ПРИЛОЖЕНИЕ 5. Положение о формах и порядке формирования регистров бухгалтерского учета, первичных документов и порядке архивации
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Все операции, проводимые учреждением, оформлять первичными документами в соответствии с требованиями Закона от 06 декабря 2011г. № 402-ФЗ и Инструкции от 01.12.2010 г. № 157н с внесенными изменениями Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 августа 2014 г. № 89н.
1.2. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации.
1.3. Документы, которыми оформляются факт хозяйственной жизни по операциям с денежными средствами, подписываются руководителем организации и директором МБУ МЦБ или должностными лицами МБУ МЦБ
1.4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.
1.5. Первичные учетные документы, а также регистры бухучета формируются на русском языке с применением кодов (сокращений), установленных обычаями делопроизводства по организации.
1.6. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
1.7. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
1.8. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета производить в порядке, предусмотренном Инструкцией № 157н (Приказом № 89н).
1.9. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
1.10. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и электронных носителях информации.
1.11. Учреждение обеспечивает изготовление учетных документов на бумажных носителях как для других участников хозяйственных операций, так и для формирования архива.
1.12. Директор МБУ МЦБ обеспечивает изготовление копий документов, сформированных на электронных носителях с соблюдением периодичности.
1.13. При изъятии первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений директор МБУ МЦБ с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, обязан обеспечить формирование реестра изъятых документов с указанием основания и даты изъятия, а также с приложением копий таковых.
1.14. По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций (регистрам бухгалтерского учета), должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке следует указать: наименование организации; наименование ГРБС, название и порядковый номер папки (дела); отчетный период – год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле).
1.15. Способ хранения регистров бухгалтерского учета, первичных учетных документов должно обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений, утере целостности информации в них и сохранности самих документов.
1.16. Выполнение соответствующих требований к хранению документов осуществляет лицо, ответственное за их формирование, до момента их сдачи в бухгалтерскую службу, а после сдачи в бухгалтерию – должностное лицо, назначенное директором МБУ МЦБ.
1.17. В случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета директор МБУ МЦБ назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения.
1.18. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
1.19. Результаты работы комиссии оформляются актом. Копия акта направляется в учреждение.
2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ФАКТОВ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ЖИЗНИ
2.1. Факт хозяйственной жизни отражается в бухучете на основании оправдательных документов (первичных учетных документов).
2.2. Для ведения бухгалтерского учета применяются унифицированные формы первичных документов класса 03 и 05 ОКУД, предусмотренные Инструкцией № 157н (Приказом 89н) и Приказом МФ РФ от 30.03.2015 г. № 52н, а также формы документов по перечню, утвержденному в организации.
2.3. Перечень форм регистров бухгалтерского учета и порядок их формирования устанавливается соответственно с Инструкцией № 157н (Приказом 89н).
2.4. Представление документов в МБУ МЦБ осуществляется по графику документооборота организации.
2.5. Требования директора МБУ МЦБ по документальному оформлению факта хозяйственной жизни и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников Учреждения.
2.6. Без подписи директора МБУ МЦБ денежные и расчетные документы, финансовые обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст. 9 Закона от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
2.7. Нумерация первичных учетных документов осуществляется сплошным порядком в течение финансового года. Структура номера учетного документа может содержать отличительные признаки (коды) в разрезе видов деятельности организации, коды источников финансирования (элемент бюджета и т. п.), коды подразделений (в т. ч. обособленных).
2.8. Нумерация платежных первичных документов осуществляется сплошным порядком по всем источникам финансирования организации.
3. ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Первичные учетные документы, принимаемые к учету, формируются по унифицированным формам первичных документов, установленным приложением 2 к Инструкции № 157н (Приказу 89н) и приказом Минфина России от 30.03. 2015 г. № 52н, а также формам документов, установленным для внутренней бухгалтерской отчетности.
3.2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по установленной форме, с обязательным отражением в них всех, предусмотренных порядком их ведения реквизитов.
3.3. Для оформления фактов хозяйственной жизни, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, учреждением самостоятельно разрабатываются необходимые формы документов. Право разработки указанных документов закрепляется за МБУ МЦБ,
3.4. Перечень типовых форм с указанием основных и дополнительных реквизитов, используемых в организации, устанавливается по организации Положением о формах и порядке формирования регистров бухгалтерского учета, первичных документов и порядка их архивации.
4. ОФОРМЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РЕГИСТРАМИ
4.1. Бухгалтерский учет организации осуществляется по журнальной форме бухгалтерского учета с элементами автоматизации с использованием учетной системы 1С.
4.2. Выходные формы по бухгалтерским регистрам на бумажных носителях, подготовленные с применением системы автоматизированной обработки данных могут иметь отличия от установленных нормативными документами форм, при условии, что они содержат соответствующие обязательные реквизиты и показатели.
Регистры бухгалтерского учета, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование регистра;
- наименование субъекта учета, составившего регистр;
- дата начала и окончания ведения регистра или период, за который он составлен;
- хронологическая или систематическая группировка объектов учета;
- величина денежного или натурального измерения объектов учета, единицы измерения;
- наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи.
4.3. При формировании перечня форм регистров бухгалтерского учета и порядка их ведения (в т. ч. относительно порядка создания архива бухгалтерских документов) организация руководствуется нормами, предусмотренными Инструкцией № 157н и настоящим приказом.
4.4. Бухгалтерский учет осуществляется по следующим журналам операций:
Журнал № 1 операций по счету «Касса»;
Журнал № 2 операций с безналичными денежными средствами;
Журнал № 3 операций расчетов с подотчетными лицами;
Журнал № 4 операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
Журнал № 5 операций расчетов с дебиторами по доходам;
Журнал № 6 операций расчетов по оплате труда;
Журнал № 7 операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
Журнал № 8 по прочим операциям;
Журнал № 9 операций по санкционированию;
Главная книга.
4.5. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.
4.6. Журналы операций подписываются долждностным лицом МБУ МЦБ и бухгалтером, составившим журнал операций.
4.7. Главная книга формируется в конце года.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ РЕГИСТРОВ БУХГАЛТЕРСКОГО И НАЛОГОВОГО УЧЕТА
5.1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранится в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Учетные документы, регистры бухучета и бюджетная отчетность храниться в течение следующих сроков:
- годовая отчетность – постоянно;
- квартальная отчетность – не менее 5 лет;
- документы по начислению заработной платы – не менее 75 лет;
- документы, подтверждающие исчисление и уплату страховых взносов – не менее 6 лет (требование согласно Федеральному закону от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ);
- остальные документы – не менее 5 лет.
5.2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
|
