Примерная инструкция по делопроизводству в общественных объединениях
Скачать 1.26 Mb.
|
Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ") печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему: в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) печатается в протоколе полностью с приведением при необходимости итогов голосования. Постановление (решение) может содержать несколько пунктов, они располагаются в протоколе по значимости, каждый из них нумеруется. В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. Содержание особого мнения заносится в протокол после соответствующего постановления (решения). 2.3.5.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть содержит инициалы и фамилию председателя, должности, инициалы и фамилии присутствовавших. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Должности присутствующих могут указываться обобщенно. Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется, начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным способом размером шрифта № 14. Ниже наименования вопроса указываются фамилии и инициалы выступивших при его обсуждении. Фамилии печатаются через 1 интервал. Затем указывается принятое решение. 2.3.5.5. Протокол подписывается председателем и секретарем и приобретает юридическую силу только при наличии этих двух подписей. Датой протокола является дата заседания (совещания, коллегии, собрания). Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, самостоятельно по каждой группе протоколов: заседания правления, советов, ревизионных комиссий и так далее. 2.3.5.6. Копии протоколов, при необходимости, рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. В некоторых случаях, а также при доведении до исполнителей принятых решений составляется выписка из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсуждение и принятое решение. 2.3.5.7. Протоколы (выписки из протоколов) печатаются на общем бланке общественного объединения размером шрифта № 14 с применением следующих реквизитов: Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" ("ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА") печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру. Вид заседания (совещания) отделяется от слова "ПРОТОКОЛ" двумя интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания (совещания) выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер протокола". Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается выше реквизита "место проведения заседания (совещания)" через 2 интервала. Номер протокола состоит из знака "№" и порядкового номера. Основная часть протокола печатается через 1,5 интервала. Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать. Подписи председателя и секретаря печатаются через 4 интервала после текста, от левой границы поля через 1 интервал. 2.3.6. Записки (докладные, объяснительные). 2.3.6.1. Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения - автора документа; наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; адресат; заголовок документа, кратко и точно отражающий его содержание; текст документа; подпись автора документа (Приложение № 8). 2.3.6.2. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги. 2.3.7. Служебные письма. 2.3.7.1. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1 - 2-х машинописных страниц. Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до трех машинописных страниц текста. Они состоят из следующих основных частей: - вступление - обоснование, причины, цели письма; - основное содержание - просьба, решение, напоминание; - заключение. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: - ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; - констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. 2.3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя общественного объединения на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя общественного объединения. 2.3.7.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (Приложение № 2). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующая страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. 2.3.7.4 Датой письма является дата его подписания. 2.3.7.5. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени общественного объединения, или от третьего лица множественного числа (исполком считает возможным). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна лишь в случаях, когда письмо оформляется на должностном бланке или носит личностный характер и содержит персональное обращение к адресату. В современной переписке принято использовать формы вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста. Общая формула обращения: Уважаемый господин Петров! Уважаемые господа! При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям обществ, компаний возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр! В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Олег Николаевич! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Заключительная часть письма заканчивается формулой вежливости, которая отделяется от названия должности в подписи запятой, например: С уважением, Председатель Совета Личная подпись В.А. Петров 2.3.8. Оформление служебных и частных писем при переписке с зарубежными корреспондентами. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер. 2.3.8.1. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом. В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Москва, 8 марта 1996 года; Варшава, 23 марта 1996 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле. Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно. После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...". Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении; Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении). Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например: Господину Б. Итопу Председателю Правления фонда "Призыв совести" г. Вашингтон В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например: Его Превосходительству господину М. Андерсу Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г. Москва На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. Допускается оформление писем в соответствии с правилами внутренней переписки. При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом. Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны. Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами. Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки. 2.3.8.2. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам. Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется. Обращение в таком письме обычно бывает следующим: Уважаемый господин Министр, Уважаемый господин Директор, Уважаемый господин Сенатор и т.п. Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте. |
Похожие:
 | Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... |  | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
| Фз «О некоммерческих организациях», от 19. 05. 1995 №82 фз «Об общественных объединениях», от 26. 09. 1997 №125 фз «О свободе совести... | | Фз «О некоммерческих организациях», от 19. 05. 1995 №82 фз «Об общественных объединениях», от 26. 09. 1997 №125 фз «О свободе совести... |
| Фз «О некоммерческих организациях», от 19. 05. 1995 №82 фз «Об общественных объединениях», от 26. 09. 1997 №125 фз «О свободе совести... | | Фз «О некоммерческих организациях», от 19. 05. 1995 №82 фз «Об общественных объединениях», от 26. 09. 1997 №125 фз «О свободе совести... |
| Фз «О некоммерческих организациях», от 19. 05. 1995 №82 фз «Об общественных объединениях», от 26. 09. 1997 №125 фз «О свободе совести... | | Министерство культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | «О некоммерческих организациях»; «Об общественных объединениях» исполнительные органы общественных организаций, в том числе и единоличный... |