроизводства и секретариата. При этом вводятся: соответствующая запись в электронную карточку документа, новая резолюция, рассылка (согласно резолюции) электронной карточки исполнителям. В случае поступления в подразделение документа, с которым, по мнению начальника подразделения, должно ознакомиться Руководство, но этого не произошло, документ и его электронная карточка перенаправляются в соответствующий секретариат. 6.8.9. Вся информация о ходе исполнения документа, о решении вопроса и подшивке в дело вносится в систему электронного документооборота сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении. |
Похожие:
 | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... |  | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
| Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... | | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... |
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... |