1 Указания по выполнению работы 10 Контрольные вопросы 11
Скачать 1.47 Mb.
|
Задание 4 Создайте таблицу в режиме мастера на интересующую Вас тематику и введите в нее 6 – 7 записей. Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим из окна базы данных выполняется нажатием кнопки Открыть при выделенной таблице не рабочем поле окна базы данных. Переход в режим таблицы из режима конструктора выполняется нажатием кнопки Вид на панели инструментов или выполнением команды Вид/Режим таблицы. В режиме таблицы предоставляется возможность вводить новые записи в таблицу, заполняя ее значениями ее поля. Дополнение таблицы новыми записями и редактирование записей разрешено по умолчанию, т.к. по умолчанию пользователь имеет имя Admin и ему предоставлены все права доступа к объектам базы данных:
Вводимые в поля таблицы значения данных должны соответствовать типам данных, определенным в структуре, а способ их записи – допустимым в текущий момент форматам данных. Значения должны удовлетворять накладываемым ограничениям. После ввода значения в ячейку поля при попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных. Если значение не является допустимым и преобразование невозможно, например, нельзя преобразовать текст в число, появляется предупреждающее сообщение. Для того, чтобы выйти из ячейки следует ввести правильное значение или отменить внесенные изменения. Для удобства работы с таблицей можно изменить ее представление на экране. При этом можно менять ширину столбца, высоту строки, шрифт данных таблицы, цвет текста, линий сетки и фона, оформление, которое может быть обычным, приподнятым или утопленным. Можно выводить на экран только те столбцы, которые нужны для текущей работы, можно зафиксировать столбец при просмотре широких таблиц. Эти параметры отображения таблицы на экране называются макетом таблицы и сохраняются вместе с ней. Настройка макета выполняется в режиме таблицы. При этом могут быть использованы команды меню Формат или панель инструментов Формат (режим таблицы), которую можно вызвать из контекстного меню на доступной панели инструментов. Многие операции настройки макета можно выполнить непосредственно в таблице с помощью мыши:
Задание 5 Открыть любую из созданных таблиц и опробовать все команды создания макета. Зачетное задание Разработать структуру и создать базу данных, содержащую информацию об изделиях, производимых определенным подразделением предприятия. База должна состоять минимум из двух таблиц, имеющих поле связи. Каждая таблица должна иметь первичный ключ и содержать в себе минимум три поля и четыре записи. Наличие маски ввода и условия на значения (домена) обязательно. База может содержать информацию об ассортименте изделий, параметрах их качества и методах испытаний, бригадах, производящих ту или иную продукцию, ответственном за сопровождение изделия и т.п. Выработка навыков организации схемы данных в пользовательском режиме СУБД Ms Access. Для проведения лабораторной работы требуется Ms Access 97/2000. Рекомендуется Ms Access 2000. Объекты логически взаимосвязанных записей в таблицах могут быть связаны одно-многозначными отношениями, но пока не создана схема данных и связи между таблицами не установлены, система не может контролировать логическую взаимосвязь вводимых данных. Поэтому для получения целостной базы, в которой все записи подчиненной таблицы имеют логически связанную с ней главную запись, пользователю необходимо самому отслеживать логические связи записей. При вводе подчиненных записей необходимо проверять наличие записей в главной таблице, значение ключа которой совпадает со значением поля связи (внешнего ключа) вводимой подчиненной записи. При непосредственном вводе в таблицу записей, логически связанных с записями другой таблицей, полезно отобразить на экране обе таблицы. Для одновременного отображения открытых таблиц можно воспользоваться командой в меню Сверху вниз (Tile Horizontally) или Слева направо(Tile Vertically) в меню Окно (Windows). Очевидно, что в базе данных сложной структуры при вводе данных непосредственно в таблицы не гарантируется надежное и корректное обслуживание данных. При вводе данных в таблицы нижних уровней надо отслеживать несколько вышестоящих. При большом объеме данных это весьма затруднительно. Таким образом, необходима поддержка СУБД режима автоматической проверки целостности и непротиворечивости данных. Схема данных в ACCESS является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, При любой обработке данных из нескольких таблиц нет необходимости сообщать системе о наличии той или иной связи, т.к. однажды заданные связи между таблицами используются автоматически. Реляционная база данных, созданная в соответствии с проектом канонической модели данных, состоит из нормализованных таблиц. В такой базе данных обеспечивается отсутствие дублирования данных во взаимосвязанных таблицах и, соответственно, минимизируется объем сохраняемых данных. В процессе загрузки и корректировки базы данных для вывода отчетов и получения информации по запросам, а также для решения большинства задач необходим одновременный доступ к нескольким взаимосвязанным таблицам. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц. При создании в ACCESS схемы данных в ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет системе автоматически использовать связи, один раз определенные в схеме данных, при создании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц, а пользователь освобождается от необходимости указывать эти связи при конструировании этих объектов. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц. Схема данных прежде всего ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми могут быть установлены одно-многозначные (1:М) или одно-однозначные (1:1) связи, для которых может автоматически поддерживаться связная целостность. Поэтому схему данных целесообразно строить в соответствии с информационно-логической моделью. При построении схемы данных ACCESS автоматически определяет по выбранному полю связи тип отношения между таблицами. Если поле по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в одной таблице, так и в другой, ACCESS выявляет отношения один-к-одному. Если поле связи является уникальным ключом в одной таблице (главной таблицы связи), а в другой таблице (подчиненной таблице связи) является не ключевым или входит в составной ключ, то есть значения его могут повторяться, ACCESS выявляет отношение один-ко-многим между записями главной таблицы к подчиненной. В этом случае можно задать автоматическое поддержание целостности связей. Связи-объединения. Между двумя таблицами может быть установлена связь-объединение по некоторому полю связи. Для связи-объединения может быть выбран один из трех способов объединения записей:
Такой тип связи может быть определен, если связь характеризуется отношением 1:1 или 1:М, а также если тип отношения не может быть определен системой, то есть если не выполняются условия для этих отношений. Например, при выборе в главной таблице в качестве поля связи неключевого поля или поля, входящего в составной ключ, ACCESS сообщает, что тип отношения не может быть определен. В этом случае между таблицами возможно установить только связи-объединения. Связь-объединение обеспечивает объединение записей таблиц, имеющих одинаковое значения в поле связи. Кроме того, если выбран второй или третий вариант в результат объединения могут быть добавлены записи из таблицы, для которых нет логически связанных записей в другой таблице. Последние два варианта часто необходимы для решения практических задач. Примером такой задачи может быть формирование записей студентов с результатами успеваемости как в случае получения оценки по предмету, так и при отсутствии оценки. При отсутствии оценки соответствующее поле будет пустым. При создании схемы данных пользователь включает в нее таблицы и устанавливает связи между ними. Для связей типа 1:1 и 1:М можно задать параметр обеспечения связной целостности данных, а также автоматическое каскадное обновление и удаление связных записей. Обеспечение связной целостности данных означает, что ACCESS при корректировке базы данных обеспечивает для связных таблиц контроль за соблюдение следующих условий:
При попытке пользователя нарушить эти условия в операциях добавления и удаления записей или обновления ключевых данных в связанных таблицах ACCESS выводит соответствующее сообщение и не допускает выполнения операции. Установление между двумя таблицами связи типа 1:1 и 1:М и задание для нее параметров целостности данных возможно только при следующих условиях:
ACCESS автоматически отслеживает целостность связей при добавлении удалении записей и изменении значений ключевых полей, если между таблицами в схеме данных установлена связь с параметрами обеспечения целостности. При действиях, нарушающих целостность связи таблиц, выводится сообщение. ACCESS не позволяет установить параметр целостности для связи таблиц, если ранее введенные в таблицы данные не отвечают требованиям целостности. Если для выбранной связи обеспечивается поддержание целостности, можно задать режим каскадного обновления связанных полей и режим каскадного удаления связанных записей. В режиме каскадного обновления связанных полей при изменении значения поля связи в записи главной таблицы, ACCESS автоматически изменит значения в соответствующем поле в подчиненных записях. В режиме каскадного удаления связанных записей при удалении записи из главной таблицы будут автоматически удалятся все связанные записи в подчиненных таблицах. При удалении записи из главной таблицы выполняется каскадное удаление подчиненных записей на всех уровнях, если этот режим задан на каждом уровне. При удалении записей непосредственно в таблице или через форму выводится предупреждение о возможности удаления связанных записей. Создание схемы данных начинается в окне Базы данных (Database) с выполнения команды Сервис/Схема данных (Tools\Relationships) или нажатия кнопки Схема данных (Relationships) на панели инструментов базы данных. После нажатия кнопки Схема данных (Relationships) открывается окно Добавление таблицы (Show Table), в котором можно выбрать таблицы и запросы, включаемые в схему данных. Для размещения таблицы в окне Схема данных (Relationships) надо выделить ее в окне Добавление таблицы (Show Table) и нажать кнопку Добавить(Add). Для выделения нескольких таблиц надо, удерживая клавишу В результате в окне Схема данных (Relationships) будут представлены все включенные таблицы со списком своих полей. Далее можно приступать к определению связей между ними. При определении связей в схеме данных удобно использовать информационно-логическую модель в каноническом виде, по которой легко определить главную и подчиненную таблицу каждой одно-многозначной связи, поскольку в такой модели главные объекты всегда размещены выше подчиненных. Эти связи являются основными в реляционных базах данных, т.к. одно-однозначные связи используются лишь в редких случаях, когда приходится разделять большое количество полей, определяемых одним и тем же ключом, по разным таблицам, имеющим разный регламент обслуживания. Устанавливая в окне схемы данных связи типа 1:М между парой таблиц, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь. Далее, при нажатой кнопке мыши, протащить курсор в соответствующее поле таблицы. При создании связи по составному ключу необходимо выделить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчиненной таблице. Для выделения всех полей, входящих в составной уникальный ключ, необходимо отмечать поля при нажатой клавише При составном ключе связи в окне Изменение связей(Edit Relationships) необходимо для каждого поля ключа в главной таблице ТАБЛИЦА/ЗАПРОС(Table\Query) выбрать соответствующее поле подчиненной таблицы, названной СВЯЗАННАЯ ТАБЛИЦА/ЗАПРОС (Related Table\Query). В окне Изменение связей(Edit Relationships) можно задать параметр Обеспечение целостности данных(Enforce Referential Integrity) для выбранной связи. Если таблицы уже содержат данные, не отвечающие требованиям целостности, связь 1:М не устанавливается и не выдается сообщение. После задания параметра целостности можно в окне Изменение связей(Edit Relationships) при необходимости отметить флажки каскадное обновление связанных полей(Cascade Update Related Fields) и каскадное удаление связанных записей(Cascade Delete Related Records). Кнопка Новое в окне Изменение связей позволяет перейти к созданию связи между любыми двумя таблицами базы, не выходя в окно схемы данных. Задание 1. Создать таблицу «Кафедра» новой базы данных «Кафедры», структура которой приведена на рис.4.1. Рис.4.1 З  аполнить ее данными в соответствии с рис.4.2. Рис.4.2 Создать таблицу «Преподаватель», структура которой приведена на рис.4.3, и заполнить ее данными, приведенными на рис.4.4.  Рис.4.3  Рис.4.4 Задание 2. Организовать связь между таблицами «Кафедра» и «Преподаватель», организовав автоматическое обеспечение целостности данных и каскадное обновление связанных полей. Поля связи: «Код кафедры» – в таблице «Кафедра», «Кафедра» – в таблице «Преподаватель». При модификации схемы данных осуществляется изменение состава ее таблиц – удаление, добавление таблиц и изменение связей. Необходимость изменения связей возникает, в частности, при изменении ключей в таблицах. Изменение ключа по составу, по типу, и размеру его полей не может выполняться, пока не удалены связи таблицы в схеме данных. При изменении типа данных для неключевых полей, задействованных в связях таблицы, также необходимо сначала открыть окно схемы данных. Для этого надо закрыть все таблицы и выполнить команду Сервис|Схема данных (Tools|Relationship) или нажать кнопку Схема данных (Relationship) на панели инструментов. При этом открывается панель инструментов Связь (Relationship). Добавление таблиц выполняется при нажатии кнопки Добавить таблицу (Show Table) панели инструментов Связь (Relationship). В диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) надо выделить нужную таблицу и нажать кнопку Добавить (Add). Удаление таблицы из схемы данных осуществляется переходом в окно Схема данных (Relationship). В этом окне надо удалить связи таблицы, сделать таблицу текущей и выполнить команду Правка|Удалить (Edit|Delete) или нажать клавишу <Delete>. Удаление связи – к связи подвести курсор мыши и отметить связь щелчком, затем нажать правую кнопку мыши, вызвав контекстное меню, и выполнить команду Удалить связь (Delete Relationship). Помеченную связь можно также удалить командой Правка|Удалить (Edit|Delete) или нажав клавишу <Delete>. Изменение параметров связи выполняется при выделенной связи в диалоговом окне, которое вызывается командой Связи|Изменить связь (Relationship|Edit Relationship) или соответствующей командой контекстного меню. Задание 3. Создать таблицу «Предмет» в соответствии со структурой на рис.4.5 и заполнить ее данными согласно рис.4.6.  Рис.4.5  Рис.4.6 Задание 4. Установить связь таблицы «Предмет» и таблицы «Преподаватель» организовав автоматическое обеспечение целостности данных и каскадное обновление связанных полей. Поля связи: «Код преподавателя» – в таблице «Преподаватель», «Преподаватель» – в таблице «Предмет». В результате должна получиться схема данных, приведенная на рис.4.7.  Рис.4.7 Если построена схема данных и установлены параметры целостности, то при вводе и корректировке данных во взаимосвязанных таблицах пользователь должен учитывать требования связной целостности, рассмотренные в предыдущем разделе. Если для одно-многозначных связей, установленных в схеме данных, не задан параметр Обеспечение целостности данных(Enforce Referential Integrity), то пользователь при добавлении, удалении записей и изменения значений ключевых полей должен сам отслеживать непротиворечивость данных и целостность связей. Если задан только параметр Обеспечение целостности данных(Enforce Referential Integrity), то ACCESS разрешает пользователю:
При попытке добавить в таблицу запись, для которой нет соответствующей главной записи, или удалить запись, для которой имеется связанная с ней подчиненная, или изменить значение ключа записи при наличии связанной подчиненной записи система выдаст сообщение о невозможности внесения изменений в таблицу. Если наряду с параметром Обеспечение целостности данных(Enforce Referential Integrity) задан параметр каскадное удаление связанных записей(Cascade Delete Related Records), то пользователь может удалить запись, и при этом автоматически будут удалены все подчиненные записи. Если наряду с параметром Обеспечение целостности данных(Enforce Referential Integrity) задан параметр каскадное обновление связанных полей(Cascade Update Related Fields), то пользователь может изменять значение ключевого поля, и при этом автоматически будут обновлены все значения внешних ключей во всех связанных подчиненных записях. Таким образом, при загрузке таблиц базы данных при установленных параметрах целостности система отслеживает корректность связей для вводимых записей. В ACCESS 2000 имеется возможность отображения записей подчиненных таблиц при просмотре таблицы. Благодаря этому пользователь может при добавлении, удалении и корректировке записей осуществлять контроль за корректностью связей в отображаемой цепочке таблиц. В таблице базы данных ACCESS 2000 одновременно можно просматривать данные взаимосвязанных таблиц нескольких уровней. При просмотре таблицы, которая имеет простой ключ, только одну подчиненную таблицу, и в схеме данных между ними уже определена связь, отображается столбец со значками (+) в каждой записи. Достаточно щелкнуть на этом значке в строке записи, чтобы отобразить записи подчиненной таблицы, связанные текущей записью. При этом плюс на значке преобразуется в (-). Щелчком на минусе подчиненные записи закрываются. Таким образом могут быть открыты подчиненные записи каждой записи главной таблицы. Открыв все записи главной таблицы, вы увидите все записи подчиненной таблицы, разбитые на подмножества, связанные с конкретными записями главной таблицы. Воспользовавшись командой меню Формат\Подтаблица\Развернуть все (Format\Subdatasheet\Expand All ) или Свернуть все(Collapse All), можно открыть или закрыть все подчиненные записи1. При этом свойстве главной таблицы Имя подчиненной таблицы(Subdatasheet Name) по умолчанию устанавливается значение Авто(Auto), которое и определяет единственную связь таблицы и вывод столбца со значками «+» для открытия записей по этой связи2. В общем случае открывать связанные записи нужной подчиненной таблицы можно только в том случае, если в свойствах таблицы была определена связь с этой подчиненной таблицей и задан ключ этой связи. Для определения связи можно задать соответствующие свойства таблицы. Для удобства пользователя в режиме таблицы предусмотрена команда меню Вставка\Подтаблица (Insert\Subdatasheet),которая позволяет в диалоговом режиме определить связь. Кроме того, предусмотрен ряд кнопок, которые могут быть выведены на панель инструментов:
Итак, если таблица не имеет столбца с полюсами, надо выполнить команду Подтаблица(Subdatasheet), которая определит связь таблицы с подчиненной и даст возможность открывать связанные данные в подчиненном окне. После выполнения команды выводится окно Вставка подтаблицы (Insert Subdatasheet), в котором следует выбрать подчиненную таблицу или запрос и указать ключ связи. Если главная и подчиненная таблицы имеют разные имена полей, составляющих ключ связи, и в схеме данных не установлена связь между таблицами, то в окне Вставка подтаблицы (Insert Subdatasheet) можно ввести имена полей связи, разделяя их точкой с запятой. При этом система автоматически добавляет данную связь в схему базы данных. Установлення таким образом связь действует во время текущего просмотра главной таблицы. Если сохранить таблицу, то установленная связь с подчиненной таблицей делается постоянной, т.к. только после этого записывается в свойства главной таблицы3. Командой Подтаблица(Subdatasheet) можно изменить ранее установленную и сохраненную связь с некоторой подчиненной таблицей. Для этого в окне Вставка подтаблицы (Insert Subdatasheet) надо установить новую связь таблицы, которая будет действовать только в течение сеанса. Сохранив таблицу, можно заменить ранее установленную связь на новую постоянную. При этом запись в свойствах таблицы изменяется автоматически. Пользуясь командой Подтаблица(Subdatasheet), можно в течение одного сеанса подключать для работы различные подчиненные таблицы или запросы. Для установления постоянной связи таблицы с конкретной подчиненной можно обратиться непосредственно к свойствам таблицы в режиме конструктора. В списке свойства Имя подчиненной таблицы(Subdatasheet Name) выбирается подчиненная таблица, при этом в свойствах Подчиненные поля(Link Child Fields) и Основные поля(Link Master Fields) отобразятся поля ключа (простого и составного) главной таблицы, по которым осуществляется связь. Для удаления связи, жестко зафиксированной в свойствах таблицы, можно выбрать параметр Авто(Auto) в качестве значения свойства Имя подтаблицы(Subdatasheet Name). Для того чтобы в таблице не выводился столбец, позволяющий открывать подчиненные записи, в качестве значения свойства должно быть установлено Нет (None). Это можно сделать в режиме таблицы с помощью команды меню Формат\Подтаблица\Удалить (Format\Subdatasheet\Remove) или соответствующей кнопки панели инструментов. В подчиненной таблице можно выполнять те же действия, что и в главной: работать с данными или отображать подчиненную более низкого уровня. Несмотря на то, что основным назначением команды является предоставление просмотра связанных записей подчиненных таблиц, система позволяет устанавливать связь и просматривать связанную запись главной таблицы из подчиненной.  Рис.4.8 Задание 5. Открыть таблицу «Кафедра» (см. рис.4.8) и дополнить базу данными следующей информацией:
К модификации структуры базы данных относится изменение структуры отдельных таблиц, добавление и удаление таблиц, а также изменение схемы данных. Для изменения структуры таблиц основным является режим конструктора таблиц, хотя некоторые изменения можно произвести в режиме таблицы. Такие простые операции, как изменение имени, добавление, удаление неключевых полей, могут быть выполнены в обоих режимах. Однако в режиме таблицы имеется ряд ограничений. Например, можно в режиме таблицы изменить имя поля, дважды щелкнув мышью на его заголовке и введя новое значение. Это значение становится именем поля, но при этом теряется значение подписи поля. Для точного определения типа данных также потребуется определять свойства поля в режиме конструктора. |
Похожие:
 | Методические указания предназначены для студентов заочного отделения по специальности 120301 «Землеустройство» исодержат программу... |  | Методические указания по самостоятельной работе: контрольные работы (вопросы и задания), тесты для самоконтроля, рефераты, курсовые... |
| В методических указаниях приведены рекомендации по изучению программного материала, вопросы для самоконтроля, рекомендации по выполнению... | | Методические указания содержат общие положения, организационные вопросы выполнения и защит работ, требования к оформлению курсовой... |
| Методические указания составлены в соответствии с программой дисциплины "Аудит". Даются рекомендации по изучению дисциплины. Приводятся... | | В процессе изучения дисциплины «Практикум по налогообложению» студенты специальности "Бухгалтерский учет, анализ и аудит" заочной... |
| Методические указания по выполнению и защите дипломной работы по специальности: 080105 «Финансы и кредит». Спб, 2014. – 47 с | | Крайний срок сдачи контрольной работы — за неделю до начала экзаменационной сессии. Студентов, не сдавших своевременно контрольные... |
| Аннотация: Методические указания по выполнению курсовой работы разработаны помощь студентам, обучающимся по специальности 151031... | | Выпускная квалификационная работа: методические указания к выполнению выпускной квалификационной работы / Сост. Н. П. Литвинова |