Примерная инструкция по делопроизводству в общественных объединениях
Скачать 1.26 Mb.
|
Личная подпись В.Г. Кузнецов Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается его заместителем или руководителем структурного подразделения в соответствии с установленным распределением обязанностей. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, допускается внесение в подпись исправлений от руки либо машинописным способом в виде сокращений "И.о." (Исполняющий обязанности), "Зам." (Заместитель). Не допускается подписание документа с проставлением предлога "За" и косой черты перед наименованием должности. 2.2.19. Согласование проекта документа. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия правовым актам, ранее принятым решениям, а также когда содержание документа затрагивает интересы других общественных объединений или органов управления (внешнее согласование). Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), указание должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Председатель правления регионального общественного движения «Союз правозащитных организаций Свердловской области» Личная подпись В.И. Попов 14.03.2008 Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от 17.03.2006 г. № 3 Наименование согласующего документа указывается в именительном падеже. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левой нижней части документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например: Начальник юридического отдела Личная подпись Л.А. Иванова 02.02.2006 При наличии замечаний виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись Н.А. Сидорова 02.02.2006 Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, прилагаются к документу и докладываются руководителю, подписывающему документ. Визы проставляются на документе, подлинник которого остается в организации, в нижней части оборотной стороны последнего листа документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа. 2.2.20. Оттиск печати. На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать общественного объединения. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (Приложение № 12). Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. 2.2.21. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись или штамп "Верно" (Приложение № 10), должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например: Верно Инспектор канцелярии Личная подпись Н.С. Бухарова 02.02.2006 Отметка о заверении копии может быть удостоверена оттиском печати. Копии документов воспроизводятся с помощью копировально-множительной техники. 2.2.22. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Для ускорения и упрощения связи может быть указан код города. Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Например: А.И. Иванова 350-53-87 На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается основной исполнитель. 2.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 2.2.24. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставление отметки в виде штампа (Приложение № 10) в нижней части лицевой или оборотной стороны первого листа документа. 2.2.25. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа в момент его подготовки и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в общественном объединении. 2.3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 2.3.1. Документация общественного объединения. Состав документов общественного объединения определяется направлением деятельности общественного объединения, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 14, 16, Times DL размером № 12,14 через 1-2 интервала. 2.3.2. Устав. Устав общественного объединения является основным организационно-правовым документом, определяющим деятельность общественных объединений любой организационно-правовой формы: общественной организации, общественного движения, общественного фонда, общественного учреждения. Устав общественного объединения должен предусматривать: название, цели общественного объединения, его организационно-правовую форму; структуру общественного объединения, руководящие и контрольно-ревизионный органы общественного объединения, территорию, в пределах которой данное объединение осуществляет свою деятельность; условия и порядок приобретения и утраты членства в общественном объединении, права и обязанности членов данного объединения (только для объединения, предусматривающего членство); компетенцию и порядок формирования руководящих органов общественного объединения, сроки их полномочий, место нахождения постоянно действующего руководящего органа; порядок внесения изменений и дополнений в устав общественного объединения; источники формирования денежных средств и иного имущества общественного объединения, права общественного объединения и его структурных подразделений по управлению имуществом; порядок реорганизации и (или) ликвидации общественного объединения. Устав общественного объединения может содержать описание символики данного объединения. В уставе могут предусматриваться и иные положения, относящиеся к деятельности общественного объединения, не противоречащие законам. Устав оформляется на общем бланке общественного объединения. 2.3.3. Приказ, распоряжение. 2.3.3.1. Приказами и распоряжениями (Приложения № 4 и 5) оформляются решения нормативного характера по основным, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы общественных объединений. Проекты приказов (распоряжений) готовит и вносит подразделение или должностное лицо на основании поручения руководителя общественного объединения. Контроль за правильностью оформления проекта приказа (распоряжения) осуществляет ответственный за делопроизводство. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. 2.3.3.2. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке общественного объединения и представляется для подписания при необходимости со справкой, излагающей краткое содержание и обоснование необходимости приказа (распоряжения). Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и приказы (распоряжения) по кадровым вопросам нумеруются раздельно. 2.3.3.3. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформляемым на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст приказа (распоряжения). Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14 через 1 межстрочный интервал, от границы левого поля и выравнивается по границам левого и правого полей бланка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от границы левого поля. Текст приказа (распоряжения) состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием издания приказа. В ней могут быть применены выражения "в целях", "в соответствии", "во исполнение". Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Констатирующая часть завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами в разрядку от границы левого поля. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, содержащие указание предписываемых действий, конкретного исполнителя (исполнителей) каждого действия, должности, фамилии, инициалы, а также сроки исполнения. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения, должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит указание на подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа (распоряжения). Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет какие-либо документы, часть этих документов, то соответствующий пункт распорядительной части должен содержать ссылку на наименование отменяемого (изменяемого) документа, его дату, номер и заголовок. Текст пункта в этом случае должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...". К проекту приказа (распоряжения) прилагается список сотрудников для ознакомления с приказом (распоряжением). Приказы (распоряжения) подписываются руководителем общественного объединения, а в его отсутствие - лицом, его замещающим. Приложения к приказу (распоряжению) визируются руководителем структурного подразделения или должностным лицом, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в завизированный проект документа не допускается. 2.3.3.4. Совместные приказы. Совместные приказы общественных объединений оформляются на бланках формата А4. При оформлении совместного приказа (распоряжения): наименования общественных объединений располагаются на одном уровне; наименование вида документа - приказ (распоряжение) располагается центрованным способом; дата совместного приказа (распоряжения) - единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер приказа (распоряжения), составленного совместно двумя и более общественными объединениями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в приказе (распоряжении). Подписи авторов совместного приказа (распоряжения) располагаются на одном уровне. 2.3.3.5.Особенности текста распоряжения. Текст распоряжения может состоять из констатирующей и распорядительной частей или только из распорядительной части. Констатирующая и распорядительная части разделяются словами "ОБЯЗЫВАЮ", "НЕОБХОДИМО", которые печатаются прописными буквами в разрядку от границы левого поля. 2.3.4. Положения, правила, инструкции. 2.3.4.1. Положение - документ, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию деятельности общественного объединения, его структурных подразделений или коллегиальных органов (Приложения № 24, 25). Правила - документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения. Инструкция - документ, излагающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов (Приложение № 26). Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, либо как акты, утверждаемые общественным объединением. В этом случае утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. 2.3.4.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов распорядительных документов. 2.3.4.3. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на общем бланке общественного объединения. Если проект утверждается распорядительным документом, то он печатается на листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения, правил, инструкции должен отвечать на вопрос "О чем?"; заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос "Кого?". Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы, пункты, подпункты. Разделы должны иметь наименования. 2.3.5. Протокол. 2.3.5.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов. Протокол составляется на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др. 2.3.5.2. В общественных объединениях протоколы могут оформляться в полной (Приложение № 6) или краткой (Приложение № 7) форме. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение. 2.3.5.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель, секретарь, список присутствующих, фамилии которых располагают в алфавитном порядке в строчку. Если количество членов коллегиального органа превышает 15 человек, то указывают их общее количество. При этом прилагается отсылка к прилагаемому списку. К фамилиям приглашенных добавляется наименование должностей и наименование организаций, которые они представляют. |
Похожие:
 | Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... |  | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
| Фз «О некоммерческих организациях», от 19. 05. 1995 №82 фз «Об общественных объединениях», от 26. 09. 1997 №125 фз «О свободе совести... | | Фз «О некоммерческих организациях», от 19. 05. 1995 №82 фз «Об общественных объединениях», от 26. 09. 1997 №125 фз «О свободе совести... |
| Фз «О некоммерческих организациях», от 19. 05. 1995 №82 фз «Об общественных объединениях», от 26. 09. 1997 №125 фз «О свободе совести... | | Фз «О некоммерческих организациях», от 19. 05. 1995 №82 фз «Об общественных объединениях», от 26. 09. 1997 №125 фз «О свободе совести... |
| Фз «О некоммерческих организациях», от 19. 05. 1995 №82 фз «Об общественных объединениях», от 26. 09. 1997 №125 фз «О свободе совести... | | Министерство культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | «О некоммерческих организациях»; «Об общественных объединениях» исполнительные органы общественных организаций, в том числе и единоличный... |