продолжение Приложения № 4.
Постановили:
Согласиться с предложениями по норме представительства и утвердить количество избираемых делегатов от структурных подразделений университета.
Рекомендовать структурным подразделениям провести выборы делегатов до 16 ноября с.г. Протоколы собраний (совещаний, заседаний) сдать в службу ДОУ до 17 ноября 2011 г.
Принято единогласно.
2.Слушали:
А.Д. Потапов - Сообщил предложения по составу Ученого совета МГСУ. Всего согласно Уставу университета должно быть не более 75 членов, в котором указано, что ректор и проректоры по должности входят в состав совета без выборов. Ученый совет МГСУ на своем заседании 27.01.2011 принял решение включить в число назначаемых приказом ректора членами Ученого совета директоров институтов, деканов факультетов и председателя профкома. Всего насчитывается 27 членов Ученого совета, назначаемых согласно занимаемым должностям. Таким образом, на конференции предстоит избрать 48 членов Ученого совета МГСУ. Конференцию провести 8 декабря 2011 г.
Постановили:
1) Информацию принять к сведению.
2) Рекомендовать структурным подразделениям обсудить и дать свои предложения по кандидатурам в состав Ученого совета МГСУ. Списки кандидатов в состав совета представить в комиссию не позднее 17 ноября 2011 г.
Принято единогласно.
3. Слушали:
Разное.
Е.В.Шилов - информировал об организационной работе комиссии по подготовке к конференции.
Постановили:
Поручить проконтролировать изготовление мандатов делегатов конференции заместителю председателя комиссии Ф.К. Жихареву.
Контроль за ходом выборов делегатов на конференцию возложить на членов комиссии по принадлежности их к структурным подразделениям университета.
Принято единогласно.
Председатель Е.В. Шилов
Секретарь Т.Н. Баленко
Приложение № 5.
Образец служебной записки
С Л У Ж Е Б Н А Я З А П И С К А
Кому: проректору по информации и информационным технологиям
проф. Волкову А.А.
От кого: руководителя службы ДОУ Жихарева Ф.К.
Дата: 28.03.11
На №
Исх. №
Тема: изготовление юбилейных медалей
Уважаемый Андрей Анатольевич!
К 90-летнему юбилею МГСУ были изготовлены памятные медали Университета «За заслуги в строительном образовании и науке» трех степеней. В настоящее время тираж этих медалей заканчивается. Учитывая достаточно высокую значимость медалей в коллективе Университета и их активную роль в моральном поощрении лучших работников и учащихся Университета, предлагаю изыскать возможность в издании (изготовлении) дополнительного тиража медалей в количестве (примерно):
I степени (золотой) – 50 шт.
II степени (серебряной) – 75 шт.
III степени (бронзовой) – 100 шт.
Заказать изготовление медалей можно через Центр информации, рекламы и связей с общественностью. Расходы может оплатить «Фонд поддержки строительного образования и науки.
С уважением,
Руководитель службы ДОУ Ф.К. Жихарев
|
Приложение № 6.
Образец составления телефонограммы
Телефонограмма
Передал: Киселева А.А. (должность и структурное подразделение)
тел. 183-44-38
Принял: Ковригина В.В.
тел.583-36-00 12.05.2011 № 6
11 час. 30 мин.
Директору Мытищинского филиала проф.Осташко В.Я. прибыть на совещание по вопросу учета материальных ценностей в структурных подразделениях университета.
Совещание состоится 16.05.2011 в 11.00 в кабинете № 905 административного корпуса МГСУ
Подписал проректор по АХР Штымов З.М.
|
Приложение № 7.
Образец регистрационно-контрольной карточки
Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки.
-
0229140-0003902 РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
|
Корреспондент Управа Ярославского района гор. Москвы
(Ф.,И.,О., адрес, тел.) Зам. главы управы Нотченко Л.Д. (495)188-77-64
|
Предыдущие обращения от ---- № ----
|
Вид документа Письмо (факс) на 2 л.
|
Дата, индекс отправителя 27.01.2011 №16-110/9
|
Дата, индекс поступления 27.01.2011 №25
|
Краткое содержание О предоставлении сведений об университете для
справочника СВАО «Структуры власти и управления».
|
Ответственный исполнитель
|
Резолюция О.О.Егорычеву. Прошу подготовить.
|
Автор резолюции ректор Теличенко В.И. Дата резолюции 27.01.11
|
Срок исполнения 28.01.2011
|
Оборотная сторона карточки.
-
Ход исполнения
|
Дата передачи на исполнение
|
Исполнитель
|
Отметка о промежуточном ответе
или дополнительном запросе
|
Контрольные
отметки
|
27.01.11
|
Жихарев Ф.К.
|
Ответ подготовлен 28.01.11
|
Выполнено
|
Дата, индекс ответа 28.01.2011 №304-02-12/5
|
Автор ответа Жихарев Ф.К. Подпись ответа Егорычев О.О.
|
Содержание Необходимые сведения об университете: название, адрес,
режим работы, руководство, специальности, численность
ППС и обучающихся.
|
С контроля снял Козинова М.А. Подпись контролера
|
Дело Том Листы Фонд
Заполняется при подготовке документов Опись
для сдачи в архив. Дело
|
|
Приложение № 8.
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации.
_____________________________________________________________________
(наименование организации)
_____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровать
подпись
Дата
ОПИСЬ №
______________________________________________________________________
№
п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Кол-во листов
|
Срок хранения
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Название раздела
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ___________________ ед.хр. с № _________________________
(цифрами и прописью)
по №_______________________________ в том числе:
литерные номера: _______________________________________________________________
пропущенные номера:____________________________________________________________
Наименование должности
составитель описи
Дата Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Наименование должность руководителя Протокол ЭК структурного
Службы ДОУ подразделения
Подпись Расшифровка подписи От __________ №_____________
Дата
|
Приложение № 9.
Форма описи дел постоянного хранения
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Фонд № _________ руководителя организации
ОПИСЬ № _______ Подпись Расшифровка
подписи
дел постоянного хранения
за __________ год Дата
№
п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Кол-во листов
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Название раздела (структурного подразделения организации)
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с № ________________________ по № _________________________________, в том числе
литерные номера: _________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ______________ № ________ от ______________ № ________
Приложение № 10.
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 
Приложение № 11
Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________
В деле прошито и пронумеровано ______________________________________ листов
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов ________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела
|
Номера
Листов
|
1
|
2
|
|
|
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 12.
Форма внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ________________________
№
п/п
|
Индекс
документа
|
Дата
документа
|
Заголовок документа
|
Номера
листов ед. хр.
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________________________,
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 13.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
 Наименование структурного
подразделения
АКТ УТВЕРЖАЮ
___________№____________ Наименование должности
_________________________ руководителя подразделения
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих Подпись Расшифровка
хранению
Дата
На основании _____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием срока их хранения)
_________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №___________________
(название фонда)
№
п/п
|
Заголовок дела или групповой заголовок документа
|
Крайние даты
|
Номера описей
|
Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи
|
Кол-во ед.хранения
|
Сроки хранения и номера статей по перечню
|
Прим.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________ ед.хр.за______________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены по личному
составу
согласованы с ЭПК _______________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ________________ № ___________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов
Дата Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от________________ № ______________
| |
