Замечание
Все элементы, добавляемые в форму, являются элементами управления. Примерами разных элементов управления служат поля, надписи, списки, переключатели, кнопки и линии. Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.
Включение полей в новую форму
Для включения нового поля базового источника записей в форму предварительно должен быть отображен на экране список полей этого источника. Для отображения списка полей, доступных для внесения в форму при редактировании формы, следует выполнить команду меню Вид/Список полей (View(Field List) или нажать соответствующую кнопку панели Конструктора форм (Form Design). Список полей доступен только в режиме конструктора. Из списка поле можно перетаскивать в нужное место формы с помощью мыши. При этом размещается поле и связанная с ним подпись. В самом поле будет отображено имя поля таблицы базы данных, а в качестве надписи будет использовано значение из свойства поля Подпись (Caption), которое было определено при конструировании таблицы.
Добавление в форму полей может быть выполнено с помощью кнопок панели элементов Поле (Text Box) типа Свободный (Unbound) и Поле со списком (Combo Box). Для включения обычного поля надо нажать на панели элементов кнопку Поле (Text Box) и вычертить курсором поле в нужном месте формы. Далее надо установить связь созданного элемента с полем таблицы-источника формы.
Если заранее не была определена таблица-источник записей формы, нужно ее выбрать. Для этого надо вызвать окно свойств формы, дважды щелкнув мышью на области выделения формы. На вкладке Данные (Data) в окне свойств выбрать в строке Источник записей нужную таблицу и закрыть окно свойств.
Для установки связи создаваемого поля формы с полем таблицы-источника формы надо выделить создаваемое поле в форме и вызвать окно его свойств. В этом окне на вкладке Данные (Data) в строке Данные (ControlSource) следует выбрать нужное поле из списка доступных полей источника и закрыть окно свойств.
Включение полей нескольких источников. Для включения в форму полей из нескольких базовых источников записей формы должен быть построен и выбран запрос, включающий эти таблицы. Такой запрос может быть создан заранее. Запросы наряду с таблицами базы доступны в списке строки Источник записей в окне свойств формы. При отсутствии нужного запроса можно вызвать построитель нажатием кнопки, появляющейся при установке курсора за названной строкой, и построить нужный запрос.
Если в форме в качестве источника записей была определена одна таблица, то для добавления полей из другой таблицы также нужно воспользоваться построителем.
Добавление подчиненной формы и ее редактирование
В любую форму, в том числе однотабличную, можно добавить подчиненную форму. При этом можно использовать ранее созданную форму, либо сконструировать ее в процессе построения многотабличной формы. Можно, не создавая форму, перетащить из окна базы данных в область данных основной формы таблицу, являющуюся источником записей подчиненной формы.
Встраивание подчиненной формы без помощи мастера. Для встраивания подчиненной формы в режиме конструктора без помощи мастера необходимо нажать на панели элементов кнопку Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport). Кнопка панели элементов Мастера (Control Wizards) не должна быть включена. Затем установить курсор на место размещения создаваемого объекта в форме, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть рамку подчиненной формы до нужного размера.
В режиме конструктора в качестве подчиненной формы может быть взята форма, построенная не только для подчиненной таблицы относительно источника основной формы, но и для главной таблицы. В последнем случае, очевидно, для одной записи основной формы будут отображаться данные только из одной записи главной таблицы.
Использование мастера для включения подчиненной формы. В процессе конструирования многотабличной формы для включения подчиненной формы можно использовать мастер, который позволяет не только включить, но и создать нужную подчиненную форму. Чтобы при нажатии кнопки Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) панели элементов запускался мастер, необходимо предварительно на этой панели нажать кнопку Мастера (Control Wizards). В диалоговом окне мастера можно выбрать таблицу (или запрос), на основе которой должна быть создана подчиненная форма, или существующую форму и далее указать поля связи с подчиненной формой.
Использование метода Drag-and-Drop. Особым способом включения подчиненной формы является использование метода Drag-and-Drop (перетащить и отпустить). Таким способом можно перетащить в форму из окна базы данных готовую подчиненную форму или таблицу, для которой нужно создать подчиненную форму.
Во втором случае для создания подчиненной формы подключается мастер. В результате встраивается рамка подчиненной формы и запускается мастер построения подчиненной формы. Мастер предлагает использовать в качестве поля для связи форм внешний ключ подчиненной таблицы и автоматически создает многозаписевую форму.
Изменение дизайна формы. При определении вида как основной, так и подчиненной формы можно использовать свойства самой формы, а не отдельных ее элементов. В частности, можно убрать область маркировки (слева), полосу прокрутки, поле нумерации записей, тип границы. Для перехода к просмотру и редактированию свойств формы надо установить курсор в области выделения формы, вызвать контекстно-зависимое меню, нажав правую кнопку мыши, и выбрать опцию Свойства (Properties). Например, при доработке формы можно удалить линии, разделяющие области заголовка, данных и примечаний. Для этого достаточно установить значение Нет (No) для свойства формы Разделительные линии (Dividing Lines) на вкладке Макет (Format). Для выбора или отключения полосы прокрутки формы устанавливается соответствующее значение свойства Полосы прокрутки (Scroll Bars).
Задание №5.
Для базы данных «Кафедры» (л/р №4) в режиме конструктора создать форму «Кафедра».
Вычисления в форме
Вычисления в каждой записи формы
Чтобы произвести вычисления на основе данных одной записи в форме, необходимо создать вычисляемый элемент управления, в который записывается выражение. Для создания вычисляемого элемента управления надо открыть форму в режиме конструктора и, нажав на панели элементов кнопку Поле (Text Box), разместить элемент управления в нужном месте. Затем в элемент управления вводится выражение. Выражение должно начинаться со знака равенства (=). В качестве операндов выражения чаще всего используется имена полей, константы, а в качестве операторов — знаки арифметических операций.
Рассмотрим пример вычисляемого поля. Пусть таблица или запрос, на котором строится форма, содержит данные о должностных окладах и надбавках и имеет поля: Оклад — оклад работника; Надбавка — персональная надбавка работника. В форме можно подсчитать и вывести заработную плату работника, создав вычисляемый элемент управления и записав в него выражение:
=([Оклад]+[Надбавка])*0.87
Выражение может быть введено в строку Данные (ControlSource) в окне свойств элемента управления. При этом можно воспользоваться построителем выражений, который позволяет упростить создание выражения.
Задание 6.
В форму «Абитуриент» добавить вычисляемое поле, определяющее сумму баллов, набранных студентом по математике и по физике.
Вычисление итоговых значений
Вычисление итоговых значений для записей формы выполняется с помощью встроенных статистических функций, записываемых в качестве выражения в вычисляемых элементах управления. Например, можно создать элемент управления для вычисления среднего оклада:
= Mean ( [Оклад] )
Вычисляемый элемент управления, создаваемый для расчета итогового значения, нужно размещать в области примечания формы.
В статистической функции нельзя использовать имена других вычисляемых элементов управления. При необходимости следует повторить выражение в элементе управления.
Вычисление итогового значения для записей подчиненной формы и вывод его в основной форме. Основная форма и ее подчиненная форма чаще всего строятся на основе таблиц, между которыми установлена связь типа один-ко-многим. При этом в основной форме выводится одна запись, а в подчиненной форме — несколько записей, которые подчинены ей. При расчете итогового значения для группы записей подчиненной формы вычисляемое поле может быть отображено в записи основной формы. При этом элемент управления должен помещаться в область примечаний подчиненной формы.
Замечание
Значение вычисляемого поля отображается в форме, но не может быть сохранено в таблице.
Задание 7. В форме «Кафедра» создать вычисляемое поле, информирующее о числе работников текущей кафедры (Функция подсчета числа записей count() ).
Ограничения доступа к данным через форму
Защита данных поля от изменений
Для защиты данных поля от изменения используется свойство Блокировка (Locked). Блокировка может быть установлена для любого поля формы. Чтобы защитить таким образом поле, надо установить курсор в его рамке и с помощью контекстно-зависимого меню вызвать свойства поля. В окне свойств на вкладке Данные (Data) в строке Блокировка (Locked) выбрать Да (Yes). После установки этого свойства поле доступно только для чтения.
Установка ограничений на корректировку записей через форму
Работая с формой, можно сделать записи доступными только для чтения, если задать значение Нет (No) для свойств всей формы: Разрешить добавление (Allow Additions), Разрешить удаление (Allow Deletions) и Разрешить изменение (Allow Edits). Этого можно также добиться, выбрав для свойства Тип набора записей (Recordset Type) значение Статический набор (Snapshot). Указанные свойства могут устанавливаться независимо друг от друга. Например, при запрете на изменение записей могут быть разрешены добавление и удаление записей.
Замечание
Свойство формы Блокировка записей (Record Locks) определяет способы блокировки записей при обновлении содержимого сетевой базы данных. Это необходимо для защиты данных при попытке двух пользователей одновременно изменить одну и ту же запись. Когда один пользователь изменяет запись, запись автоматически блокируется. При этом другие пользователи не могут изменять эту запись до завершения работы с ней первого пользователя.
Свойство Ввод данных (Data Entry) определяет режим открытия формы, при котором разрешен только ввод новых записей, просмотр существующих записей при этом недоступен. При открытии формы будет выводиться только пустая запись, которую можно заполнять.
Защита данных подчиненной формы от изменений
Если в качестве подчиненной используется форма, встроенная конструктором на основе главной таблицы, содержащей справочные данные, необходимые только для расшифровки вводимых ключевых полей в основную часть формы. В этом случае целесообразно запретить обновление таких справочных данных через подчиненную форму. Защитить содержимое всех полей подчиненной формы, сделав его доступным только для чтения, позволяет свойство Блокировка (Locked), установленное для подчиненной формы.
Чтобы защитить данные подчиненной формы от изменений, надо вызвать свойства подчиненной формы. В окне свойств надо перейти на вкладку Данные (Data). В строке Блокировка (Locked) выбрать Да (Yes). При этом элемент управления функционирует нормально, но изменение, добавление и удаление данных в полях не допускаются.
Замечание
По умолчанию для всех элементов управления, кроме свободной рамки объекта, в строке Блокировка (Locked) устанавливается значение Нет (No).
Задание 8.
В базе данных «Литература» создать форму, отображающую данные всех ее таблиц, открыв в ней доступ к данным только для добавления записей.
Зачетное задание.
Создать форму «Литература», в разработанной ранее базе данных. Закрыть доступ для любого изменения данных. Форма должна представлять собой справочник.
Лабораторная работа №6. Создание запросов в среде Access
Цель работы
Выработка навыков разработки запросов в пользовательском режиме СУБД Ms Access.
Программное обеспечение
Для проведения лабораторной работы требуется Ms Access 97/2000. Рекомендуется Ms Access 2000.
Назначение и виды запросов
Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.
С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:
Выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора.
Включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля.
Произвести вычисления в каждой из полученных записей.
Сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись с одновременным выполнением групповых операций над другими полями.
Произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей.
Создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц.
Удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных.
Добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.
Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц базы данных и включения нужных полей из нескольких таблиц. В частности, при объединении двух нормализованных связанных одно-многозначными отношениями таблиц результирующая запись образуется на основе записи подчиненной таблицы, в которую добавляются поля из связанной записи в главной таблице. Заметим, что подобное объединение формирует новую таблицу, которая не является нормализованной.
Последовательное выполнение ряда запросов по примеру позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.
В Access может быть создано несколько видов запроса:
Запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе этого вида запроса строятся запросы другого вида.
|
