3.3. Оформление отдельных реквизитов в процессе подготовки документов
3.3.1. Место составления (издания) документа – название территории. В состав наименования Университета включено название территории – Первый Московский государственный медицинский университет, поэтому отдельно место издания документа в общем бланке не указывается. При издании документов, оформленных в книжной форме, место составления документа может указывается в «выходных» данных (например: обложка Инструкции по делопроизводству).
3.3.2. Справочные данные об организации на бланке письма Университета включают почтовый адрес, номер телефона, номер факса, номер счета в банке, адрес электронной почты.
Адрес пишется в соответствии с требованиями Правил услуг почтовой связи: улица, дом, квартира, город, район, область, край, индекс. Например: ул. Трубецкая, дом 8, стр.2, г. Москва, 119991.
3.3.3. Наименование документа должно соответствовать компетенции Университета, содержанию документа и видам документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Наименование вида документа указывается во всех документах, кроме писем, в соответствии с содержанием и назначением документа и сложившимися в системе делопроизводства традициями: приказ, распоряжение, протокол, справка, докладная записка, инструкция и т.д. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова «мероприятия», «информация», «порядок», «сведения» и др.
В деловой переписке наименование вида разновидности письма (гарантийное письмо, сопроводительное письмо и др.) не указывается.
3.3.4. Дата документа. Датой документа, является дата его регистрации (распорядительные документы, письма); для документа принимаемого коллегиальным органом – дата его принятия; для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет и т.д.) – дата его утверждения. Датой протоколов и актов является дата события (заседания, проверки и др.).
Документы, составленные Университетом совместно с другими организациями должны иметь дату, которая соответствует дате подписания его последней организацией. Такой же принцип используется при датировании документов, подготовленных несколькими структурными подразделениями Университета.
Все служебные отметки на документах (визы, согласования, замечания и т.п.), связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата оформляется в соответствии с предусмотренным государственным стандартом: арабскими цифрами в одну строку – число, месяц, год. Обязательно проставлять ноль в обозначении числа и месяца, если они содержат одну цифру. Например: 05.08.2011.
При подготовке нормативных и финансовых документов используется словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 05 августа 2011 г.
Если на бланке документа не отмечено место для даты, то она располагается ниже подписи.
3.3.5. Регистрационный номер документа включает в себя номер документа, который дополняется индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д. (подробно см. разделы 10.1, 10.2.). Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения.
Если документ составлен Университетом совместно с другими организациями, то его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каждой из организаций, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов документов.
Не допускается отправлять корреспондентам письма, не имеющие регистрационного номера и даты.
3.3.6. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (адресант- инициатор письма (лицо или учреждение) - отправитель) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Реквизит используется в основном при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита в бланке письма-ответа исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма-ответа, т.е. в письме-ответе не пишется «На Ваш № 00/000-0 от 01.02.2014». В дело на хранение передается копия зарегистрированного письма-ответа с приложением письма, на который дается ответ.
3.3.7. Адресат (тот, кому адресовано почтовое отправление - получатель). Адресатом документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, наименовании его пишется в именительном падеже.
Например:
-
Министерство здравоохранения РФ
Управление делами
|
Если указывается должность и фамилия лица, которому адресован документ, то данный реквизит указывают в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.
Например:
-
Генеральному директору
ООО «АЛЕФ»
А.А. Иванову
|
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений Университета, то их следует указывать обобщенно.
Например: Ректорам ВУЗов
или
Деканам факультетов
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список на рассылку документа.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности установленными Правилами оказания услуг почтовой связи: наименование адресата, название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название области, края, республики, страна (для международных отправлений), почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.
Например:
-
ООО «Маяк»
|
ул. Весенняя, дом 3, стр.5
|
г. Москва РФ, 111242
|
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
-
Иванову И. И.
|
ул. Весенняя, дом 3, корп.1, кв.145
|
г. Москва РФ, 111242
|
3.3.8. Гриф утверждения. Способ введения документа в действие является его утверждение. Документ утверждается ректором или проректорами Университета по подчиненности или изданием распорядительного документа (например: приказом, протоколом).
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения, реквизит которого, располагается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Например:
-
УТВЕРЖДАЮ
Ректор Первого МГМУ имени И.М.Сеченова
________________ П.В.Глыбочко
подпись
«____»_____________20___г.
|
Утверждаемый документ должен быть подписан исполнителем и иметь визы согласования.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом, протоколом. В этом случае реквизит состоит из слов УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
-
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ректора Первого МГМУ имени И.М.Сеченова
от 25.08.2014 № 1234/Р
|
3.3.9. Указания по исполнению документа (резолюция). Данный реквизит включает следующие элементы: фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (если документ требует указаний по срокам исполнения), подпись автора указания, дата.
Например:
-
Петрову А.А.
|
Прошу подготовить проект приказа к 15.09.2014
|
Подпись Дата
|
При наличии в указании нескольких исполнителей, равных по должности, ответственным является лицо, указанное в указании первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указании указывается: исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Указание, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Указание может оформляться на отдельном листе с проставлением регистрационного номера и даты рассматриваемого документа, прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
3.3.10. Наименование документа. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт, план и др.) является обязательным реквизитом и включается в состав бланка документа. В бланке письма наименование вида документа не указывается.
3.3.11. Текст документа и заголовок к тексту отражают основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение. Текст документа оформляют в виде грамматически связного текста, таблицы, анкеты или в виде сочетания форм. В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («Университет не возражает», «Университет считает возможным»).
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата. В дело на хранение передается копия зарегистрированного письма с приложением перевода текста на русский язык.
При подготовке и оформлении документов с помощью средств компьютерной техники рекомендуется применять текстовой редактор MS Word с использованием шрифта Times New Roman c размерами:
- № 12 для текста;
- № 10 для реквизитов «Визы согласования», «отметка об исполнителе», «рассылка».
Заголовок к тексту - реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок к тексту составляется исполнителем документа.
Наличие заголовка сокращает время обработки документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о его содержании и направить на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, ускоряет поиск документа, помогает правильному включению документа в дело.
Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:
Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения
Приказ (о чем) об увольнении
Протокол (чего?) заседания ученого совета
Письмо (о чем?) о заключении договора
Заголовок к тексту приказа, распоряжения, протокола и письма оформляется под реквизитами бланка формата А4 (210х297 мм) от границы левого поля жирным шрифтом с заглавной буквы. Заголовок должен содержать 28-30 знаков в строке и не занимать более 5 строк, печатаемых чрез 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.
Без заголовка допускается составлять документы формата А5 (148х210), текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма, личные справки и т.д.).
Пример №1
П Р И К А З
__________________ № ______
О создании комиссии по проверке
финансово-хозяйственной деятельности
Пример № 2
П Р О Т О К О Л
______________ № _______
Заседания Ученого совета
На бланке, содержащем наименование документа (акт, план и т.д.) расположенное по центру, заголовок к тексту может располагаться под наименованием (кроме приказа, распоряжения).
Пример № 1
ПЛАН
работы на II квартал 2011г.
Пример № 2
АКТ
выполненных работ
3.3.11. Отметка о наличии приложения. Приложения дополняют, разъясняют вопросы документа или документ в целом. В приложениях помещаются положения, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и т.д.
Если документ содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название; подписи лиц, ответственных за их содержание; дату; отметку о согласовании и т.п.).
Отметка о приложении при оформлении писем состоит: из слова «Приложение», помещаемого через 1-2 межстрочных интервала после реквизита «текст документа»; наименования документа-приложения, если наименование приложения не названо в тексте; сведения о количестве листов и экземпляров.
Например:
Приложение: Методические рекомендации на 11 л. в 3 экз.
Если наименование документа-приложения названо в тексте, то в отметке о приложении наименование документа не указывается, например:
Приложение: на 8 л. в 3-х экз.
При наличии нескольких приложений они обязательно нумеруются, затем указываются их наименования, количество листов и экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка от 02.03.2014 №555 на 3 л. в 2 экз.
2. Проект …. на 8 л. в 3 экз.
При сброшюрованных приложениях количество листов в реквизите «Приложение» не указывается, указывается только количество экземпляров.
Например: Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложений оформляют по форме:
Приложение: письмо Росархива от 15.02.2011 № 0-0/0 и приложения к нему. Всего на 5л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку в приложении оформляют по форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.
Если прилагаемый документ является самостоятельным документом, не имеющим адресной части, то надпись «Приложение» на прилагаемом документе не следует проставлять, например при оформлении сопроводительного письма к договору, Инструкции, проекта и т.д.
Если приложение включает дополнительные материалы, которые специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться надпись «Приложение № (знак № не проставляется)» без кавычек (если приложение одно, то № приложения не указывается) с необходимыми реквизитами письма, например:
-
Приложение
к письму от 08.12.2011 № 16-34/231
|
В приложениях к распорядительным документам (приказ, распоряжение, указание) сведения о приложении указываются в тексте.
Например, Приказ «О проведении научно-практической конференции»:
П Р И К А З Ы В А Ю:
1.
2. Принять иностранных участников конференции в количестве 15 человек (приложение № 1)
3.
4. Утвердить программу проведения конференции (приложение № 2)
На приложениях справочного характера к распорядительным документам в правом верхнем углу располагают слово «Приложение №», название распорядительного документа, его дату и регистрационный номер.
Например:
-
Приложение № 1
к приказу от 15.08.2014 № 456/Р
|
Если приложением к распорядительному документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент ит.д.), в правом верхнем углу располагают слово «Приложение №», ниже гриф утверждения документа, например:
-
Приложение № 2
УТВЕРЖДЕНО
приказом ректора
от 15.08.2014 № 456/Р
|
3.3.12. Должность лица, подписавшего документ. Документы, направляемые Университетом в вышестоящие органы власти, сторонним организациям, подписываются ректором или проректорами в пределах полномочий, утвержденных ректором.
3.3.13. Подпись должностного лица. Подпись должностного лица представляет собой монограммную аббревиатуру в виде сочетания инициалов и части фамилии. Наличие подписи означает, что подписавшее должностное лицо согласно с его содержанием и принимает на себя ответственность за действия, им обусловленные и наличие у него соответствующих полномочий.
В состав реквизита подписи входят: наименование должности лица подписывающего документ, личная собственноручная подпись и ее расшифровка в порядке - И.О.Фамилия. В расшифровке подписи не делается пробел между инициалами и фамилией. Реквизит «подпись» печатается от границы левого поля листа без использования выделительных элементов текста. Многострочное наименование должности печатается через один интервал. В многострочной подписи расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Расшифровка подписи располагается у границы правого текстового поля. Подпись располагается на расстоянии четырех межстрочных интервалов от основного текста документа.
Например:
Проректор по учебной работе личная подпись И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Проректор по учебной работе личная подпись И.О.Фамилия
Главный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.
Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности, а их обязанности в составе комиссии. Например:
Председатель комиссии личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии личная подпись И.О.Фамилия
личная подпись И.О.Фамилия
личная подпись И.О.Фамилия
Возможно расположение подписей членов комиссии по алфавиту фамилий.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на документе, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимо указать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления « и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставления косой черты перед наименованием должности.
3.3.14. Гриф согласования. Реквизит «гриф согласования» - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющегося автором документа.
Согласование может проводиться: внутри вуза (подразделениями и должностными лицами) – внутреннее согласование; со сторонними организациями или их должностными лицами - внешнее согласование, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях или когда содержание документа затрагивает их интересы, с вышестоящими организациями и когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.
В состав этого реквизита входит слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, расшифровка подписи и дата согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне.
Например:
Внутреннее согласование:
-
СОГЛАСОВАНО
Декан факультета
___________________ И.О.Фамилия
подпись
05.10.2014
|
Внешнее согласование:
-
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ООО «Астат»
___________________ И.О.Фамилия
подпись
05.10.2014
|
Если согласование проводится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:
-
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
(наименование коллегиального органа)
от 10.03.2014 № 6
|
-
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минобрнауки России
от 12.04.2014№ 06-15/0134
|
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается», которую располагают на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.
При оформлении согласования документа на титульном листе, гриф согласования располагается на его лицевой стороне выше реквизита «заголовок к тексту документа» в правой верхней части документа.
3.3.15. Визы согласования документа. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Виза включает в себя наименование должности визирующего лица, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату, например:
Начальник юридического отдела
_____________И.О.Фамилия
25.02.2014
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
Проект документа визируют:
- проректор Университета, курирующий структурное подразделение;
- руководитель структурного подразделения, в котором подготовлен документ;
- руководители заинтересованных структурных подразделений;
- руководители финансовых и экономических служб, если этого требует содержание документа;
- юридическая служба, если необходима правовая экспертиза документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе (например, регистрационный лист к договору). В этом случае виза оформляется таким образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
_____________ И.О.Фамилия
25.02.2014
Замечания исполнитель докладывает лицу, подписывающему документ. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа вносятся уточнения, не меняющие его сути.
На документе, подлинник которого остается в Университете (например, приказы, инструкции и т.п.), визы проставляются в верхней части с левой стороны на оборотной стороне последнего подписного листа подлинника документа.
На документе, подлинник которого отправляют из Университета (например, письма), визы проставляются в правой части листа второго экземпляра, который остается в Университете.
3.3.16. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц.
Оттиск гербовой печати Университета проставляется на документах, согласно Перечню документов подлежащих заверению оттиском гербовой печати, утверждаемого Положением о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и приказом ректора Университета.
Оттиск печати проставляет на свободном от текста месте на уровне наименования должности лица, подписавшего документ, частично захватывая ее. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати располагается на месте, обозначенном реквизитом «МП».
3.3.17. Отметка о заверении копии. Правила оформления реквизита «отметка о заверении копии» подробно описаны в п.4.5. раздела «Порядок снятия и выдачи копий с документов».
3.3.18. Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы и номер телефона. Данный реквизит располагают на лицевой стороне последнего подписного листа документа в левом нижнем углу (размер шрифта 10).
Например:
Иванов А.А.
8 (499) 248-00-00
На приказах и распоряжениях отметка об исполнителе проставляется на подписном экземпляре, который хранится в отделе делопроизводства.
На письмах отметка об исполнителе проставляется на втором экземпляре, который остается в Университете.
3.3.19. Отметка об исполнении документа включает следующие сведения: подпись руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; дата и регистрационный номер документа, свидетельствующие о его исполнении.
|
