Перечень документов,
подлежащих регистрации в СЭД без сканирования
1. Повестки дня заседаний Ученого совета ГОУ ВПО МГСУ и документы к заседаниям.
2. Поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты.
3. Бюллетени и другие периодические издания научно-исследовательских институтов, научных центров.
4. Образцы проспектов, каталогов и других рекламных материалов организаций и фирм, международных ярмарок и выставок.
5. Графики предоставления отпусков, заявления, списки, сводки об использовании отпусков.
6. Документы (заявки, наряды, списки, акты на списание) по хозяйственной деятельности, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию.
7. Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.).
8. Документы об участии Университета в судебных процессах (исковые заявления, определения, решения, ходатайства, постановления и др.).
9. Бухгалтерские документы, бухгалтерские отчеты (сводные годовые, годовые, квартальные, месячные).
10. Статистические отчеты и таблицы (сводные годовые, годовые, полугодовые, квартальные, месячные, единовременные).
11. Документы о проведении открытых конкурсов, открытых аукционов, открытых аукционов в электронной форме, запросов котировок на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд (конкурсная документация, документация об аукционе, документация об аукционе в электронной форме, запрос котировок, извещения, уведомления, заявки, государственные контракты и т.д.).
12. Обращения граждан и документы по их рассмотрению (переписка, справки, сведения).
13. Архивные справки, выданные по запросам граждан и организаций, документы к ним (заявления, запросы, справки, переписка).
Приложение № 18.
Порядок подготовки, согласования и подписания приказов по контингенту обучающихся в ФГБОУ ВПО «МГСУ»
Содержание
|
Исполнитель
|
Согласование
|
Подписание
|
Рассылка
|
Приказ о зачислении на 1 курс
|
Ответственный секретарь приемной комиссии
|
Директоры институтов и филиалов
|
Ректор
|
Проректор по УР, УМУ, УК, ВК, УДК, директоры институтов и филиалов, начальник 2-го отдела, руководитель ОДО
|
Приказы об отчислении
|
Директоры институтов и филиалов
|
УМУ, ЮО
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, УМУ, УК, УДК, ВК, директоры институтов и филиалов, начальник 2-го отдела, руководитель ОДО
|
Приказы об отчислении в связи с окончанием обучения
|
Директоры институтов и филиалов
|
Проректор по УР, УМУ, ЮО, УК
|
Ректор
|
Проректор по УР, УМУ, УК, УДК, ВК, директоры институтов и филиалов, начальник 2-го отдела, руководитель ОДО
|
Приказы о переводе студентов на следующий курс
|
Заместители директоров институтов но учебно-методической работе
|
-
|
Директоры институтов
|
Проректор по УР, УМУ, УК, УДК, начальник 2-го отдела
|
Приказы о зачислении в порядке перевода из других вузов
|
Директоры институтов
|
УМУ, ЮО, руководитель ОДО (в случае потребности в общежитии)
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, УМУ, УК, УДК, ВК, директоры институтов и филиалов, начальник 2-го отдела, руководитель ОДО
|
Приказы о восстановлении
|
Директоры институтов
|
УМУ, ЮО, руководитель ОДО (в случае потребности в общежитии)
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, УМУ, УК, УДК, ВК, директоры институтов и филиалов, начальник 2-го отдела, руководитель ОДО
|
Приказы об изменении ФИО
|
Заместители директоров институтов но учебно-методической работе
|
-
|
Директоры институтов
|
Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, УМУ, УК, УДК, ВК, начальник 2-го отдела
|
Приказы об изменении гражданства (для иностранных граждан, обучающихся на общих условиях с гражданами РФ)
|
Директор ИМОЯК
|
Директоры институтов и филиалов
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, УМУ, УК, УДК, ВК, начальник 2-го отдела
|
Приказы об изменении условий обучения в связи с получением гражданства РФ иностранными гражданами
|
Директор ИМОЯК
|
Директоры институтов и филиалов
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, УБУ и ФК, УМУ, УК, УДК, ВК, начальник 2-го отдела
|
Приказы о переводе на другую форму обучения
|
Директоры институтов и филиалов
|
УМУ
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, УБУ и ФК, УМУ, УК, УДК, начальник 2-го отдела
|
Приказы о предоставлении академического отпуска (а.о.) и возвращении из а.о.
|
Директоры институтов и филиалов
|
УМУ, ЮО
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, УБУ и ФК, УМУ, УК, УДК
|
Приказы об утверждении тем выпускных квалификационных работ
|
Заведующие кафедрами
|
-
|
Директоры институтов и филиалов
|
Проректор по УМР, УК, начальник 2-го отдела, Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, УМУ
|
Приказы о направлении студентов на практику
|
Начальник отдела практик
|
Заместители директоров институтов но учебно-методической работе
|
Директоры институтов и филиалов
|
Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, УМУ
|
Приказы назначении стипендии
|
Директоры институтов и филиалов
|
УМУ, ПФУ, УБУ и ФК
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, ПФУ, УБУ и ФК
|
Приказы о назначении социальной стипендии
|
Директоры институтов и филиалов
|
УМУ, ПФУ, УБУ и ФК, профком
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, ПФУ, УБУ и ФК, профком
|
Приказы о материальной помощи студентам
|
Директоры институтов и филиалов
|
УМУ, ПФУ, УБУ и ФК, профком
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, ПФУ, УБУ и ФК, профком
|
Приказы о вынесении дисциплинарных взысканий студентам
|
Директоры институтов и филиалов
|
Председатель дисциплинарной комиссии
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, Директоры институтов и
филиалов, УМУ, начальник 2-го отдела
|
Приказы о вынесении дисциплинарных взысканий студентам за нарушение правил проживания в общежитии
|
Руководитель ОДО
|
Директоры институтов и филиалов, Председатель дисциплинарной комиссии
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, Руководитель ОДО, УМУ, Директоры институтов и филиалов, начальник 2-го отдела
|
Приказы о снижении стоимости обучения и о возврате денег за обучение
|
Директоры институтов и филиалов
|
ПФУ, УБУ и ФК, ЮО
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, УБУ и ФК, ПФУ, УМУ, УК
|
Другие приказы, связанные с проведением учебных и учебно-воспитательных мероприятий
|
Директоры институтов и филиалов
|
УМИП, ПФУ, УМУ, УБУ и ФК ( при необходимости)
|
Проректор по УР
|
Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, УМИП, УМУ, УК
|
Приказы, связанные с проведением учебно-методических мероприятий
|
Директоры институтов и филиалов
|
ПФУ, УМУ, УБУ и ФК ( при необходимости)
|
Проректор по УМР
|
Проректор по УМР, Проректор по УР, Директоры институтов и филиалов, УМУ, УК
|
СОДЕРЖАНИЕ
Общие положения ………………………………………………………………………..1
Нормативные ссылки …………………………………………………………………….3
Термины, определения, обозначения и сокращения …………………………………..5
Правила оформления внутренних документов ГОУ ВПО МГСУ ……………………8
4.1. Бланки документов …………………………………………………………………8
4.2. Реквизиты документов ……………………………………………………………10
4.3. Приложения к документам ……………………………………………………….18
5. Виды документов ГОУ ВПО МГСУ …………………………………………………..19
5.1. Приказы ……………………………………………………………………...........19
5.1.1. Общие положения ………………………………………………………….19
5.1.2. Порядок подготовки и согласования приказов…………………………...22
5.2. Распоряжения ……………………………………………………………………..26
5.3. Решения ……………………………………………………………………...........26
5.4. Протоколы ………………………………………………………………………...27
5.5. Служебные записки ………………………………………………………............27
5.6. Телефоно- и факсограммы ……………………………………………………….28
6. Порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами граждан……………………28
7. Организация документооборота и исполнения документов…………………………29
7.1. Организация доставки документа……………………… ……………………….29
7.2. Прием, первичная обработка и распределение
поступающих документов………………………………………………………...30
7.3. Регистрация входящих документов………...……………………………………31
7.4. Предварительное рассмотрение документов……………………………………31
7.5. Прием (передача) и обработка документов, поступающих
по каналам электронной почты и факсимильной связи………………………...33
7.6. Порядок доведения документов до исполнителей………………………...........35
7.7. Работа исполнителей с документами…………………………………………….35
8. Контроль исполнения документов ……………………………………………………36
8.1. Общие положения…………………………………. ……………………………..36
8.2. Организация контроля исполнения документов ………………………………38
8.3. Ответственность за работу с контрольными документами…………………….39
8.4. Порядок согласования исполняемых поручений………………………………..41
8.5. Порядок снятия документов с контроля…………………………………………42
9. Учет и хранение печатей, штампов и бланков ……………………………………….44
10. Особенности работы с документами в СЭД………..………………………………..46
11. Организация работы с документами в делопроизводстве…………………………...48
11.1. Составление номенклатуры дел………………………………………………...48
11.2. Формирование дел………………….…………………………………….……...52
. 11.3. Оформление дел…………… ……………………………………………………55
11.4. Организация оперативного хранения ………………………………………....59
12. Порядок передачи документов на хранение в архив………………………………….61
12.1. Экспертиза ценности документов …………………………………………….61
12.2. Составление описей дел………. ……………………….....................................65
12.3. Подготовка и передача документов на хранение в архив…………………….69
12.4. Порядок приема-передачи документов при смене руководителя архива…...70
Приложения:
Приложение № 1 Образец бланка письма университета с угловым штампом ………. 72 Приложение № 2 Образец приказа по основной деятельности ……………………. …..73
Приложение № 3 Образец распоряжения …………………………………………… ….74
Приложение № 4 Образец протокола…………………………………………………….75
Приложение № 5 Образец служебной записки ………………………………………….77
Приложение № 6 Образец составления телефонограммы ……………………………...78
Приложение № 7 Образец регистрационно-контрольной карточки …………………...79
Приложение № 8 Форма описи дел постоянного, временного хранения и по личному
составу структурного подразделения………………………………..80
Приложение № 9 Форма описи дел постоянного хранения……………………. ……...81
Приложение № 10 Форма обложки дела постоянного и временного хранения……….82
Приложение № 11 Форма листа-заверителя дела ……………………………………….83
Приложение № 12 Форма внутренней описи документов дела………………………...84
Приложение № 13 Акт о выделении к уничтожению документов …………………......85
Приложение № 14 Образец номенклатуры дел университета ……………………. …...86
Приложение № 15 Форма номенклатуры дел структурного подразделения ………….87
Приложение № 16 Перечень нерегистрируемой корреспонденции ……………...........88
Приложение № 17 Перечень документов, подлежащих регистрации в СЭДКП
без сканирования ……………………………………………… …….89
Приложение № 18 Порядок подготовки, согласования и подписания приказов по контингенту обучающихся в ФГБОУ ВПО «МГСУ» ….…… …….92
Лист согласования
Инструкции по делопроизводству ГОУ ВПО МГСУ
Разработано:
Руководитель службы ДОУ Ф.К. Жихарев
Зам. руководителя службы ДОУ С.Г. Романчиков
Начальник ЦМК Ю.Б. Филатов
Начальник Первого отдела О.В. Красовский
Начальник юридического отдела А.Ю. Зиновьев
Согласовано:
Первый проректор О.О. Егорычев
Проректор по учебной работе М.В. Самохин
Проректор по УМР и МД В.И. Гагин
Проректор по НПДвСО М.Е. Лейбман
Проректор по развитию и
связям с общественностью Н.Г. Верстина
Проректор по ИИТ А.А. Волков
Проректор по АХР З.М. Штымов
Главный бухгалтер А.М. Мелешко
Начальник УК А.В. Черняев
Начальник ПФУ А.Л. Демин
Председатель профкома Т.Г. Савкив
|
