Число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто) это число определяется установкой в свойстве Формат поля. Следует иметь в виду, что установка этого вида не действует, если свойство Формат поля не установлено или выбрано значение Основной. Свойство Число десятичных знаков влияет только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков нужно изменить свойство Размер поля.
Подпись поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.
Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке.
Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение.
Тип элемента управления
На вкладке Подстановка в окне конструктора таблиц задается свойство Тип элемента управления. Это свойство определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в форме в виде Поля, Списка или Поля со списком. Таким образом определяется вид элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля.
Если для поля выбран тип элемента управления Список или Поле со списком, на вкладке Подстановка появляются дополнительные свойства, которые определяют источник данных для строк списка и ряд других характеристик списка. В качестве источника данных для списка выбирается таблица, с которой осуществляется постоянная связь, что обеспечивает актуальное состояние списка.
Определение первичного ключа
Каждая таблица в реляционной БД должна иметь уникальный первичный ключ, который может быть простым или составным, включающим несколько полей (до 10). Для определения ключа необходимо выделить поля, составляющие ключ, и на панели инструментов Конструктор таблиц нажать кнопку Ключевое поле либо выполнить команду меню Правка/Ключевое поле.
Для ключевого поля автоматически строится индекс. В этом можно убедиться, посмотрев информацию об индексах таблицы. Окно Индексы вызывается щелчком на кнопке просмотра и редактирования индексов Индексы на панели инструментов или выполнением команды меню Вид/Индексы. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.
Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, Access спросит о необходимости создания первичного ключа. При ответе «Да» Access создаст первичный ключ с типом данных Счетчик.
Сохранение таблицы
После определения структуры таблицы ее надо сохранить. Для этого можно воспользоваться командой меню Файл/Сохранить или кнопкой панели инструментов конструктора Сохранить. В появившемся окне Сохранение вводится имя таблицы.
При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных, в которую помещается созданная таблица.
После сохранения таблицы становится доступным режим, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы – созданию записей. Переход в этот режим, называемый режимом таблицы, возможет только после сохранения структуры таблицы и осуществляется нажатием кнопки Вид на панели инструментов конструктора таблиц или выбором этого режима при открытии списка на этой кнопке.
Задание 2
Создать базу данных «Предприятие». Создать структуру таблицы «Работники» базы данных «Предприятие» в режиме конструктора (см. ниже).
Имя поля
|
Клю-чевое поле
|
Обя-за-тель-ное поле
|
Тип данных
|
Раз-мер
|
Число деся-тич-ных знаков
|
Подпись поля
|
Подр
|
Да
|
Да
|
Тексто-вый
|
10
|
|
Подразделение
|
Таб№
|
Да
|
Да
|
Тексто-вый
|
3
|
|
Табельный номер в подразделении
|
ФИО
|
|
Да
|
Тексто-вый
|
15
|
|
Ф.И.О.
|
ГОД РОЖД
|
|
Нет
|
Число-вой
|
Це-лое
|
|
Год рождения
|
Образование
|
|
Нет
|
Тексто-вый
|
25
|
|
|
Оклад
|
|
Нет
|
Число-вой
|
С плав. Точ-кой 4 байта
|
2
|
Оклад
|
Перейти в режим таблицы, заполнить ее следующими данными.
Подразделение
|
Таб номер в подраз-делении
|
Ф.И.О.
|
Год рождения
|
Образова-ние
|
Оклад
|
ОГМ
|
01
|
Аристов Р.П.
|
1964
|
Высшее проф.
|
3000
|
ОГМ
|
02
|
Бондаренко С.А.
|
1973
|
Среднее
|
2500
|
ОГМ
|
03
|
Борисова Е.И.
|
1971
|
Среднее проф.
|
3000
|
ОГМ
|
04
|
Макова Н.В.
|
1977
|
Начальное проф.
|
2850
|
ОК
|
01
|
Боярская Н.П.
|
1969
|
Высшее проф.
|
3500
|
ОК
|
02
|
Федоров Д.К.
|
1966
|
Высшее проф.
|
4000
|
ОК
|
03
|
Сидоров И.Р.
|
1974
|
Высшее проф.
|
2780
|
УКСС
|
01
|
Андреев Г.М.
|
1970
|
Высшее проф.
|
4560
|
УКСС
|
02
|
Петров О.К.
|
1975
|
Высшее проф.
|
3980
|
Цех № 4
|
01
|
Иванов К.К.
|
1960
|
Начальное проф.
|
3600
|
Добавить поле «Паспорт» самостоятельно определив его параметры и с использованием маски ввода.
Создание новой таблицы в режиме таблицы
В режиме таблицы пользователь может создать таблицу, не определяя предварительно ее структуры.
Создание новой таблицы в режиме таблицы осуществляется выбором строки Создание таблицы путем ввода данных в рабочем поле окна базы данных или строки Режим таблицы в окне Новая таблица.
После выбора этого режима сразу открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные, при сохранении этой таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. автоматически создаст структуру таблицы. Таблица, предлагаемая Access в рассматриваемом режиме для заполнения данными имеет 10 столбцов и 21 строку. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2 и т.д.
Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя, непосредственно редактируя имена в заголовке столбцов. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на области выделения столбца, содержащей его имя. Тот же эффект достигается командой Формат/Переименовать столбец.
Если требуется создать таблицу, содержащую более 20 полей, то можно вставить новые столбцы. Для этого следует перейти в столбец, слева от которого требуется вставить новый столбец, и выполнить команду меню Вставка/Столбец.
Для удаления определенного столбца следует пометить его, щелкнув мышью на заголовке, и выполнить команду Правка/Удалить столбец. Для перемещения столбца нужно пометить его и, оставив курсор на заголовке, нажать кнопку мыши и, удерживая его, перетащить столбец в нужное место.
В каждый столбец вводятся данные определенного типа. При вводе данных, для которых определены стандартные форматы, необходимо использовать форматы из установленного для этого типа списка. Это позволяет Access автоматически определить тип данных. Свойство Формат поля остается пустым и при отображении данных используется формат по умолчанию. Все столбцы, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы
По окончании ввода данных во все нужные столбцы необходимо сохранить таблицу, выполнив соответствующую команду.
При сохранении таблицы выводится приглашение для создания ключевого поля. При выборе Да в таблицу будет добавлено ключевое поле типа Счетчик. Если в таблице имеются поля с однозначной идентификацией каждой записи, то целесообразно одно из таких полей сделать ключевым. В этом случае нужно нажать Нет и самостоятельно назначить ключ в режиме конструктора.
Только после сохранения таблицы Access создает ее структуру и делает возможным переход в режим конструктора таблиц. Тип данных каждого поля определяется форматом введенных данных. Если в дальнейшем требуется изменить определение поля, например, задать другой тип данных, формат, указать значения по умолчанию, создать маски ввода или определить условие на значение, добавить новые поля, то эти действия можно выполнить в режиме конструктора.
Вне зависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет в любой момент изменить структуру таблицы.
Задание 3
В режиме таблицы создать таблицу «Подразделения» базы данных «Предприятие»
Аббревиатура
|
Численность работающих
|
Руководитель
|
Площадь помещений
|
ОГМ
|
30
|
Железнов А.В.
|
100,25
|
ОК
|
32
|
Сальникова Е.М.
|
130,3
|
УКСС
|
15
|
Шитов А.А.
|
50,6
|
Цех №4
|
150
|
Асадов К.Н.
|
600
|
Цех №16
|
80
|
Петров И.И.
|
480,5
|
БРИЗ
|
10
|
Соколов П.А.
|
50,5
|
ОТК
|
30
|
Викторов К.К.
|
80,25
|
Бухгалтерия
|
40
|
Воробьев П.И.
|
150,4
|
ОГК
|
100
|
Кузнецов Е.Н.
|
450,8
|
Перейти в режим конструктора и уточнить структуру таблицы в соответствии с табл.
Имя поля
|
Ключевое поле
|
Обязательное поле
|
Тип данных
|
Размер
|
Число десятич-ных знаков
|
Подпись поля
|
Условие на значения
|
Сообщение об ошибке
|
Аббр
|
Да
|
Да
|
Текстовый
|
10
|
|
Аббре-виатура
|
|
|
Числ
|
|
Нет
|
Числовой
|
Байт
|
|
Численность работающих
|
>=3 And <=200
|
Недопустимая численность персонала в подразделении
|
Рук
|
|
Да
|
Текстовый
|
20
|
|
Руко-водитель
|
|
|
Пл
|
|
Нет
|
Числовой
|
С плав. точкой 4 байта
|
2
|
Площадь помещений
|
>6 And <1000
|
Недопустимое значение площади
|
Проверить действие функции «Условие на значения» посредством ввода заведомо некорректной информации.
Создание таблицы с помощью мастера таблиц
Мастер таблиц автоматически создаст таблицу по одному из шаблонов. Начать работу мастера можно выбрав строку Создание таблицы с помощью мастера в рабочем поле объекта Таблицы окна База данных. Для создания таблицы с помощью мастера можно также выбрать Мастер таблиц в окне Новая таблица. Мастер автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 50 образцов таблиц, предназначенных для использования в различных целях. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать нужные для включения в создаваемую таблицу.
Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы. Мастер определит ключ таблицы. Может быть создана связь новой таблицы с уже существующими в базе данных. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таблицу. После создания таблицы мастером можно в любое время доработать структуру таблицы в режиме конструктора. |
