Инструкция по делопроизводству государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования
Скачать 1.13 Mb.
|
5.2. Распоряжения Подготовка и оформление распоряжений производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается ключевыми словами ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ. 5.3. Решения Решение имеет такую же структуру, как приказ и распоряжение. В констатирующей части излагается состояние вопроса и формулируется конкретная задача. В распорядительной части устанавливается определенный перечень действий по решению данной задачи, а также назначаются исполнители и определяются сроки исполнения. Исполнителями могут быть как структурные подразделения, так и конкретные должностные лица. Распорядительная часть решения начинается словом РЕШИЛ (А», И», О»). Если решение вводит в действие какие-либо документы, то их следует оформить в качестве приложений. 5.4. Протоколы Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня" (Приложение 4). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. 5.5. Служебные записки Служебная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию служебной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами (Приложение № 5). Датой служебной записки считается дата ее подписания. 5.6. Телефоно- и факсограммы Телефонограммы оформляются в соответствии с Приложением № 6. Оригиналы документов, переданных из Университета по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у работника, ответственного за работу с документами, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в структурные подразделения разработчику документов с пометкой "FAX (дата и время)". 6. Порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами граждан В соответствии с Федеральным Законом от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации» все поступающие в МГСУ обращения граждан (письма, заявления и жалобы) принимаются и регистрируются в канцелярии службы ДОУ. Контроль возлагается на Группу контроля службы ДОУ. Вскрытые конверты не уничтожаются, а подкалываются к содержавшимся в них письмам. В правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп, содержащий входящий номер и дату поступления. Для заявлений и жалоб граждан, поданных в письменной форме, срок исполнения – 1 месяц со дня поступления и регистрации. Если обращение поставлено на контроль, срок исполнения поручения по нему исчисляется от даты регистрации документа и составляет 1 месяц, если в резолюции не указан другой срок исполнения. В случаях, когда разрешение предложений, жалоб, заявлений требует длительного рассмотрения сроки работы могут быть продлены не более, чем на месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление. Ответ члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы РФ, должен быть направлен не позднее 30 дней со дня регистрации обращения. Парламентский запрос рассматривается в течение 15 дней со дня получения. Ответ на депутатский запрос депутата Московской городской Думы должен быть дан не позднее, чем через 15 дней после поступления запроса. 7. Организация документооборота и исполнения документов Движение документов в Университете с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 7.1. Организация доставки документов 7.1.1. Доставка документов в Университет осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской связи, а также по информационным системам общего пользования. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 7.1.2. По информационным системам общего пользования передаются (доставляются): телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы, в том числе обращения граждан. 7.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов 7.2.1. Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят регистрацию, первичную обработку, предварительное рассмотрение, рассмотрение ректором (проректорами) Университета и доставляются исполнителям работниками канцелярии службы ДОУ. 7.2.2. Работник канцелярии, принимающий служебную корреспонденцию, обязан проверить правильность адресования пакетов, целостность упаковки полученных конвертов, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения, вскрыть их так, чтобы не повредить вложенные в них документы, проверить наличие документов и приложений к ним. Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются, на таком конверте проставляется штамп регистрации и передается адресату по журналу регистрации. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При обнаружении повреждений, отсутствии вложенных документов, а также несоответствии номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах: первый приобщается к поступившей корреспонденции, второй направляется отправителю. 7.2.3. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения служебного документ. В этом случае они прикрепляются к документу. 7.3. Регистрация входящих документов 7.3.1. Входящие документы подлежат регистрации в канцелярии службы ДОУ в день поступления. 7.3.2. На всех регистрируемых документах (в правом нижнем углу первого листа основного документа) проставляется учетно-регистрационный штамп, в который вписываются входящий номер документа и дата его регистрации. 7.3.3. Письменные обращения граждан, поступившие на рассмотрение в Университет, регистрируются в канцелярии службы ДОУ. 7.4. Предварительное рассмотрение документов 7.4.1. Документы, адресованные ректору (проректорам) Университета, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в канцелярии службы ДОУ, а затем направляются по назначению. 7.4.2. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Университете распределения обязанностей между проректорами. Цель предварительного рассмотрения – передача части документов непосредственно в подразделения, а также подготовка проектов указаний (резолюций) ректора по поступившим документам. При предварительном рассмотрении документов учитывается важность содержания, сложность вопросов, авторство, срочность исполнения документа, вид документа. Непосредственно ректору Университета передаются документы органов государственной власти, федеральных министерств и ведомств, органов управления образованием, а также документы по принципиальным вопросам деятельности Университета. 7.4.3. Для ускорения процедуры рассмотрения документов, требующих срочного исполнения, руководитель службы ДОУ имеет право передать копию документа исполнителю в структурное подразделение, чтобы он немедленно начал работу по исполнению данного документа. Подлинный документ установленным порядком передается на рассмотрение ректору Университета с пометкой о том, что его копия передана конкретному исполнителю. После рассмотрения ректором Университета подлинник документа с указанием по исполнению поступает ответственному исполнителю. 7.4.4. Без предварительного рассмотрения, после регистрации передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения Университета или должностным лицам, а также документы, адресованные ректору, но требующие дальнейшей работы по обобщению информации. 7.4.5. Рассмотренные ректором Университета документы возвращаются в канцелярию службы ДОУ, где в регистрационно-контрольную карточку (далее – РКК) вносится содержание указания по исполнению документа, а документ под роспись передается на исполнение в структурное подразделение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, соисполнителям, при необходимости, передаются копии, которые готовит канцелярия службы ДОУ. 7.4.6. Поступившие телеграммы принимаются под роспись с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение ректору Университета и дальнейшее исполнение. 7.4.7. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 7.5. Прием (передача) и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 7.5.1. Электронная почта – один из компонентов СЭД, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Университета, так и между сторонними организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 7.5.2. Сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 7.5.3. Отправитель электронного сообщения (работник канцелярии) запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Рассылка производится только по официально закрепленным адресам электронной почты Университета. 7.5.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи СЭД. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу». 7.5.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; - разрешение на передачу документа по каналу факсимильной связи дают ответственные лица; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения; - запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования», сведения, содержащие государственную тайну, а также рукописный материал; - подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки; - поступившие факсограммы регистрируются в журнале учета факсограмм, передаются адресатам под роспись в день их приема, срочные – немедленно; - поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель; - факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Контроль использования факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями. 7.5.6. Документы, поступающие в Университет в электронном виде, обрабатываются в том же порядке, что и документы на бумажном носителе. 7.6. Порядок доведения документов до исполнителей 7.6.1. После рассмотрения ректором Университета документы возвращаются в канцелярию службы ДОУ для перенесения указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную карточку (РКК). 7.6.2. В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения Университета – ответственному исполнителю. 7.7. Работа исполнителей с документами 7.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) ректору Университета. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. 7.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Отметки размещаются на свободных от текста местах. Ответственный исполнитель имеет право созыва соисполнителей и координации их работы. По требованию ответственного исполнителя поручения соисполнители обязаны представлять все необходимые материалы в установленный им срок для обобщения. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность наравне с соисполнителями за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, соблюдение сроков исполнения, качество подготовки и оформления документов. 7.7.3. Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и результаты сообщены заинтересованным организациям и лицам или проведено другое документированное подтверждение исполнения. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны исполнителем «в дело» с расшифровкой своей подписи, отметкой о решении вопроса, указанием даты списания. В регистрационной форме (журнале) проставляется отметка об исполнении (краткая запись о решении вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа, фиксирующего исполнение, с указанием номера дела согласно номенклатуре дел). 8. Контроль исполнения документов 8.1. Общие положения Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение поручений, данных ректором и проректорами Университета. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненных документов с контроля, направление в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения, информирование руководителей (ректора, проректоров) о состоянии исполнения документов, а в случае необходимости – применение мер дисциплинарного воздействия к лицам, виновным в несвоевременном и некачественном исполнении служебных документов. Методическое руководство подготовкой и представлением сведений об исполнении документов должностными лицами Университета и структурных подразделений, осуществляется Группой контроля, которая при осуществлении своих функций имеет право: - запрашивать сведения о ходе исполнения поручений у ответственных должностных лиц; - проводить выборочные проверки исполнения поручений ректора Университета в структурных подразделениях. Служба ДОУ еженедельно представляет ректору Университета, проректорам информацию о находящихся на контроле документах по установленной форме. Ежемесячно (к 10 числу месяца, следующего за отчетным месяцем) служба ДОУ представляет ректору Университета аналитическую справку о состоянии исполнения контрольных поручений в Университете. По результатам полугодия и года готовится отчет ректору Университета о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях, издаются приказы (по необходимости), а также готовятся предложения по совершенствованию исполнительской дисциплины. Обязательному контролю подлежат: - все служебные документы с поручениями ректора Университета, данными во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента РФ, постановлений, распоряжений и поручений Правительства РФ, поручений Министерства образования и науки РФ, других федеральных органов исполнительной власти; - поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях ректора Университета; - поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Ученого совета, бюджетных комиссий, протоколах ректорских совещаний, планах и других документах. В первую очередь рассматриваются документы с отметками «срочно». Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов, так и внутренних документов, направляемых в структурные подразделения Университета. Доведение до исполнителей поручений ректора и проректоров Университета по служебным документам обеспечивается работниками службы ДОУ, как правило, в течение суток, а срочных и оперативных – незамедлительно. При постановке документа на контроль на поручении ректора Университета ставится отметка (штамп) с указанием даты исполнения. |
Похожие:
 | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 | | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 |
| «Об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации» и Уставом Федерального... | | Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
 | Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Калужский филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный технический... |
| Устава федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский экономический... | | Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| ... | | Федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования |