Программа для автоматизации печати аттестатов основной и средней школы и приложений

Скачать 0.81 Mb.

Название	Программа для автоматизации печати аттестатов основной и средней школы и приложений
страница	13/17
Тип	Программа

filling-form.ru > Бланки > Программа

1 ... 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Порядок заполнения справочников

Справочники содержат информацию об однородных объектах, используемых программой «Аттестат школы». Для правильной работы программы необходимо полно и тщательно заполнить все имеющиеся справочники.

Чтобы открыть любой справочник, необходимо:

1 вариант: открыть меню Справочники, далее выбрать нужный пункт.

2 вариант: нажать нужную кнопку в панели инструментов «Стандартная».
Справочники рекомендуется заполнять в определенной последовательности: раньше заполняются те справочники, информация которых используется при заполнении других справочников.

Сначала вносятся сведения об учреждении, которые заполняются в справочнике «Учреждения» (подробнее см. «Параметры учреждения»).

Затем проверьте информацию в базовых справочниках. Базовые справочники заполняются автоматически при создании базы данных, при необходимости данные в них можно отредактировать:

«Типографии»;

«Виды отметок»;
«Предметы»;

Далее необходимо заполнить справочники:

«Учебный план»;

«Классы»;
«Учащиеся»;

и в завершении:

«Итоговые отметки»;
«Грамоты».

Параметры учреждения

Данные об учебном заведении, общие для всех распечатываемых документов, указываются в справочнике «Учреждения». Чтобы открыть окно:

1 вариант: Справочники/Учреждение;

2 вариант: в панели инструментов нажмите кнопку

– Учреждение;

3 вариант: Сервис/Параметры учреждения.
Для ввода данных выделите нужное поле (щелкните мышью в него), введите текст с клавиатуры. Перемещаться в очередное поле можно с помощью клавиши Tab.

Для сохранения выбранных параметров необходимо нажать OК (или комбинацию клавиш Ctrl+Enter). Для закрытия окна без сохранения данных нажмите кнопку Отмена, либо просто закройте окно.

Введите следующие сведения:

Окно «Параметры учреждения».

Наименование и местонахождение школы – указывается полное официальное наименование учебного заведения и его местонахождение. Также указывается наименование учреждения в предложном и родительном падеже.
Руководитель – указывается фамилия, имя, отчество директора школы в именительном падеже, либо лица, имеющего право подписи аттестатов.
Типография – выберите из выпадающего списка наименование типографии, в которой отпечатаны Ваши бланки выпускных документов. Наименование типографии указывается в нижней части бланка мелким шрифтом. Важно правильно указать типографию, т.к. размеры и расположение реквизитов документов на бланках разных типографий различно. Если типографии нет в списке, добавьте ее в справочнике «Типографии» (подробнее см. «Типографии»).
Настройка печати – выберите тип принтера, который Вы будете использовать при печати аттестатов. От выбора типа принтера зависит, какие шаблоны будут использоваться. Например, если выбран тип принтера «Струйный/матричный», то автоматически для печати аттестатов будут использоваться шаблоны для струйных/матричных принтеров.
Выберите офисную программу, в которой будут открываться бланки аттестатов.

Общие справочники

К общим справочникам программы «Аттестат школы» относятся такие справочники, как:

«Типографии» (см.«Типографии»),
«Виды отметок» (см.«Виды отметок»),
«Пользователи» (см. «Установка пароля. Справочник «Пользователи»).

Справочник «Типографии»

Справочник «Типографии» содержит перечень типографий с наименованиями шаблонов документов. Этот справочник необходим для автоматического определения шаблона документа.
Справочник можно открыть, выполнив: Справочники/Общие справочники/Типографии:

Окно справочника «Типографии».

Добавление/редактирование строки
в справочнике «Типографии».

Справочник «Виды отметок»

В справочнике указываются виды отметок, выставляемые в приложении к аттестату. Этот справочник необходим для того, чтобы при вводе данных Вы каждый раз не вписывали слово, например, «удовлетворительно», а просто выбирали его из списка – так будет быстрее. В соответствии с рекомендациями, отметки должны быть указаны цифрами, а в скобках продублированы прописью, например, «5 (отлично)». Таким образом, в справочнике указывается отметка (графа «Балл») и «Представление отметки», то есть то, как эта отметка будет представлена в документах.
Примечание: при создании базы данных этот справочник заполняется автоматически. В демонстрационном примере он также заполнен. При необходимости его можно отредактировать.
Справочник открывается: Справочники/Общие справочники/ Виды отметок:

Окно справочника «Виды отметок».

Добавление/редактирование строки
в справочнике «Виды оценок».

Справочник «Классы»

Этот справочник содержит список учебных выпускных классов. Он необходим для группировки учащихся. Поскольку в одном классе реквизиты выпускных документов во многом похожи, перечень предметов также одинаков для всех (или многих) учащихся класса – это избавляет Вас от повторного ввода информации.
В справочнике классов содержится общая информация для всех учащихся класса, например, дата выдачи документов, год окончания и др. – эти данные впечатываются в документы именно из этого справочника.

Реквизит справочника «Дополнительные сведения» является своего рода шаблоном для заполнения справочника учащихся. То есть, Вы заполняете это поле наиболее часто встречающейся формулировкой, например, «вручена грамота за», и впоследствии эта информация будет скопирована каждому учащемуся класса при вводе его в справочник учащихся, но у каждого их них эту фразу можно дополнить или изменить.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Классы.

2 вариант: на панели инструментов

– Классы.

Справочник «Классы».

Добавление/редактирование строки
в справочнике «Классы».
Поле «Класс» – уникальное поле, в котором указывается наименование класса.

В поле «Вил класса» – выбирается из следующих вариантов: «Основное образование 9 кл.», «Среднее образование 11 кл.», «Коррекционный класс», «Коррекционная школа 8 вида». От выбранного значения в данном поле зависит, какой вид документа будет формироваться для всего класса: аттестат или свидетельство об обучении.

При выборе значений: «Основное образование 9 кл.» или «Среднее образование 11 кл.» – будут формироваться аттестаты.

При выборе значений: «Коррекционный класс» или «Коррекционная школа 8 вида» – будут формироваться свидетельства об обучении.

Свидетельства об обучении выдаются лицам с ограниченными возможностями здоровья (с различными формами умственной отсталости), не имеющим основного общего и среднего общего образования и обучавшимся по адаптированным основным общеобразовательным программам.

Добавление/редактирование строки
в справочнике «Классы».
Помимо граф «Класс» и «Вид класса» справочник содержит графы:

Дата выдачи документов – вписывается дата выдачи аттестатов.

Год окончания – указывается год окончания. После выбора даты год вписывается автоматически, но его можно изменить.

Дата приказа о выдаче аттестатов/Дата приказа о выдаче свидетельств – вписывается дата выхода приказа о выдаче аттестатов/свидетельств.

Номер приказа о выдаче аттестата/ Номер приказа о выдаче свидетельств – указывается номер приказа о выдаче аттестата.

Дата приказа о выдаче справок об обучении – вписывается дата выдачи справок об обучении.

Номер приказа о выдаче справок об обучении – указывается номер приказа о выдаче справок об обучении.

Дополнительные сведения (примерный текст) – указывается примерный текст, который будет изначально копироваться каждому учащемуся как шаблон. Согласно инструкции, здесь указываются наименования учебных курсов, предметов, изученных выпускником в объеме менее 64 часов за два учебных года, в том числе в рамках платных дополнительных образовательных услуг. Здесь Вы можете привести список предметов без оценок, а в справочнике учащихся вписываете оценку и другую уточняющую информацию, либо удаляете этот текст.

Примечание – дополнительное поле, информация не вносится в документы, Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным, а также использовать это поле для заполнения созданных Вами документов, не предусмотренных в программе.

Справочник «Учащиеся»

Справочник содержит списки учащихся по классам, а также информацию, необходимую для заполнения документов, относящуюся непосредственно к конкретному учащемуся.
Примечание: список итоговых отметок вынесен в другой справочник «Итоговые отметки».
Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Учащиеся

2 вариант: на панели инструментов

– Учащиеся.

Окно справочника «Учащиеся».
В начале работы со справочником выберите нужный класс из списка.

При вводе нового учащегося открывается пустое окно диалога (на рисунке окно уже заполнено данными):

Окно ввода/редактирования данных справочника «Учащиеся».

В этом окне сразу будут заполнены следующие реквизиты:

Дополнительные сведения – заполняется примерным содержимым из справочника «Классы» из соответствующего класса. Здесь Вы можете изменить шаблонный текст сведений для каждого конкретного учащегося (или удалить его).
Код, серия, номер аттестата/ Код, серия, номер свидетельства – будет вписан следующий номер аттестата/свидетельства, он рассчитывается в пределах класса, т.е. к наибольшему номеру аттестата/свидетельства в данном классе прибавляется 1 и вписывается в этот реквизит. Код региона и серия аттестата/свидетельства остается прежним. Этот реквизит вписывается в приложение к аттестату, при выдаче свидетельств реквизит можно не заполнять.
Дата рождения – для 9 класса: текущий год минус 15 лет, для
11 класса – минус 17 лет. Не забудьте отредактировать!
Дата выдачи документов, Дата приказа о выдаче документов – будет указана текущая дата.

После заполнения Вами фамилии, имени, отчества учащегося (при переходе к следующему полю нажатием клавиши Tab или мышью) автоматически заполнятся поле:

ФИО в дательном падеже;
Пол.

Примечание: необходимо проверить правильность автоматического заполнения.
Для принудительного заполнения реквизитов (например, при копировании или редактировании) Вы можете нажать кнопку Заполнить. Но заполняются только пустые реквизиты во избежание потери информации.

При добавлении новой записи в окне добавления/редактирования данных справочника «Учащиеся» по умолчанию установлена галочка «Аттестат» и активны поля для внесения сведений для заполнения аттестата. Для того чтобы внести данные в поля для заполнения справки об обучении, установите галочку «Справка об обучении» – поля станут активны.
Поле Примечание – дополнительное поле, информация из которого не вносится в документы. Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным.
Для учащихся, закончивших с отличием (стоит галочка «С отличием») доступны для заполнения «Реквизиты удостоверения к медали», где указывается номер удостоверения и номер приказа о выдаче удостоверения. Данная информация заполняется в том случае, если выпускнику будет выдано удостоверение к медали.

При заполнении аттестатов и других документов программа выбирает сведения из нескольких справочников (не только из справочника учащихся), поэтому такие реквизиты как дата выдачи, год окончания находятся в справочнике «Классы», а наименование школы из окна «Учреждение». Это сделано для того, чтобы исключить повторный ввод с клавиатуры.
Примечание: из справочника «Учащиеся» можно распечатать титул аттестата и приложение к нему (либо свидетельство об обучении), справку об обучении, грамоту (либо другой документ), а также Книгу регистрации выданных аттестатов (либо Книгу регистрации выданных свидетельств) и Книгу регистрации выданных справок об обучении (подробнее см. «Печать документов»).

Окно справочника «Учащиеся».

Справочник «Предметы»

Справочник содержит общий перечень предметов. Здесь вводятся все наименования предметов как основной, так и полной средней школы в единый список. Этот справочник необходим для дальнейшего ввода учебного плана и ввода итоговых отметок.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Предметы.

2 вариант: на панели инструментов

– Предметы.

Окно справочника «Предметы».
После заполнения Вами наименования предмета (при переходе к следующему полю нажатием клавиши Tab или мышью) автоматически заполнится поле «Наименование в дат. падеже».
Примечание: необходимо проверить правильность автоматического заполнения.

Окно ввода/редактирования данных справочника «Предметы».

Справочник «Учебный план»

Данный справочник содержит перечень предметов по каждому классу. Этот перечень будет впоследствии служить шаблоном для заполнения приложения к аттестату, то есть будет скопирован каждому учащемуся класса – Вам останется только проставить отметки.
Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Учебный план.

2 вариант: на панели инструментов

– Учебный план.

Окно справочника «Учебный план».

Окно ввода/редактирования данных
справочника «Учебный план».
После открытия справочника на панели инструментов выберите из выпадающего списка нужный класс, перечень предметов которого будет отображаться в окне. При добавлении новой строки, она добавляется в конец списка, чтобы затем и в приложении к аттестату предметы были в выбранном Вами порядке. Для изменения порядка следования предметов выделите строку и нажмите кнопку

– Переместить строку вверх или

– Переместить строку вниз на панели инструментов.
Примечание: в справочнике предусмотрена возможность копирования учебного плана (например, учебного плана другого класса) с помощью кнопки на панели инструментов справочника

– Скопировать из учебного плана:

Окно «Выбор класса» при копировании предметов
из другого учебного плана.

Справочник «Итоговые отметки»

Этот справочник содержит перечень итоговых отметок, который будет напечатан в приложении к аттестату (либо в свидетельстве).
Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Итоговые отметки.

2 вариант: на панели инструментов

– Итоговые отметки.
Справочник состоит из двух частей. В верхней части выбирается учащийся, а в нижней части отображаются его учебные результаты (предметы и отметки). Кнопки панели инструментов и клавиши клавиатуры управляют только нижней частью справочника, то есть можно, например, добавить отметку, но нельзя добавить учащегося (учащийся добавляется в справочнике «Учащиеся»).

Окно справочника «Итоговые отметки».
Справочник содержит графы:

Предмет – указывается наименование предмета в соответствии с учебным планом, выбирается из списка предметов, содержащихся в справочнике «Предметы».

Отметка и Представление отметки – отметка учащегося по предмету, выбирается из списка из справочника «Виды отметок».

Окно ввода отметки.
Если ученику выдается справка об обучении, т.е. у ученика в справочнике «Учащиеся» установлена галочка «Справка об обучении» и заполнены соответствующие поля, то в окне для ввода отметки будут содержаться графы для ввода «Сведений для справки об обучении»:

Годовая отметка за последний год обучения – указывается отметка по предмету за последний год обучения, выбирается из выпадающего списка из справочника «Виды отметок».

Далее при получении основного общего образования (9 кл.) устанавливается галочка «Государственная (итоговая) аттестация» и в поле «Отметка, полученная из ГИА» указывается отметка, полученная из ГИА, выбирается из выпадающего списка из справочника «Виды отметок».

При получении среднего общего образования (11 кл.) заполняется поле «Количество баллов по результатам ЕГЭ»:

Окно ввода отметки и сведений для справки об обучении.
Принцип работы:

Выберите класс из выпадающего списка на панели инструментов справочника:

Окно справочника «Итоговые отметки», выбор класса.

Выберите учащегося в верхней таблице справочника.
Нажмите кнопку – Скопировать из учебного плана для копирования перечня предметов из справочника «Учебный план» (из соответствующего класса) в карточку данного учащегося.

Примечание: копирование будет выполнено, только если список предметов у учащегося пуст.

4. Внесите отметки по предметам для выбранного учащегося, для этого:

внесите отметки с помощью кнопок на панели инструментов справочника ;

либо

нажмите на кнопку на панели инструментов справочника
– Новая запись;
нажмите на строку с нужным предметом двойным щелчком левой кнопкой мыши;
нажмите на строку с нужным предметом одним щелчком правой кнопкой мыши и выберите «Новая строка»;
также можно использовать клавишу Enter, либо кнопку
– Изменить в панели инструментов справочника.

Далее откроется окно диалога, в котором внесите итоговую отметку, выбрав ее из выпадающего списка:

Повторите операцию для всех строк с предметами.
«Лишние» предметы можно удалить, а если учащийся изучал, например, факультативные предметы, то здесь можно дополнительно ввести строки с предметами, не указанными в справочнике «Учебный план» (но наименования предметов обязательно сначала нужно внести в справочник «Предметы»).

Ввод отметок:

Для ввода отметок можно воспользоваться несколькими способами.

Стандартный способ (он был описан выше в пункте 4).
Одинаковые отметки: если у учащегося все или почти все отметки одинаковые, то выберите учащегося, и нажмите на кнопки в верхней панели инструментов с цифрами: 5, 4 или 3 – все отметки учащегося будут заполнены одинаковыми значениями.
Быстрый способ: выделите первую строку с предметом, нажмите одну из кнопок с цифрами: – будет заполнена отметка в текущей строке и сразу выполнен переход на следующую строку (данный способ также описан выше в пункте 4). Таким образом, Вы будете последовательно нажимать только кнопки с цифрами.

Внимание: в справочнике «Итоговые отметки» предусмотрен импорт оценок из таблиц MS Excel с помощью кнопки на панели инструментов справочника

– Импорт, в том числе импорт оценок из ведомости (из программы «Учебный учет») с помощью кнопки на панели инструментов справочника

– Импорт из ведомости (подробнее см. «Импорт оценок в справочник «Итоговые отметки»»).
При нажатии на кнопку на панели инструментов справочника

– Книга регистрации выданных аттестатов/свидетельств автоматически формируется «Книга регистрации выданных аттестатов/свидетельств».
Примечание: из справочника «Итоговые отметки» можно распечатать титул аттестата и приложение к нему (либо свидетельство), справку об обучении, грамоту (либо другой документ), а также «Книгу регистрации выданных аттестатов» (либо «Книгу регистрации выданных свидетельств») и «Книгу регистрации выданных справок об обучении» (подробнее см. «Печать документов»).

Окно справочника «Итоговые отметки».

Справочник «Грамоты»

Этот справочник содержит список грамот, полученных студентом во время обучения. Справочник открывается: Справочники/Грамоты.
Справочник состоит из двух частей. В верхней части выбирается учащийся, а в нижней части отображаются его учебные результаты по олимпиадам. Кнопки панели инструментов и клавиши клавиатуры управляют только нижней частью справочника, то есть можно, например, добавить запись о полученной грамоте, но нельзя добавить учащегося (учащийся добавляется в справочнике «Учащиеся»).

Окно справочника «Грамоты».
Справочник содержит графы:

Учащийся – отображается ФИО ученика.

Предмет – указывается наименование предмета в соответствии с учебным планом, выбирается из списка предметов, содержащихся в справочнике «Предметы».

Дата проведения – указывается дата проведения олимпиады.

Место проведения – указывается место проведения олимпиады.

Тип призера – указывается тип призера: призер или победитель.

Этап олимпиады – указывается этап олимпиады: школьный, муниципальный или региональный.

Окно ввода/редактирования данных
справочника «Грамота».
Примечание 1: в справочнике «Грамоты» предусмотрен импорт данных из таблиц MS Excel с помощью кнопки на панели инструментов справочника

– Импорт.
Примечание 2: из справочника «Итоговые отметки» можно распечатать титул аттестата и приложение к нему (либо свидетельство), справку об обучении, грамоту (либо другой документ), а также «Книгу регистрации выданных аттестатов» (либо «Книгу регистрации выданных свидетельств») и «Книгу регистрации выданных справок об обучении» (подробнее см. «Печать документов»).
Примечание 3: при нажатии на кнопку на панели инструментов справочника

– Книга регистрации выданных аттестатов/свидетельств автоматически формируется «Книга регистрации выданных аттестатов/ свидетельств».