Инструкция по делопроизводству государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

8.2. Организация контроля исполнения документов Начальник Группы контроля организует упреждающий контроль своевременного исполнения служебных документов в структурных подразделениях Университета, для чего: - определяет конкретные сроки, средства и методы контроля своевременного исполнения служебных документов исполнителями; - направляет ответственным исполнителям предупредительные запросы (карточки контроля) в целях получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по исполнению служебных документов; - регулярно проводит контрольные проверки хода исполнения служебных документов; - проводит разбирательства по факту несвоевременного или ненадлежащего исполнения служебных документов; - организует ведение системы контроля своевременного исполнения служебных документов в СЭД; - еженедельно направляет проректорам Университета, руководителям структурных подразделений списки поручений, подлежащих исполнению в течение следующей недели, а также неисполненных к моменту подготовки данной информации. 8.3. Ответственность за работу с контрольными документами Работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях, несут ответственность за: - ведение в подразделении учета поручений; - своевременное информирование руководства структурного подразделения о поступлении контрольных поручений и о сроках их исполнения; - своевременное представление в Группу контроля информации об исполнении поручений, о необходимости продления срока исполнения или о причинах неисполнения поручений; - надлежащее оформление документов по вопросам исполнения контрольных поручений. Непосредственный контроль исполнения служебных документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей. Руководитель структурного подразделения, отвечающий за контроль исполнения документов: - представляет в Группу контроля не позднее чем через 2 дня после получения документа с пометкой «срочно, к исполнению», информацию об исполнителе; - осуществляет постоянный контроль исполнения служебных документов; - направляет в Группу контроля не менее чем за три дня (по документам с указанием «срочно» - за один день) до окончания срока исполнения, а при получении запроса – немедленно, информацию о состоянии исполнения каждого контролируемого им документа; - принимает в случае, когда ход исполнения контролируемого служебного документа не гарантирует его исполнения в установленный срок, все необходимые меры, обеспечивающие своевременное его исполнение. Если принятые меры не дали должных результатов, сообщает об этом начальнику Группы контроля; - разрабатывает мероприятия по совершенствованию контроля исполнения служебных документов. Руководители структурных подразделений рассматривают документы и поручения в день их поступления, выделяя при этом документы, требующие срочного исполнения. Поступившие служебные документы с контрольными сроками должны рассматриваться руководителями в первоочередном порядке. При этом из числа работников назначается исполнитель, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение поступающей информации, подготовку необходимых документов, проектов, справок о ходе и результатах выполнения исполняемого контрольного поручения. Соисполнители также несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов наряду с ответственным исполнителем и должны представить ему свои предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения, должностное лицо, ответственное за исполнение контрольных документов, передает их другому исполнителю и ставит в известность об этом работников Группы контроля. Персональная ответственность за качественное исполнение служебных документов в установленный срок возлагается на должностное лицо, являющееся ответственным исполнителем. Если поручение по исполнению служебного документа дается нескольким должностным лицам, то должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное символом «отв.», является ответственным исполнителем. Ответственный исполнитель обеспечивает неукоснительное исполнение служебного документа в установленный срок и согласование подготовленных при необходимости соответствующих проектов документов с должностными лицами, указанными в поручении (соисполнителями), а в случае необходимости и с другими должностными лицами. 8.4. Порядок согласования исполняемых поручений Визирование осуществляется на обороте последнего листа подготовленного проекта документа (Лист согласования). На обороте, кроме того, указывается фамилия и номер служебного телефона исполнителя. Должностные лица, визирующие проект документа, при согласии с проектами подготовленных документов их визируют, а в случае несогласия – дают мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту служебного документа представляются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Непредставление предложений в указанный срок считается согласованием служебных документов. 8.5. Порядок снятия документа с контроля Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты подписания первоначального поручения. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда: - исполнены все пункты, указанные в поручении; - результаты рассмотрения исполненных документов, не требуют повторных докладов, а все документы подписаны должностными лицами и отправлены адресатам; - результаты исполнения (письма, доклады, справки и т.д.) сообщены в вышестоящий контролирующий орган, и получено подтверждение о снятии данного документа с контроля. Запрещается снятие документа с контроля по устному указанию. К предложениям, заключениям, проектам служебных документов ответственный исполнитель прилагает документ, находящийся на контроле и во исполнение которого подготовлены ответы. Руководитель, определенный ответственным исполнителем поручения, представляет проект доклада (ответа) ректору Университета для подписания не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного в поручении срока. Если для исполнения контрольного поручения дополнительно не требуется подготовка каких-либо письменных материалов, то для снятия такого поручения с контроля, предоставляется служебная записка об исполнении и предложения о снятии данного поручения с контроля, с обязательным визированием у проректоров, курирующих деятельность структурного подразделения Университета. По поручениям, не исполненным в установленный срок, руководители структурных подразделений, ответственные за исполнение, в течение 3-х дней после истечения определенного срока, представляют ректору Университета объяснения о причинах неисполнения с указанием мер ответственности в отношении виновных в этом должностных лиц. В исключительных случаях срок исполнения контрольного поручения может быть продлен, для чего не позднее, чем за три дня до его окончания ректору Университета представляется служебная записка с мотивированной просьбой о продлении, с обязательным указанием фактически проделанной работы, причины задержки, а также предполагаемого срока, необходимого для доработки поручения. В случае если, по объективным причинам исполнение поручения ректора Университета в установленный срок не представляется возможным, исполнитель представляет свои предложения о продлении срока с указанием причин и планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются в течение 10 дней от даты подписания поручения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о продлении представляются в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения. Служебная записка с ходатайством о продлении срока может быть представлена без согласования с должностными лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей. В случае положительного решения вопроса о продлении срока исполнения контрольного поручения, должностное лицо, непосредственно осуществляющее контроль исполнения поручений в структурном подразделении Университета, незамедлительно ставит в известность работников Группы контроля, а также вносит соответствующую запись в контрольную карточку и журнал учета контрольных документов. Служебные документы, не отвечающие установленным требованиям, с неразрешенными поставленными вопросами, не согласованные с заинтересованными должностными лицами, не прошедшие в установленном порядке правовую экспертизу, представленные с нарушением сроков исполнения без указания причин задержки и принятых (предлагаемых) мер воздействия к нарушителям, подготовленные с нарушением порядка оформления, возвращаются Группой контроля исполнителю для доработки и повторного представления, при этом контрольный срок исполнения не продляется. 9. Учет и хранение печатей, штампов и бланков Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловым штампом ГОУ ВПО МГСУ, удостоверения личности, командировочные удостоверения и трудовые книжки. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в Университете (кроме печатей и штампов первого отдела), ведется в специальном журнале учета, хранящемся в канцелярии службы ДОУ. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета. Журналы учета включаются в номенклатуру дел Университета. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут руководители и (или) лица, ответственные за ведение делопроизводства. Печати, штампы и бланки хранятся и используются в следующем порядке: Печати, бланки Место хранения Использования Гербовая печать университета (основная) У руководителя службы ДОУ На документах, подписанных или утвержденных ректором или проректорами университета Гербовая печать с цифрой «2» У начальника Управления кадров На документах, подписанных начальником Управления кадров или его заместителем Печати структурных подразделений У ответственных лиц структурных подразделений На документах, подписанных или утвержденных руководителями этих подразделений, а также на копиях и выписках из этих документов Бланки письма университета То же По назначению Печать является подтверждением подлинности подписи должностного лица на документе. Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи. Если форма документа имеет пометку «Место для печати», «МП», «Ставить точно в круг», печать проставляется строго в границах установленной для нее зоны. Уничтожение печатей, штампов и бланков производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядок их хранения и использования производится комиссией, назначаемой приказом ректора Университета, не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства. Результаты проверки оформляются актом. 10. Особенности работы с документами в СЭД 10.1. Приведенная ниже общая схема работы с документами в СЭД действительна на период опытной эксплуатации системы (этапы 4-7 дублируют этапы работы с документом на бумажном носителе). Этапы 2, 4 и 6 осуществляются в соответствии с пунктами 6.2, 6.3 и 6.6. настоящей инструкции, этапы 5 и 7 – в соответствии с пунктом 7 настоящей Инструкции. Пользователями СЭД являются: работники канцелярии службы ДОУ; работники группы контроля службы ДОУ работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях; работники, которым поставлены задачи по исполнению документов. 10.3. Участие пользователей в различных этапах работы с документом в зависимости от типа документа показано в таблице: Пользователь Тип документа Входящий из внешней организации Внутренний документ, требующий ознакомления/исполнения работниками нескольких структурных подразделений университета Внутренний документ, требующий ознакомления/исполнения работниками одного структурного подразделения университета работники канцелярии службы ДОУ; 1, 3, 4 1, 3, 4 работники группы контроля службы ДОУ 5, 7 5, 7 работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях; 6 6 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 работники, которым поставлены задачи по исполнению документов. 6 10.4. В СЭД не размещаются документы, содержащие государственную тайну и документы ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования». Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации. Не подлежат размещению в СЭД документы, указанные в Приложении № 14 к настоящей Инструкции. 10.5. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в СЭД на основе использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Университета осуществляет служба ДОУ. 10.6. Техническое сопровождение СЭД осуществляют службы технической поддержки информационно-вычислительного центра 11. Организация работы с документами в делопроизводстве Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Университета в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, Университета и других федеральных органов исполнительной власти. 11.1. Составление номенклатуры дел 11.1.1. Номенклатура дел Университета – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Университете, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных документов и основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. 11.1.2. Номенклатура дел Университета составляется службой Документационного обеспечения университета на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел Университета, предварительно подписанная руководителем службы ДОУ и согласованная с экспертной комиссией (ЭК) Университета, согласовывается с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Главархива Москвы и после чего утверждается ректором Университета не позднее конца текущего года. Номенклатура дел согласовывается с Главархивом Москвы не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры Университета разрабатывается новая номенклатура дел. 11.1.3. При составлении номенклатуры дел Университета следует руководствоваться уставом Университета, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием Университета, Примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, Перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы деятельности Университета, их виды, состав и содержание. 11.1.4. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности Университета. 11.1.5. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу ДОУ. 11.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Университета получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 11.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается ректором и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. 11.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел Университета являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. 11.1.9. Графы номенклатуры дел Университета, его структурных подразделений заполняются следующим образом:

Похожие:

	Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного... «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1		Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного... «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1
	Положение о курсовых экзаменах и зачетах федерального государственного... «Об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации» и Уставом Федерального...		Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения... Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования
	Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения... Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования		Порядок выдачи целевого направления абитуриенту, поступающему в Калужский... Калужский филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный технический...
	Положение о порядке перевода студентов из высших учебных заведений... Устава федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский экономический...		Инструкция методическая «Выпускная квалификационная работа» Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования
	Программа подготовки специалистов среднего звена образовательного... ...		Государственное образовательное учреждение высшего профессионального... Федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования