Литература
Скачать 1.04 Mb.
|
| ГЛАВА II. Протокольная представительская работа и деловое общение в сфере международного воздушного транспорта Работники сферы внешних экономических связей в системе воздушного транспорта ведут непосредственную работу, как в своей стране, так и за рубежом непосредственно с иностранцами, включая контакты с иностранными дипломатами и руководителями различного уровня, деловыми людьми, представителями авиакомпаний, ведомств гражданской авиации, журналистами и представителями общественности. Поэтому им необходимо знать основные правила международного протокола и нормы делового общения. Не зная основных правил или не умея ими пользоваться, можно оскорбить своего партнера, даже не подозревая об этом, уронить свое достоинство, а также престиж своей компании и даже страны. Большое значение имеет установление и поддержание деловых контактов и связей, проведение деловых мероприятий, ведение коммерческих и других переговоров и умение вести деловую корреспонденцию. 2.1. Организация деловых контактов. Деловые и протокольные мероприятия Задача установления и поддержания деловых контактов, как и проведение деловых мероприятий в стране пребывания стоит, прежде всего, перед представителями авиакомпаний за границей. С первого дня пребывания за границей необходимо нанести визит должностным лицам ведомства гражданской авиации, национальных авиакомпаний, с которыми предстоит или осуществляется сотрудничество, фирмам, представителям других авиакомпаний и т.д. Время визита согласовывается на месте с работником, которого вновь прибывший сотрудник сменяет, а также с посольством, торгпредством или консульством в стране пребывания. Для этой цели представитель должен нанести визиты местным сотрудникам страны по случаю прибытия на работу и представиться всем тем, с кем ему предстоит поддерживать деловые связи в процессе его деятельности. Деловые контакты. Представительства авиакомпаний не входят в состав дипломатического корпуса, однако акт «аккредитования» присутствует. Так, в системе воздушного транспорта нашей страны установилось правило, что вновь прибывший работник иностранной авиакомпании посещает отдел внешних связей федерального агентства воздушного транспорта, а также главную контору авиакомпании (в нашем примере аэрофлот – Российские авиалинии) и представляется руководству. Как правило, это организует один из руководителей авиакомпании или сотрудник посольства страны, а иногда он вручает письмо о назначении его на эту должность. Аналогично должны поступать и представители наших авиакомпаний за рубежом, сообразуясь с существующими правилами страны пребывания, о которых они должны быть информированы заранее. К первым визитам необходимо тщательно подготовиться: изучить структуру ведомства гражданской авиации, фамилии должностных лиц, структуры и функции авиакомпаний, их отделов и служб, положительные и отрицательные стороны сотрудничества, чтобы можно было построить поддерживать беседу, которая может возникнуть во время визита. Желательно к этому времени заказать и получить свою визитную карточку. В некоторых странах определенное значение имеют сувениры. Установление хороших деловых связей с руководителями ведомства гражданской авиации страны пребывания имеет большое значение, так как от них во многих случаях зависит решение многих вопросов деятельности авиакомпании и функционирования представительства в стране пребывания. Контакты с руководителями следует устанавливать с соблюдением всех правил этикета и уважения по отношению к этим руководителям, не унижая при этом достоинство представителя своей авиакомпании. Проведение приемов. Знакомства прибывшего представителя авиакомпании с более широким кругом коллег, деловыми, журналистскими и общественными кругами страны, как правило, происходит на приеме, который организует представительство Аэрофлота или другой компании. Немаловажное значение при этом имеет решение от имени кого организовать прием. Он может быть организован от имени прибывшего руководителя из Москвы, регионального или генерального представителя; бывают случаи, когда такой прием делается от имени высокого должностного лица, тогда необходимо обеспечить и приглашение гостей соответствующего положения. Это, как уже указывалось в предыдущей главе, является правилом международного протокола. Присутствие таких гостей зависит от своевременной рассылки приглашений и времени проведения приема. Необходимо заблаговременно отпечатать пригласительные билеты и разослать их. Список приглашенных обсуждается с лицами, знающими обстановку в ведомстве гражданской авиации, авиакомпании, в аэропорту и в стране пребывания в целом, так как, не пригласив того или иного сотрудника или бизнесмена, невольно можно нанести обиду, а впоследствии с этими лицами, может, придется поддерживать связь. Определяется также, кто должен присутствовать с нашей стороны: со стороны посольства, торгпредства, консульства, других учреждений. Не следует забывать и о прессе, добиваясь при этом, чтобы каждое такое мероприятие за границей получило положительное отражение в печати. Помещение, в котором проводится прием, должно соответствовать по площади числу приглашенных гостей. Приглашают, как правило, на 20-25% больше запланированного, так как приходят не все приглашенные. При отсутствии достаточных площадей для приема в представительстве авиакомпании прием может быть организован на территории посольства или торгпредства. Заранее должен быть определен вид приема. Прием типа «коктейль» или «а-ля-фуршет» более всего соответствуют цели установления контактов и бесед. С финансовой точки зрения это наиболее дешевые виды мероприятий, проводимые с подобными целями. При этом необходимо позаботиться о том, чтобы было достаточно соков, воды и других прохладительных напитков, а также легкой закуски. Установление основных контактов происходит как на проводимых мероприятиях, так и при взаимных визитах. Протокол допускает установление контактов и заочно. Например, в первые дни пребывания с кем-то не было возможности встретиться, а в работе контакт с ним необходим. Чтобы не представляться по телефону, можно послать визитную карточку с надписью «Р.Р.». Этим можно воспользоваться в качестве исключения, личный контакт ценится прежде всего. Телефонный разговор, наряду с личной встречей, также является официальной беседой. На него могут ссылаться в документах. Если представитель собирается обсудить по телефону деловой вопрос, и этот разговор является информационным, к нему надо тщательно подготовиться, предвидеть все возможные вопросы партнера и продумать варианты ответа на них. Иначе разговор получится непродуктивным, можно выглядеть человеком некомпетентным во входящих в должностные обязанности вопросах. Если по телефону поставлен вопрос, выходящий за рамки беседы, и ответ требует от представителя обдумывания, отвечать немедленно не следует. В этом случае можно ответить через определенное время после того, как для представителя будет ясно, что он готов к ответу и беседе по этому вопросу. Строки ответного звонка следует обсудить с партнером по разговору и обязательно выполнить их. Прием визитеров также требует определенной подготовки для его проведения в соответствии с правилами протокола. В первую очередь у работника представительства должно быть достаточно времени для данного визитера. Представитель должен определить, какое время потребуется для беседы. Надо иметь время для подготовки встречи. И ни в коем случае нельзя опаздывать к назначенному времени. Это грубое неуважение к визитеру. Проводя встречу, никогда не надо торопиться, часто смотреть на часы. Если мало времени, лучше заранее условиться о длительности визита. Визит, который проводится по приглашению представителя, вообще исключает какую-либо поспешность. Перед встречей необходимо подготовить помещение. Лучше, когда для этих целей имеется специальное помещение. На столе не должно быть никаких лишних документов, должны лежать блокноты, бумага, карандаши, стоять пепельница, прохладительные напитки, бокалы. Никогда не следует принимать гостя, сидя за письменным столом. Это может быть расценено как неуважение и даже оскорбление визитера. Надо принимать меры, чтобы во время встречи представителя не прерывали другими делами, телефонными звонками, если в этом нет острой необходимости. Надо определить, кто встретит визитера в представительстве и проводит в помещение для встречи. Если ранг, положение визитера высокое, или сложились также дружеские отношения с ним, представитель должен встретить его лично. К концу беседы можно предложить угощение, особенно если этот визит первый для знакомства, прощальный или гостевой. В этом случае вручаются и сувениры. От того, какое уважение будет оказано гостю, во многом может зависеть результат визита. Протокольные мероприятия. К особым протокольным мероприятиям, которые обязан осуществлять представитель в стране пребывания, относится поздравление по случаю национальных праздников, юбилейных и знаменательных дат, также соболезнования. Они являются одной из форм поддержания нормальных связей представителя с сотрудниками ведомства гражданской авиации, национальных авиакомпаний страны пребывания, с коллегами и представителями деловых кругов и общественных организаций. Поздравления посылаются в виде писем, телеграмм, красочных открыток и визитных карточек. Послания по случаю национальных праздников делаются визитными карточками или письмом, телеграммой. Форма и содержание поздравления зависят от обычаев страны пребывания, отношений между странами, авиакомпаниями, а также от должностного уровня или положения сотрудника, которому посылаются поздравления. Поздравления по случаю Нового года (а в большинстве Западных стран одновременно и по случаю Рождества) делаются, как правило, красочной открыткой, можно также письмом, телеграммой или визитной карточкой. Принято, что поздравление по случаю Нового года и Рождества направляется вместе с подарком. Следует иметь в виду, что в странах Востока есть свой Новый год по религиозному или лунному календарю. К некоторым датам авиакомпании выпускают специальные поздравительные открытки. Они могут быть посланы вместе с визитными карточками. В этом случае можно не делать никаких надписей на открытке и визитной карточке. Посылая поздравления телеграммой, представителю следует пользоваться служебной электронной связью. Соболезнования – важный элемент протокола. Здесь недопустимы какие-либо промахи. Соболезнования приносятся в связи со смертью какого-либо официального лица, стихийным бедствием, катастрофой и т.д. Формами соболезнования могут быть: письмо, телеграмма, визит, запись в книге посетителей, возложение венка, участие в похоронах. Для официального соболезнования имеются бланки с черной окантовкой и специальные конверты с черной прокладкой внутри. 2.2. Работа загранпредставительства с официальными делегациями Представителям авиакомпаний в своей деятельности за границей приходится выполнять большую организованную работу по приему различных официальных делегаций, прибывающих в страну их пребывания. Это могут быть официальные делегации Минтранса, ФАВТ, ФСНТ, Межгосударственного авиационного комитета, руководители авиакомпании, смешанные делегации с участием представителей авиакомпаний и авиационных ведомств. Они могут прибыть на переговоры, для участия в международной конференции, по приглашению или следовать далее с краткосрочной остановкой в данном пункте. Переговоры о воздушном сообщении, о дальнейшем его развитии, об условиях эксплуатации договорных линий, о коммерческом сотрудничестве с Департаментом воздушного транспорта стран пребывания, и с авиакомпаниями проводятся, как правило, по очереди в каждой стране. Проводятся также переговоры и о научно-техническом и экономическом сотрудничестве в области гражданской авиации, а также участие в симпозиумах и конференциях по различным вопросам воздушного транспорта. В дружественных связях между партнерами существует практика взаимного приглашения руководителей гражданской авиации или авиакомпании сопровождающими лицами в качестве гостей. Наиболее многочисленные делегации бывают в связи с выполнением «гостевого рейса» по случаю открытия новой авиалинии или ввода в эксплуатацию нового типа самолета. Обмен гостевыми делегациями осуществляется и по случаю различных юбилеев (например, десятилетия начала полетов и т.д.). Существует обмен делегациями профсоюзов авиаработников и др. Кроме названных, представителю следует особое внимание уделять подготовке к приему делегации, следующей транзитом через страну пребывания с остановкой от нескольких часов до нескольких дней. При подготовке к приему делегации, необходимо разработать программу ее пребывания (см. таблицу), в которой должны быть отражены цель приезда делегации и все мероприятия от встречи делегации в аэропорту до ее отъезда. При этом следует выяснить пожелания делегации, а также согласовать свои рекомендации по мероприятиям, чтобы учесть их в программе пребывания. В программе должен быть предусмотрен протокол встречи и проводов делегации. Эти, а также другие мероприятия представители обсуждают с соответствующими руководителями учреждений, компаний и фирм страны пребывания, решают возможность организации встреч и визитов, согласовывают время мероприятий, при необходимости организуют освещение в прессе пребывания делегации. Следует позаботиться о гостинице и транспорте для делегации. Очень важны рекомендации представителя о визитах и встречах, которые надо осуществить, и по вопросам для обсуждения, расширения и укрепления связей в области воздушного транспорта. Представитель всегда может, если в этом есть необходимость, воспользоваться присутствием делегации для улучшения двусторонних отношений между ведомствами, авиакомпаниями или другими фирмами, связанными соглашениями по эксплуатации авиалиний или другими коммерческими договорами. Программа может включать поездку по стране, которая может быть экскурсионной, ознакомительной или с целью посещения какого-либо объекта. В программе отражается по датам и времени, куда делегация выезжает, что посещает, с кем встречается, кто из сотрудников представительства ее сопровождает и оказывает ей помощь. Встреча делегации. Представитель, зная состав делегации, обязан обеспечить встречу в аэропорту таким образом, чтобы встречающих возглавлял руководитель принимающей стороны, занимающий примерно такое же положение, как и глава прибывшей делегации. В некоторых случаях во встрече участвуют начальник протокольного отдела принимающей стороны. Протокол встречи предусматривает, что каждому высокому гостю, прибывающему в страну, должно быть оказано соответствующее уважение, которое выражается во встрече коллегами соответствующего уровня принимающей стороны. Если встреча не отвечает этим требованиям, то по протоколу это может рассматриваться как неуважение или нежелание принимать делегацию. Если в составе делегации есть супруги, протокол предусматривает присутствие на встрече жены руководителя принимающей стороны. Нельзя забывать о цветах для женщин, прибывающих с делегацией. Следует помнить, что плохо организованная встреча иногда может отрицательно сказаться на ходе всего визита. В аэропорту представитель должен позаботиться о более удобной стоянке самолета для встречи, о дополнительном трапе для делегации, о размещении гостей в зале официальных делегаций (зале ВИП и т.д.) во время ожидания, где может быть предложено легкое угощение, и о том, кто может проследить за багажом делегации, прохождением необходимых формальностей, чтобы был подан транспорт ко времени выхода делегации. Представитель должен сопроводить делегацию в гостиницу и убедиться, что все сделано согласно предварительной договоренности. Проводы делегации организуются так же, как и встреча. Деловые мероприятия. К деловым мероприятиям относятся встречи, визиты, переговоры, подписание документов и все виды приемов. Как правило, принимающая сторона делает всю организационную работу по проведению этих мероприятий. Представителю авиакомпании надо знать, в каком помещении они проводятся, как подъехать к машине, сколько для этого потребуется времени. Если на это не обратить внимания, будет совершенно недопустимо разыскивать место встречи вместе с делегацией, рискуя при этом опоздать к началу мероприятия. Могут быть случаи, когда представителю самому придется решать вопрос о помещении для той или иной встречи. В зависимости от уровня этот вопрос можно решать с помощью посольства, консульства или торгпредства в стране пребывания. А если позволяет помещение, можно подготовить встречу в представительстве авиакомпании. В таком случае представитель является ответственным лицом за всю организацию и соблюдение правил протокола деловой встречи, переговоров или визита. Если представителю надо организовать завершенную часть переговоров – подписание документов, то этому мероприятию необходима определенная подготовка. Подписание документов назначается на обусловленное время и предусматривает необходимый перерыв после переговоров, чтобы подготовить стол для этого. На столе могут стоять государственные флажки или вымпелы участвующих сторон, чернильный прибор и две ручки. У стола ставятся два стула, если подписывают документ две стороны. Все участвующие располагаются за спиной подписывающих документ. Таблица. Образец программы пребывания официальной делегации П р о г р а м м а Пребывание делегации…………………………………………. В составе…………………………………………………………. В……………………………………..………… .. (город, страна) Срок пребывания с 16 марта по 18 марта ___ г.
После подписания следует предложить угощение. Это может быть бутылка шампанского или кофе с рюмкой коньяка. Когда представителю самому надо решать вопрос о проведении приема, ему следует иметь в виду, что более почетные и торжественные виды приема (обед и др.) рекомендуется проводить в первоклассных ресторанах с высокой культурой обслуживания. Представитель должен заблаговременно сделать все необходимое, что требует протокол по организации приема. Экскурсия. Свободное время. Делегация, прибывающая на переговоры, всегда, как правило, ограничена по времени. Деловые мероприятия и подготовка к ним занимает почти все время. И все же представителю, составляющему программу, следует найти несколько часов свободного времени, а также для экскурсий. Экскурсия включает осмотр достопримечательностей города, посещение музеев, выставок, интересующих мероприятий. Эти мероприятия следует включать в программу для всех делегаций, особенно, если члены делегации находятся в данной стране или городе впервые. Желательно также, чтобы представитель смог организовать выезд в город для транзитной делегации, у которой есть несколько свободных часов. Вечернее время делегации занимают зрелищными мероприятиями (театр, концерты, спортивные мероприятия и т.д.). Представитель, включая их в программу, должен учесть то, чтобы они соответствовали уровню делегации и пожеланию гостей. Во время подготовки к приему делегации предварительно необходимо принять меры по освещению ее пребывания в местных СМИ, на радио, телевидении. Сам момент прибытия делегации является очень удобным и менее сложным для помещения в прессе информации об авиакомпании, о ведомстве гражданской авиации, о расширении и укреплении связей с авиакомпаниями страны пребывания и т.д. Объем организованной работы, которую должен выполнить представитель по приему делегации зависит от характера делегации. Например, гостевой делегацией, как правило, занимается принимающая сторона. Но представителю следует проследить, чтобы пожелания делегации были максимально учтены, он должен быть в курсе дела в подготовке приема делегации и своевременно информировать посольство, торгпредство и руководителя делегации. В случае, когда представителю приходится самому выполнять работу по организации мероприятий, ему следует, по возможности, привлекать заинтересованные стороны. Даже когда прибывает в страну один представитель ведомства гражданской авиации или авиакомпании, этот визит также рассматривается, как приезд делегации. К особым деловым мероприятиям, осуществляемым представительствами, относится обслуживание особо важных пассажиров (ВИП). К ним относятся члены правительства, министры, послы, парламентские и правительственные делегации, видные общественные деятели, руководители общественных организаций. Представителю авиакомпании к этой категории следует относить руководителей ведомства воздушного транспорта и авиакомпании. По своему положению эти лица имеют право на уважение и привилегии, определяемые протоколом. Когда такие лица являются пассажирами данной авиакомпании, это уважение должно быть проявлено в обслуживании таких пассажиров в аэропорту отправления, транзитном пункте или в аэропорту назначения. Соответствующее внимание должно быть уделено и на борту самолета. Недостатки в обслуживании такого пассажира могут быть расценены им как неуважение к его личности, представляющей то или иное государство, ту или иную организацию, что может нанести вред как авиакомпании, так и государству, а нередко и самому представителю. Поэтому в обслуживании ВИП нельзя упустить ни одной мелочи, а также следует иметь в виду, что и во всяком другом международном протоколе нет мелочей. |
Похожие:
 | Студентам: электронная книга | литература | указатель | форум | мнения | однокурсники | рейтинг | | Оценочные средства для текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины 9 |
 | Наименование циклов, разделов, модулей, требования к знаниям, умениям, практическому опыту | | Документационное обеспечение управления и архивоведение (базовая подготовка), изучающих учебную дисциплину «Литература» – Пермь:... |
| Специальность: 40. 05. 01 (030901. 65) Правовое обеспечение национальной безопасности; специализация уголовно-правовая | | |
| Литература по курсу «Международный коммерческий арбитраж», подлежащая изучению к Семинару №11 по теме: «Определение арбитражного... | | Литература по курсу «Международный коммерческий арбитраж», подлежащая изучению к Семинару №8 по теме: «Возбуждение арбитражного разбирательства.... |
| Литература по курсу «Международный коммерческий арбитраж», подлежащая изучению к Семинару №9 по теме: «Отдельные элементы арбитражного... | | Литература по курсу «Международный коммерческий арбитраж», подлежащая изучению к Семинару №5 по теме: «Договорный и обязательный... |