Разделы отчета
Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне конструктора отчетов. При создании отчета в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчета.
Наличие этих разделов, а также их удаление или включение определяется командами меню Вид|Колонтитулы (View|Page Header/Footer) и Вид|3аголовок/примечание отчета (View|Report Header/Footer). Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.
При создании отчета его разделы нужно заполнить элементами в соответствии с разработанным пользователем макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В верхний и нижний колонтитул обычно помещают заголовки, номера страниц и даты. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных или запросов.
При необходимости группировки записей по полю в окно конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы (Report Header) и Примечание группы (Footer). В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки выводимых записей.
Элементы разделов отчета
В процессе конструирования с помощью команд меню или кнопок панели инструментов конструктора отчетов и панели элементов разделы отчета заполняются элементами в соответствии с планируемым макетом отчета.
Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных (Detail), которой можно придать вид табличной части отчета. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.
Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т. п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов. Назначение кнопок панели элементов было показано на рис. 4.8.
Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в конструкторе форм.
Панель инструментов конструктора отчетов
В процессе конструирования отчета используются команды меню, панель инструментов Конструктор отчетов, а также панель элементов.
Панель инструментов конструктора отчетов появляется, когда осуществляется переход в режим конструирования отчета при первоначальном создании или при внесении изменений в макет отчета.
Создание отчета
Создание отчета в режиме конструктора
В окне базы данных выберем объект Отчеты (Reports) и нажмем кнопку; Создать (New). Далее в диалоговом окне Новый отчет (New Report) выберем таблицу СТУДЕНТ, которая будет источником данных для отчета. Для создания отчета в режиме конструктора выберем Конструктор (Design).
Если отсутствует раздел Заголовок отчета (Report Header), включим его с помощью кнопки Заголовок/примечание отчета (Report Header/Footer) панели конструктора отчетов.
Группировка и сортировка данных отчета
Для выполнения требований к группировке и сортировке данных, отображаемых в отчете, необходимо нажать кнопку Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) на панели инструментов конструктора и задать необходимые параметры в открывшемся диалоговом окне.
Группировка по полю. Для группировки записей по какому-либо определенному признаку необходимо выбрать в окне Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) из списка поле, по значениям которого нужно проводить группировку. Для этого в области Свойства группы в строках Заголовок группы и Примечание группы надо выбрать Да (Yes). Сортировка для поля устанавливается автоматически.
Сортировка по полю. Для вывода отсортированного списка данных из базы нужно выбрать Свойства группы этого поля в строках Заголовок группы и Примечание группы. По умолчанию установлены значения Нет (No).
Размещение полей из таблиц
Размещение поля группировки. Значение поля группировки должно быть представлено один раз в заголовке группы. Для этого нужно разместить поле в разделе Заголовок группы. Для этого нужно Нажать кнопку панели инструментов конструктора отчетов Список полей и перетащить поле в раздел заголовка. Для установки размеров рамки по размеру текста подписи нужно выполнить команду Формат|Размер|по размеру данных или соответствующую кнопку панели инструментов.
Формирование табличной части отчета. Для этого необходимо последовательно разместить поля в области данных, которая определяет содержимое строк табличной части. Поле размещается вместе с подписью, которую система берет из свойств полей таблицы. Подписи полей надо перенести в область заголовка путем вырезания и вставки. Если они не совпадают с названиями столбцов в проекте макета, их надо откорректировать. Подписи также можно создать заново, воспользовавшись кнопкой панели элементов Надпись.
Включение вычисляемого поля в отчет
Для включения расчетного реквизита нужно нажать кнопку Поле на панели элементов и разместить элемент Свободный в раздел Примечание группы. Затем, определить в свойствах этого элемента выражение для расчета среднего значения. Для этого запишем на вкладке Данные в строку Данные необходимую функцию. После возможно отредактировать подпись поля. Для этого нужно выделить подпись и вызвать ее свойства. В свойствах на вкладке Макет в строке Подпись записать требуемый текст. Такие действия, как изменение подписи или ввод выражения в поле можно выполнить, и не обращаясь к свойствам элементов.
Добавление текущей даты и номера страницы
Для добавления в отчет текущей даты имеется встроенная функция Now(). Для этого в заголовке отчета создается свободный элемент, нажатием кнопки Поле, и зададием в окне его свойств на вкладке Данные в строке Данные выражение =Now().
Для добавления номера страницы в нижний колонтитул нужно создать свободный элемент и заполнить в его свойствах на вкладке Данные строку Данные выражением =[Page].
Существуют и другие способы формирования поля даты и номера страницы.
Поле текущей даты и времени можно добавить в отчет, выполнив в режиме конструктора команду Вставка|Дата и время. Установка в диалоговом окне Дата и время флажков Формат даты и/или Формат времени позволяет вставить текущую дату и/или текущее время и выбрать нужный формат.
В отчет будет добавлено поле, в свойствах которого на вкладке Данные в строке Данные будет записано соответствующее выражение. Если в отчете имеется раздел заголовка, поле добавляется в этот раздел. В противном случае поле вносится в раздел данных. В качестве выражения записывается функция Format, которая формирует значение на основе заданных ей аргументов — функции Date(), возвращающей текущую системную дату, и формата, в котором должна выводиться дата.
Поле нумерации страниц можно добавить в отчет, выполнив в режиме конструктора команду Вставка|Номера страниц. В окне диалога Номера страниц выбираются параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц. Для печати номера страницы на первой странице устанавливается флажок Отображать номер на первой странице.
Замечание
Выражение, определяющее вывод номеров страниц, записывается в свойствах поля на вкладке Данные (Data) в строке Данные (Control Source). Выражение может иметь вид:
="Страница"&[Page]
или:
="Страница"&[Page]&" из "&[Pages],
что соответствует выбору Страница N (Page N) или Страница N из М (Page N of M).
Завершение оформления отчета
Для окончательного оформления введем в раздел Заголовок отчета (Report Header) название отчета — "СПИСКИ СТУДЕНТОВ". Для этого воспользуемся кнопкой панели элементов Надпись (Label). Установим нужный шрифт надписи, с помощью кнопок панели форматирования.
Для вывода названия отчета на последующих страницах введем его также в Верхний колонтитул (Page Header). Для этого можно скопировать название из раздела Заголовок отчета (Report Header), вставить в раздел Верхний колонтитул (Page Header) и выбрать нужный шрифт. Далее надо указать в свойствах отчета на вкладке Макет (Format) в строке Верхний колонтитул (Page Header): "Без заголовка" (Not with Rpt Hdr). Свойства отчета могут быть вызваны при установке курсора на пересечении линеек.
Создадим линии в соответствии с макетом, воспользовавшись кнопкой панели элементов Линия (Line).
Просмотр и печать отчета
Просмотр отчета
Переход из режима конструктора отчетов в режим предварительного просмотра осуществим, нажав кнопку Предварительный просмотр. Для просмотра ранее созданного отчета нужно выбрать его в окне базы данных на вкладке Отчеты и нажать кнопку Просмотр. Отчет при просмотре отобразится на экране таким, каким он будет напечатан.
В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов.
Для просмотра нужных страниц отчета можно использовать стандартное поле номера страницы в нижнем левом углу окна отчета.
Печать отчета
Кнопка Печать (Print) панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести отчет на печать.
С помощью команды Файл|Параметры страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию (книжная, альбомная) и т. д. Команда Файл|Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета или выделенные записи, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатываться в другое время.
Задание
Спроектировать отчеты для всех ранее созданных баз данных: «Работник», «Подразделение», «Кафедра», «Литература», «Студент». Отчет должен учитывать специфику отображаемой информации и быть представлен наиболее компактным способом.
Литература
Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – СПб.: КОРОНА принт, 2000.
Дейт К., Дж. Введение в системы баз данных, 6-е изд.: Пер. с англ. К.; М.; СПб.: Издательский дом «Вильямс», 1999.
Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999.
|
