Информационно-методический
Скачать 0.73 Mb.
|
Современные технологии в работе МКУ «Архив Уссурийского городского округа» Работа МКУ «Архив Уссурийского городского округа» нацелена на качество и оперативность исполнения запросов, обеспечение комфортности и удобства для посетителей и сотрудников при предоставлении услуг, обеспечение сохранности архивных документов, планомерность комплектования архива документами. Для достижения вышеуказанных целей за последние несколько лет было проведено ряд мероприятий. В 2009 году, для удобства и оперативности была создана электронная программа учета поступления и исполнения запросов, позволяющая быстро зарегистрировать запрос, отследить срок и результат исполнения. Программа позволяет автоматически рассчитать количество поступивших и исполненных запросов за любой выбранный период с разбивкой по результату исполнения (положительный, отрицательный), по виду запроса (тематический, социально-правовой). Был создан электронный путеводитель по фондам, который постоянно пополняется, содержит сведения о названиях и номерах фондов, о переименованиях организаций, о составе и количестве документов. Постоянно пополняющийся электронный справочник местонахождения документов по личному составу содержит сведения об адресах и телефонах организаций, хранящих документы по личному составу. Для сокращения сроков исполнения запросов, с 2010 года сотрудники архива начали создавать электронные поисковые каталоги. К концу 2012 года создано и внедрено в работу 9 каталогов: - Автоматизированный предметно-тематический указатель к решениям Уссурийского горисполкома (фонд № 43); - Автоматизированный предметно-тематический указатель к решениям Уссурийского райисполкома (фонд № 344); - Именной указатель к фонду № 380 Колхоз «Алексее-Никольский»; - Именной указатель к фонду № 389 «Уссурийский трест столовых, ресторанов и кафе» (опись 1); - Именной указатель к фонду № 301 «Строительно-монтажный трест «Приморлесстрой»; - Именной указатель к фонду № 68 «Уссурийский городской торг»; - Именной указатель к фонду № 320 «Швейная фабрика «Работница»; - Именной указатель к фонду № 441 ОАО «Проектно-строительное объединение»; - Электронная картотека трудовых книжек. В 2011 году с целью оцифровки метрических книг, обеспечения их сохранности, был приобретен сканер формата А3. Для архивно-технической обработки документов был приобретен станок архивного переплета документов «Express-2» и комплект (100 шт.) переплетных папок к нему. Для решения проблемы с площадями, в 2010 году под архив были выделены дополнительные площади (184,85 кв.м.), а в 2012 году проведены ремонтные работы по приспособлению дополнительных помещений под архив. На окнах и входных дверях первого этажа установлены защитные рольставни, все помещения архива оснащены современной охранно-пожарной сигнализацией. В настоящее время архив занимает помещения общей площадью 603,7 кв.м., из которых 389 кв.м. – архивохранилища. 80 кв.м. архивохранилищ оборудованы мобильными стеллажами. Общая длина стеллажных полок мобильных стеллажей составляет 733 пог.м., благодаря чему коэффициент использования площадей увеличивается почти в два раза. Для сравнения, на 309 кв.м архивохранилища размещены стационарные стеллажи, общая длина стеллажных полок которых составляет 1 562 пог.м. На дополнительно выделенных площадях, появилась возможность оборудовать читальный зал площадью 17 кв.м., в котором размещено 6 рабочих мест, 4 из которых оснащены ноутбуками. Так же увеличилась площадь помещений для приема посетителей. Для комфортности получения услуг, создано место для самостоятельного оформления запросов, которое открыто все рабочие дни с 8-00 до 17-00 часов. Помещение оборудовано информационным киоском, удобным столом, посетителям предложено в любое удобное время, независимо от часов приема должностными лицами архива, заполнить бланк запроса и опустить в «ящик для запросов» (выемка запросов производится ежедневно). Каждый сотрудник архива обеспечен современным рабочим автоматизированным местом. Имеется 6 дополнительных рабочих автоматизированных мест для обеспечения работой общественных работников, т.к. с 2009 года в Уссурийском городском округе действует муниципальная программа по временному трудоустройству граждан, испытывающих трудности в поиске работы. Все автоматизированные рабочие места объединены в локальную сеть и подключены к серверу, что позволяет каждому сотруднику работать с любого автоматизированного рабочего места. Такая возможность предусмотрена потому, что архив располагается на двух этажах и не всегда целесообразно носить архивные дела с этажа на этаж. Для повышения качества обслуживания посетителей, обеспечения безопасности сотрудников, на случай конфликтных ситуаций, помещения для приема посетителей и читальный зал оснащены системой видеонаблюдения. Для обеспечения информированности граждан, на официальном сайте администрации Уссурийского городского округа создана страничка МКУ «Архив Уссурийского городского округа», на которой размещена информация об услугах, оказываемых архивом, путеводитель по фондам, порядок приема и исполнения запросов. _________________ Е.В. Косодрыга, начальник архивного отдела Администрации Кавалеровского муниципального района О практике работы архива по исполнению запросов Архивы живы, пока они служат обществу и государству, пока крепка связь архивистов с историками, исследователями; пока в архивы за справками обращаются граждане; пока есть спрос на архивные документы и не угасает интерес к ним. На протяжении всей истории существования архивисты видели конечной целью своего труда именно использование документов в интересах граждан, общества, государства. Без этого все иные направления деятельности архивистов будут не нужными. В последние годы значение архивов в общественной жизни изменилось, наблюдается устойчивая тенденция к усилению их социальной роли. В значительной мере это связано с поступлением больших объемов документов по личному составу в результате массовой ликвидации предприятий в условиях перехода российской экономики на рыночные отношения. Рост объема документов по личному составу, поступающих на хранение в архив, приводит к расширению информационной базы архива и увеличению использования этой базы в интересах граждан. По состоянию на 1 января 2003 г. в архивном отделе администрации Кавалеровского муниципального района хранилось 16 фондов, 8 332 дел по личному составу, по состоянию на 1 января 2013 года – 36 фондов,12 848 дел по личному составу. Наличие в отделе документов некогда крупных предприятий (Хрустальненского горно-обогатительного комбината (ХГОК), Продснаба при ХГОКе, Кавалеровского леспромхоза, Кавалеровского лесхоза, Приморгеофизики, Шахтостроительного управления, ПСМНУ Сибцветмтавтоматики, артелей старателей «Приморская», «Север», «Запад», «Полиметалл», Дубросвкого ГДП и многих других), ныне прекративших свою деятельность, определят характер запросов, поступающих в архив. С принятием новых федеральных и региональных нормативных правовых актов, связанных с пенсионным обеспечением и социальной защитой граждан, расширяется круг документов, необходимых для назначения пенсий, появляются дополнительные требования к их оформлению. Выполняя свою социальную миссию, сотрудники архива только за последние 5 лет исполнили более 11,5 тысяч запросов социально-правового характера. В архив поступают запросы как от юридических лиц (администраций различных уровней, управлений Пенсионного фонда, предприятий и др.), так и от физических лиц. Запросы, поступающие в наш архив, имеют свою специфику. Как правило, в архив обращаются с просьбами о подтверждении стажа работы, в том числе и дающего право на досрочную пенсию в связи с тяжелыми и вредными условиями труда (льготный стаж), о территориальном месторасположении предприятий («северная справка»), о размере заработной платы за пять, десять и более лет, о фактах награждения почетными грамотами и знаками отличия «Победитель социалистического соревнования», «Ударник пятилетки». В последнее время увеличилось количество запросов с просьбой установить правильное написание фамилий, имен и отчеств, так как довольно часто встречается разное их написание в трудовых книжках и документах, удостоверяющих личность. Помимо этого поступают запросы о переименованиях организаций, восстановлении трудового стажа (в случае утраты трудовой книжки), предоставлении копий документов, подтверждении выплат страховок, предоставлении сведений о декретных отпусках, об оплате больничного листа дородового и после родового, о получении различного рода компенсаций. Много запросов поступает о подтверждении записей, сделанных в трудовых книжках, что связано с некачественным их заполнением (не указаны номера приказов о приеме, переводах, увольнении; не стоит печать, не указано название организации и ее переименование, не верно сделаны исправления и т.д.). Нередко поступают запросы по восстановлению трудовых книжек. Эти запросы представляют большую трудность, т.к. человек не всегда точно помнит годы работы в той или иной организации и не точно указывает их в запросе, что влечет за собой просмотр большого количества документов. Запросы об имущественных правах, поступающие от граждан, от отдела по управлению имуществом и архитектуры администрации Кавалеровского муниципального района, Федеральной кадастровой палаты Росреестра характеризуются многоаспектностью и составляют порядка 10% от общего количества запросов. Как правило, запрашиваются госакты об объектах недвижимости и постановления органов местного самоуправления о предоставлении земельных участков под индивидуальное строительство юридическим и физическим лицам, исполнение таких запросов так же занимает очень много времени. Запросы от судов и прокуратуры, как правило, носят срочный характер и должны исполняться к сроку, указанному в запросе. Запросы поступают в архив во время личного приема граждан и по почте, в том числе - электронной. Порядка 70% от общего количества поступающих в наш архив запросов поступает при личном обращении граждан, когда заявителю даются необходимые разъяснения о возможном местонахождении интересующих их документов. Личный прием граждан, оказание им консультативной помощи позволяет исключить возможность приема непрофильных запросов. Все поступающие в архив запросы анализируются специалистами отдела, определяется разновидность какой справки должна быть исполнена по данному запросу: стаж, зарплата, льготный стаж, отрицательный ответ, непрофильный запрос и т.д. затем запросы регистрируются в специальных журналах. Непосредственно на исполнении запросов заняты два специалиста отдела. Подготовленные сотрудниками отдела архивные справки, копии и выписки из документов сдаются на проверку сначала начальнику отдела, после чего возвращаются исполнителю, который должен либо распечатать готовую справку, либо доработать ее, затем справка подписывается начальником отдела и заверяется печатью отдела. Каждый запрос при приеме в архив проверяется на повторность поступления по базе данных «архив запросов». База ведется специалистами с 2006 года. Запрос регистрируется повторно в том случае, если в целях его исполнения необходимо выявление дополнительных сведений; внесение в информационные документы, выдаваемые гражданину, изменений и дополнений или их составление на основании новых данных. Если архивная справка выдается гражданину повторно по причине утраты ее первого экземпляра, то данный запрос вновь не регистрируется. Исполнение запросов начинается с внимательного изучения работников архива заявления или письма и выяснения вопроса, к каким фондам нужно обратиться. Самым сложным и трудоемким является исполнение запросов о подтверждении стажа работы на соответствующих должностях в особых условиях труда, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости. Обязательным требованием при исполнении запросов о подтверждении факта льготной работы является просмотр всех документов по личному составу (приказов по личному составу, расчетно-платежных ведомостей, лицевых счетов по начислению заработной платы, личных карточек, учетных карточек, протоколов квалификационных и тарификационных комиссий, табелей учета использования рабочего времени, списков работающих на производстве с вредными условиями труда, актов о приемке работ, выполненных по трудовому договору и др.). Если в фонде имеются документы постоянного хранения (уставы, коллективные договоры и положения организации; приказы по основной деятельности; штатные расписания; планы по труду и заработной плате; статистические годовые отчеты по учету оборудования, сырья и материалов; протоколы заседаний технического совета; сведения о выплатах за выслугу лет во вредных условиях труда и др.) они также все просматриваются. По приказам по основной деятельности предприятий подтверждаются сведения о характере производства и выпускаемой продукции. Например: в справке обязательно указывается: «Рудник «Юбилейный» Хрустальненского горно-обогатительного комбината занимался подземной добычей оловосодержащих руд» или «Артель старателей «Север» занималась подземной добычей оловосодержащих руд». По штатным расписаниям подтверждаются наименование должности и соответствующего структурного подразделения, размер оклада. По планам по труду и заработной плате подтверждаются наименование рабочей специальности, наименование соответствующего структурного подразделения, цеха, тарификационной ставки. Например: согласно планам по труду и заработной плате водителям автотранспортной конторы ХГОКа, закрепленных за определенными марками автомашин, занятых на перевозке руды предусматривалась премия. Если в лицевом счете по начислению заработной платы указана марка автомашины и к зарплате производилось начисление премии по шифру «04», то данные сведения подтверждают стаж льготной работы. Согласно статистическим годовым отчетам по учету оборудования, сырья и материалов и протоколам заседаний технического совета подтверждаются сведения о видах сырья и об использовании сырья на производстве. Например: в статистических годовых отчетах многоотраслевого предприятия коммунального хозяйства «Коммунальщик», в состав которого входили котельные, содержатся сведения о закупках угля, о количестве котельных и их оборудовании. Такие сведения используются при подтверждении стажа льготной работы в качестве кочегаров котельных, работающих на твердом топливе. При составлении справок о льготной работе обращается внимание на то, что наименования должностей, профессий, специальностей приводятся полностью, с указанием цеха, участка, особых условий труда (при наличии этих сведений в документах фонда). Так, например, в приказе о приеме указывается, что работник принят на центральную обогатительную фабрику дробильщиком дробильного отделения. Сведения в архивной справке должны приводиться в полном объеме, неверно указывать «принят дробильщиком». Что касается запросов, поступающих из Управлений ПФ РФ, о подтверждении периодов работы в течение полного рабочего дня и на полную ставку на предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, то в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11 июля 2002 г № 516 «Об утверждении Правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости», в соответствии со статьями 27 и 28 ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» данное подтверждение требуется только со дня вступления в силу указанного постановления - с 23 июля 2002 г. До 23 июля 2002 г. запросы исполняется только в форме подтверждения стажа и сведений о местонахождении предприятия, его цехов, участков. Запросы о размере заработной платы в количественном отношении занимают второе место (на первом – запросы о трудовом стаже) в общей массе поступающих в архив запросов социально-правового характера. Основанием для выдачи архивной справки о размере заработной платы гражданина, с которой начисляется пенсия, служат лицевые счета, карточки начисления заработной платы, расчетные ведомости по начислению заработной платы. Все сведения в архивной справке приводятся так, как они изложены в документах архива. Архивная справка о заработной плате для начисления пенсии выдается за 5 лет (60 месяцев подряд), по просьбе заявителя могут предоставляться сведения о заработке за любой период работы. Несмотря на все сложности, возникающие при исполнении запросов, благодаря интенсивному и напряженному труду сотрудников архива удается соблюдать установленный законодательством срок исполнения запросов в 30 дней с момента поступления. Тысячи человек благодаря нашим усилиям смогли подтвердить свои имущественные права, свой социальный статус, своевременно назначить пенсию, которая для некоторой категории населения нашего района является единственным источником средств существования, и смогли укрепить свою социальную защищенность. _________________ Е.Д. Якименко, начальник архивного отдела администрации Кировского муниципального района |
Похожие:
 | Информационно-методический бюллетень №84. Сборник методических документов по формированию архивных фондов поселений. Владивосток:... | | Информационно-методический бюллетень №84. Сборник методических документов по формированию архивных фондов поселений. Владивосток:... |
| Информационно-методический бюллетень №84. Сборник методических документов по формированию архивных фондов поселений. Владивосток:... | | Информационно-библиотечная культура : учеб метод комплекс для студентов первых курсов заочной формы обучения Тюм гос ун-та / сост.... |
 | Информационно-методический сборник по проведению общественной экспертной оценки нормативных правовых актов, социальных проектов,... | | Информационно-аналитические материалы // Аналитические материалы о положении детей и семей, имеющих детей, в Санкт-Петербурге. –... |
| Рассмотрение индивидуальных трудовых споров комиссиями по трудовым спорам образовательных учреждений | | Муниципальное бюджетное учреждение «Информационно-методический центр Орджоникидзевского района г. Екатеринбурга» |
| Рассмотрение индивидуальных трудовых споров комиссиями по трудовым спорам образовательных учреждений | | ... |