Сборник методических материалов и нормативных документов
Скачать 0.84 Mb.
|
Порядок учета библиотечных фондов библиотекобщеобразовательных учреждений1. Основные понятия В настоящем документе используются следующие понятия: 1.1. Аудиовизуальный документ (АВД) - документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств. 1.2. Библиотечный фонд - упорядоченная совокупность документов, формируемая для хранения и предоставления во временное пользование пользователям (читателям). 1.3. Балансовая стоимость фонда - стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете. 1.4. Выбытие из фонда - движение библиотечного фонда в связи с исключением и списанием документов из библиотеки. 1.5. Годовой комплект - совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда. 1.6. Движение фонда - процесс поступления и выбытия документов, отражаемый в библиотечной учетной документации. 1.7. Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. 1.8. Индивидуальный учет - регистрация в учетной форме (инвентарная книга) каждого экземпляра документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него. 1.9. Исключение документов из фонда - изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета библиотеки не профильных, ветхих, дефектных, дублетных, устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам. 1.10. Переоценочный коэффициент - утвержденный Правительством Российской Федерации цифровой множитель, применяемый при расчетах стоимости библиотечных фондов. 1.11. Поступление в фонд - пополнение фонда библиотеки в результате централизованного комплектования, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа приобретения документов. 1.12. Проверка фонда - периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, выявления утраченных, а также установления их соответствия учетным документам. 1.13.Рыночная цена - цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий) с учетом экономической ситуации, тенденции спроса и предложения, конкуренции. 1.14. Суммарный учет - регистрация в учетной форме (книга суммарного учета) всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в них изменениях (поступление, состояние, выбытие). 1.15. Учет библиотечного фонда - комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам. 1.16. Экземпляр - отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него. 2. Общие положения 2.1. Настоящий порядок составлен на основе "Инструкции об учете библиотечного фонда", утвержденной приказом Министра культуры Российской Федерации от 2 декабря 1998 года N590 с учетом специфики работы библиотек общеобразовательных учреждений. 2.2. Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда и служит основой для отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов. 2.3. К ведению учета предъявляются следующие требования:
2.4. Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку (штемпелевание), регистрацию при поступлении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде. 2.5. Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов и нормативных документов по библиотечному делу Российской Федерации и требований настоящего порядка. 2.6. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной формах, имеет одинаковую юридическую силу. На равных правах могут использоваться бланки учетных документов, изготовленные полиграфическим способом, и бланки, распечатанные на принтере. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке. 2.7. Учет, входящих в библиотечный фонд аудиовизуальных документов (грампластинок, компакт-дисков, фонограмм, диафильмов, компьютерных учебных программ и т.д.), осуществляется в соответствии с данной инструкцией. 2.7.1. Единицами учета фонда микроформ являются: для микрофиш - название и фиша, для микрофильмов - рулон. 2.7.2. Единицами учета фонда электронных изданий являются: дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а так же название. Дискета - приложение не учитывается как отдельный экземпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в издание. 3. Учет поступления документов в библиотечный фонд 3.1. Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их разделения на документы длительного и временного хранения. 3.2. Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков. Инвентарные номера проставляются на титульном листе и на семнадцатой странице текста документа. 3.3. Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени. К фонду временного хранения относятся брошюры (объем – до 48 страниц), листовки (объем до 4 страниц), календари, плакаты, программы, методические разработки, материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно). 3.4. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются (штемпелюются) на титульном листе и семнадцатой странице каждого документа. Основные требования к маркировке документов: обозначение принадлежности к конкретному общеобразовательному учреждению, эстетика, долговечность маркировочного знака. Все виды изданий, являющиеся приложением к основному документу маркируются, на них проставляются те же реквизиты, что и на основном документе. 3.5. Ответственность за правильную организацию учета библиотечного фонда несет дирекция общеобразовательного учреждения и сотрудники библиотеки в соответствии с должностными обязанностями. 4. Суммарный учет документов 4.1. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, реестр, акт). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема (приложение 4). При обнаружении расхождений в принимаемых партиях с данными сопроводительного документа (приложение 5), а также присланных без заказа ненужных или дефектных документов, организации-поставщику предъявляются претензии в течение одного месяца с момента поступления партии документов. 4.2. Формой суммарного учета является книга суммарного учета, состоящая из трех частей: - часть 1 - "Поступления в фонд" (приложение 1а); - часть 2 - "Выбытие из фонда" (приложение 1б); - часть 3 - "Итоги движения фонда" (приложение 1в). 4.3. Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части "Книги суммарного учета библиотечного фонда" в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и (или) дата сопроводительного документа, количество поступивших документов, на сумму, всего названий, в том числе по видам изданий (книги, журналы, брошюры, учебные компьютерные программы и другие виды документов, по языкам (русский, национальный, иностранный), по содержанию. Обязательно выделяются графы для учета литературоведения, языкознания, детской психологии, художественной и педагогической литературы. Учет других разделов фонда осуществляется библиотекой исходя из структуры фонда и специфики общеобразовательного учреждения. 4.4. Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части "Книги суммарного учета библиотечного фонда" с указанием причин исключения. Для учета и контроля списанных документов вводятся показатели: "Передано", "Продано", "Сдано в макулатуру". Передача документов в кабинеты общеобразовательного учреждения фиксируется распиской получающей стороны. Передача документов другим общеобразовательным учреждениям оформляется актом приемки-передачи. Продаже могут подлежать документы, списанные по дублетности и непрофильности. Документы, переданные в макулатуру, сопровождаются квитанцией о сдаче, прилагаются к акту и передаются в бухгалтерию. Средства, вырученные от продажи документов, а так же от сдачи их в макулатуру поступают на расчетный счет учреждения и используются для пополнения фонда библиотеки. 4.5. Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие. 4.6. Набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях "Книги суммарного учета библиотечного фонда". 4.7. Отражение периодических изданий в "Книге суммарного учета библиотечного фонда" осуществляется на основании акта, составляемого библиотекой по итогам завершения подписки (за год, полугодие, квартал). 5. Индивидуальный учет документов 5.1. Индивидуальный учет каждого экземпляра документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера. Инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. 5.2. Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга) и карточная (карточка алфавитного каталога, картотеки учета периодических изданий). 5.3. Требования к книжной форме индивидуального учета: - инвентарная книга (приложение 2) в обязательном порядке содержит следующие показатели: дата записи, номер записи в "Книге суммарного учета библиотечного фонда", инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке фонда, номер акта выбытия. В графе "Примечание" указывается наличие и вид приложения к основному документу, особенности издания, исправленные ошибки; - инвентарная книга должна быть пронумерована по страницам и заверена директором общеобразовательного учреждения. После заполнения инвентарной книги на последней странице проставляются порядковые инвентарные номера вписанных документов (от - до) и ставится подпись заведующей библиотекой; - документы временного хранения в инвентарную книгу не вносятся; - записи в инвентарной книге делаются разборчиво. Исправленные ошибки фиксируются в графе "Примечания" и заверяются руководителем общеобразовательного учреждения; - переинвентаризация библиотечного фонда или переписка (восстановление) инвентарных книг допускаются только при чрезвычайных обстоятельствах по письменному приказу руководителя общеобразовательного учреждения. 5.4. Требования к карточной форме индивидуального учета: - карточка алфавитного каталога содержит следующие данные: полное библиографическое описание документа, цена на момент приобретения, инвентарный номер (указывается в правом верхнем углу оборотной стороны); - на одной карточке указываются инвентарные номера всех экземпляров одного издания документа; - при выбытии документа из фонда библиотеки карточка алфавитного каталога уничтожается. При экземплярности документа инвентарный номер списанного документа вычеркивается; - карточка на фонд временного хранения включается в алфавитный каталог и исключается из него по истечении срока хранения; - карточка картотеки учета периодических изданий содержит следующие данные: почтовый индекс издания, название, периодичность, номер и дату поступления в библиотеку; - карточка оформляется на каждый год подписки и уничтожается с истечением срока хранения периодических изданий. 5.5. Требования к учету многоэкземплярных документов. Многоэкземплярные документы (учебники, учебные пособия, справочники, словари и др. издания), предназначенные для использования учащимися в учебном процессе, учитываются безинвентарным способом. При безинвентарном методе учета предусматривается суммарная запись по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки. Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше 10 экземпляров. Два – три экземпляра издания записываются в инвентарные книги на общих основаниях. При безинвентарном методе учета оформляются следующие документы: учетная карточка документа, регистрационная книга учетных карточек (приложение 6,7). Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше 10 экземпляров. Учетная карточка содержит сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров – поступивших, выбывших, состоящих на учете. Учетная карточка отражает движение каждого отдельного названия документа (издания), прошедшего безинвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия, независимо от цены. Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга. В регистрационной книге заполняются все графы, как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безинвентарным методом номер регистрационной карточки не проставляется. 6. Учет выбытия документов из библиотечного фонда 6.1. Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении (приложения 8, 9) и отражается в "Книге суммарного учета" и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата. При списании по причине утраты указать конкретные обстоятельства утраты: пропажа из фонда открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача). 6.2. К акту прилагается список документов, подлежащих исключению. 6.3. Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, при открытом доступе к фонду, утверждаются на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату (протокол, акт, заключение и т.д.). 6.4. Документы, принятые от пользователей (читателей) взамен утерянных, фиксируются в "Тетради учета документов, принятых от пользователей (читателей) взамен утерянных" (приложение 3). На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие (приложения 4, 10), которые регистрируются в соответствующих частях "Книги суммарного учета библиотечного фонда". Прием денег от пользователей (читателей) взамен утерянных документов осуществляется бухгалтерией, где составляется приходный ордер и выдается квитанция. 6.5. Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности фондов, которая состоит из трех человек: заместителя директора, бухгалтера заведующей библиотекой. Завизированные акты утверждаются директором общеобразовательного учреждения. 6.6. Документы, исключаемые как непрофильные и дублетные, могут быть безвозмездно переданы в порядке книгообмена в библиотеки других общеобразовательных учреждений по акту приемки-передачи (приложение 11). 6.7. Сведения о выбывших из действующих фондов библиотеки документах регистрируются в соответствующих графах второй части "Книги суммарного учета библиотечного фонда". Информация о выбывших документах отражается во всех учетных формах, каталогах и картотеках. 6.8. Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов. Переоценка производится работником бухгалтерии на основании представленного акта на списание. Документы в акте на списание подбираются по возрастанию лет издания или приобретения (если год приобретения не совпадает с годом издания), с указанием первоначальных цен, зафиксированных в учетных документах. 7. Проверка библиотечного фонда 7.1. В соответствии с Законом Российской Федерации "О бухгалтерском учете" (1996г.) обязательная проверка фонда производится: - при смене материально ответственного лица; - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов; - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями; - при реорганизации и ликвидации библиотеки. 7.2. Проверка библиотечных фондов осуществляется в соответствии с письмом Министерства финансов Российской Федерации "Об инвентаризации библиотечных фондов" от 04.11.98 N16-00-16-198 в следующие сроки: - фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет; - фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет. Проверка библиотечного фонда при смене руководителя приравнивается к очередному сроку. 7.3. Организация проверки библиотечного фонда, сроки ее проведения и состав комиссии по сохранности фонда устанавливаются приказом дирекции общеобразовательного учреждения. 7.4. В сроки проведения проверки библиотечного фонда библиотека закрыта для читателей. 7.5. Методика проведения проверки фондов библиотек регламентируются инструктивно-методической документацией, и завершается составлением акта (приложение 12) с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий. 7.6. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности библиотечных фондов. На основании ее решения акт на списание передается на утверждение директору общеобразовательного учреждения. 7.7. В случае превышения утвержденного норматива утраты документов по не установленным причинам (недостача) в соответствии с действующим законодательством принимаются меры к возмещению ущерба. Норматив утраты документов из фондов открытого доступа должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи. 8. О материальной ответственности 8.1. Библиотекарь несет материальную ответственность лишь в том случае, если ущерб, причиненный библиотеке недостачей, вызван его противоправными действиями (или бездействием) (если ущерб вызван небрежностью в работе, нарушением правил выдачи документов, непринятием мер к своевременному возвращению в библиотеку читателями документов и т.д.). 8.2. Материальная ответственность библиотекаря ограничена суммой среднего месячного заработка. Возмещение ущерба в этом случае производится по распоряжению руководителя образовательного учреждения. В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления иска в суд. Обязанность доказать факт причинению библиотеке ущерба возлагается на администрацию образовательного учреждения. Работник признается виновным в равной мере, если противоправное действие совершено им умышленно или неумышленно. Виновный возмещает ущерб по первоначальной стоимости книг независимо от их износа и года издания. 8.3. Материальная ответственность за ущерб возлагается на руководителя образовательного учреждения, если ущерб библиотечному фонду причинен из-за отсутствия условий, необходимых для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества. 8.4. В случае превышения утвержденного норматива утраты документов по не установленным причинам принимаются меры к возмещению ущерба, при разногласиях акт передается учредителю. 8.4. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи списываются на уменьшение финансирования. 9. Делопроизводство в организации учета фонда 9.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации"). 9.2. Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности. 9.2. Сроки хранения учетных документов:
8.3. По истечении сроков хранения учетные документы подлежат уничтожению в установленном порядке. 8.4. Изменения, вносимые в учетные документы, производятся с разрешения учредителя и документально оформляются (распоряжением, служебной запиской и т.д.). Приложение к порядку учета библиотечных фондов библиотек общеобразовательных учреждений Приложение 1 |
Похожие:
 | Уроки толерантности: Сборник методических материалов /под ред. А. Б. Суслова, Д. П. Поносова, П. В. Микова/ Пермь, 2005. С | | Сборник нормативных документов / Урал гос пед ун-т – Екатеринбург, 2008. – 63 с |
| Комплексная безопасность образовательного учреждения. Справочник заместителя руководителя образовательного учреждения по безопасности.... | | Сборник методических материалов по безопасности дорожного движения: сборник / сост. Н. А. Горохова, О. А. Коновалова, Е. В. Лежнина,... |
 | Методических материалов по планированию работы и ведению делопроизводства в Советах территориального общественного самоуправления... | | Перечень методических материалов и методик компьютерной психодиагностики, включенных в сборник «Корпоративный психолог таможенного... |
| Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. – М.: Нипистатинформ Госкомстата России, 1998 | | Составитель: Евстигнеева Марина Евгеньевна, главный специалист отдела инновационной педагогической практики гоу тоиуу |
| Учебно-методический комплекс по специальности (направлению) (умкс) представляет собой комплект нормативных и методических материалов,... | | Извлечение из Закона Российской Федерации «Об образовании» от 10 июля 1992 г. №3266 Статья 33 |