Шаг № 6. Составление плана работы, рабочего графика, распределение обязанностей
Только тот, кто планирует, и может организовать.
Аксиома менеджмента
Работай с умом, а не до ночи.
Э. Кроткий, афорист
№
|
Основные задачи
|
Ожидаемые результаты
|
1
|
Составить письменно оформленный документ — план работы
|
План работы, включающий в себя:
- перечень основных мероприятий проекта
- время проведения как подготовительных, так и основных мероприятий проекта
- ответственных за каждый пункт плана
- необходимые ресурсы и источники их получения
|
2
|
Составить график выполнения плана
|
Оформленный график в виде таблицы
|
3
|
Продумать обязанности и распределить их в команде
|
Список членов команды с распределением обязанностей
|
План реализации социального проекта – важный документ, позволяющий отслеживать ваше положение по выполнению задач и достижению целей. Он помогает понять, кто, что, в какие сроки делает, какие ресурсы для этого необходимы. Выглядит план вот так:
№
|
Что сделать?
|
Когда?
|
Кто отвечает?
|
Что нужно?
|
Результат
|
Хороший пример заполнения
|
1.
|
Изучить информацию о посадке деревьев
|
10-12 мая
|
Алексеева Ира
|
4 часа, компью-тер, интернет
|
Краткая инструкция о видах деревьев, уходе за ними и посадке, 2 листа
|
Плохой пример заполнения
|
Комментарии по заполнению
|
1.
|
Найти информацию про деревья
|
В мае
|
Ира, Катя, Сережа
|
-
|
Информа-ция о деревьях
|
Нечеткие даты, много ответственных, размытые формулировки, нет ресурсов
|
2.
|
Посадить 1000 деревьев
|
16 мая
|
Алексеева Ира
|
Лопаты, вода, деревья
|
100 деревьев
|
1 человек не сможет посадить столько деревьев. В ресурсах люди не отмечены.
|
План реализации любого социального проекта должен обладать указанными ниже свойствами, до того, как вы начнете его осуществлять:
1. Четкие и конкретные выражения, точные цифры и даты.
2. План должен быть достижимым, то есть реальным для вашей команды и выполнимым по срокам. Не стоит писать о посадке нескольких тысяч деревьев, если вас всего трое или четверо человек. У вас просто не хватит времени, да и деревьев тоже. Ведь кроме плана реализации вашего социального проекта, у вас есть еще обязанности в семье, в школе, друзья, а также свои личные планы на будущее, например, подготовка к поступлению в вуз. Очень не хочется, чтобы проект стал для вас чрезмерной нагрузкой, психологической обузой, при одной мысли о которой у вас портится настроение. Работа (а реализация плана проекта, это, прежде всего, серьезная работа) должна быть в радость, приносить удовлетворение.
3. Фиксация плана на бумаге. Для удобства контроля лучше в нескольких экземплярах, чтобы у каждого члена команды всегда под рукой был план работы.
4. План должен быть составлен сообща, принят всеми членами команды.
5. Показать план специалистам, экспертам. Это поможет избежать ошибок и недочетов при составлении плана командой впервые.
6. Определение персональной ответственности каждого члена команды, главного менеджера. Каждый должен иметь свой личный участок работы, менеджер отвечает за весь план.
Рабочий график – еще один важный документ, необходимый для того, чтобы определенные периоды не были перегружены различными мероприятиями, а в другие дни (или недели) оказались совершенно свободными от плановых работ.
Понедельный график выполнения работ
Месяц _________________ Год ______________
№
|
Неделя
|
Содержание работ
|
Выполнение
|
1.
|
1-7 октября
|
|
|
2.
|
8-14 октября
|
|
|
3.
|
15-21 октября
|
|
|
В каждой строчке таблицы записываются все планируемые на эту неделю мероприятия. После ее заполнения, вы сразу можете увидеть, равномерно ли распределены мероприятия. Может случиться так, что на одну из недель приходится в 2 или 3 раза больше работы, чем в остальные. Тогда есть смысл по-другому спланировать именно время выполнения этих работ.
Возможен и другой вариант составления графика учета времени. В этом случае указывается количество оставшихся до окончания планового срока дней (или недель), а также сам срок окончания работ или мероприятия.
Приводим примерный вариант такого графика распределения времени.
График отсчета времени
№
|
Содержание мероприятия
|
Количество оставшихся дней (недель)
|
Точная дата завершения работы
|
1.
|
Достижение договоренности о предварительных встречах
|
3 недели
|
18 октября
|
2.
|
Составление плана беседы во время переговоров
|
2 недели
|
25 октября
|
3.
|
Проведение переговоров о совместной деятельности над проектом
|
1 неделя
|
1 ноября
|
Распределение обязанностей:
1. Фиксируйте обязанности на бумаге, четко и конкретно, исходя из реального составленного вами плана.
2. При распределении обязанностей учитывайте желание человека, наличие знаний и опыта.
3. Убедитесь, что каждый член команды точно понимает свои обязанности, ведь каждый будет отчитываться о выполнении.
4. Помните о том, что вы команда и должны приходить друг другу на помощь. Закрепляется ответственный, но для общего дела всегда работают все.
Задания
1. Разработайте план работы, включающий в себя:
- перечень основных мероприятий проекта;
- время проведения как подготовительных, так и основных мероприятий проекта;
- ответственных за каждый пункт плана;
- необходимые ресурсы и источники их получения.
2. Оформите график реализации проекта в виде таблицы.
3. Составьте список членов команды с распределением обязанностей, укажите подробно все обязанности.
|
