Инструкция по делопроизводству государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования
Скачать 1.13 Mb.
|
Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются ректором или проректорами по поручению ректора. Внутренние документы подписываются:
В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись, ее расшифровка и дата подписания. Например: Должность подпись, дата (Инициалы, фамилия) В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. При отсутствии должностного лица, должность и фамилия которого указаны в реквизите «Подпись», документ подписывается другим должностным лицом, имеющим право подписывать документ за отсутствующего руководителя. В этом случае документ перепечатывается с указанием должности лица, фактически подписывающего документ, или в подготовленный проект документа от руки вносятся исправления в наименование должности и фамилию должностного лица. Исправления вносит лицо, фактически подписывающее документ. Не допускается проставлять предлог «за» или косую черту перед наименованием должности. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Университета (подразделениями и должностными лицами), так и вне его. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Виза исполнителя проставляется на копии исходящего документа. Если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте, без досылки подлинника по почте, виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника. На внутренних информационно-справочных документах (служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа, под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается визирование документа и его приложений на каждом листе. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются разработчику и лицу, подписывающему документ. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Директор ОАО «Стройинвест» личная подпись инициалы, фамилия 00.00.0000 Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования содержит соответствующую ссылку. Например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания (наименование коллегиального органа) от 00.00.0000 № Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе под подписью делается отметка: лист согласования прилагается. Лист согласования прилагается к проекту документа и составляет его неотъемлемую часть. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется:
Реквизит утверждения является способом введения документа в действие. Документы утверждаются ректором Университета, Министерством образования и науки РФ, общественными и другими организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием организационно-распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:
Например: УТВЕРЖДАЮ Ректор ГОУ ВПО МГСУ Подпись В.И. Теличенко 00.00.0000 или УТВЕРЖДЕНО Приказом ректора Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Московский государственный строительный университет от 00.00.0000 № Внесение каких-либо изменений и добавлений в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. Например: Московский институт дизайна и технологии Отдел аспирантуры При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном. Например: Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами Главному специалисту В.Г. Семкиной При адресовании документа в несколько однородных организаций или структурных подразделений их названия следует указывать обобщенно. Например: Заведующим кафедрами, руководителям структурных подразделений Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция журнала "Вестник образования" Чистопрудный бульвар, 6, Москва, 101856 Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии. Например: Начальнику Главного архивного Управления Москвы В.А. Маныкину или Калинину А.А. ул. Садовая, д.5, кв.12, г. Липки, Киреевского р-на, Тульской обл., 301264 В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые или установленные сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 4.3. Приложения к документам Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.). Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется внизу документа по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то указывают их наименования, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют: Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов... на 4 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Если приложение направляют не всем адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3л. в 5 экз. только в первый адрес. На приложении к организационно-распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия документа, его дата и номер. Например: Приложение № 2 к приказу ректора ГОУ ВПО МГСУ от 00.00.0000 № 623 Приложения к приказам Университета должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившим документ, и датированы. 5. Виды документов ГОУ ВПО МГСУ 5.1. Приказы 5.1.1. Общие положения Проекты приказов разрабатываются руководителями структурных подразделений Университета по поручению ректора и проректоров ГОУ ВПО МГСУ или по собственной инициативе. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование, подписание ректором, регистрацию. Организационно-распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании... и набирается курсивом. Заголовок приказа является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?». Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях…», «Во исполнение…» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, после которого ставится двоеточие. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказа в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (пишется без разрядки прописными буквами, с абзаца, жирным шрифтом). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей части словом ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительная часть приказа должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…». Вместе с проектом приказа исполнитель готовит лист рассылки, где перечисляются структурные подразделения (должностные лица), которым следует направить документ для исполнения и сведения. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, регламенты), то они оформляются в виде пронумерованного приложения к приказу, а в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка «прилагается». На последнем листе каждого приложения ставит визу готовивший его руководитель подразделения или вышестоящий руководитель. Приложение должно иметь соответствующее название: «Список…», «Перечень», «План …..», «График…..» и т.п. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение № к приказу ректора ГОУ ВПО МГСУ от 00.00.2000 № Если приложением к приказу является утверждаемый документ (регламент, график, правила, инструкция), то в соответствующем пункте распорядительной части должно быть указание на это. Если регламентированные приказом действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа, то срок исполнения обычно не указывают и количество исполнителей по каждому пункту не ограничивают. Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов для того, чтобы они:
При подготовке проекта приказа необходимо:
Ответственность за выполнение вышеуказанных требований несет разработчик проекта приказа. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Приказ считается вступившим в силу с момента его регистрации. 5.1.2. Порядок подготовки и согласования приказов Оформлению приказами в Университете подлежат:
Проект приказа по основной деятельности визируется:
Проекты приказов, вносимые директорами институтов, подлежат визированию проректорами, осуществляющими кураторство данного института. Визирование производится в срок не более 2-х часов (одним визирующим), правовая экспертиза – не более суток. В первую очередь текст приказа согласовывается руководителем службы ДОУ. Ректор ГОУ ВПО МГСУ вправе подписать приказ без визирования. Если по проекту приказа не было достигнуто согласие, должностное лицо, не согласное с проектом приказа, оформляет особое мнение в виде служебной записки в адрес ректора (или проректора), содержащей возражения, замечания или дополнения к проекту приказа, и передает ее разработчику приказа после наложения ректором (или проректором) резолюции. По окончании этапа согласования, разработчик приказа формирует для направления в адрес ректора (или проректора) следующий комплект документов:
Завизированный всеми должностными лицами проект приказа может быть отправлен на доработку или дополнительное согласование только решением ректора (или проректора). Разработчик приказа составляет список его рассылки и согласовывает его с руководителем службы ДОУ. В список рассылки включаются лица, ответственные за исполнение приказа и руководители заинтересованных структурных подразделений. Разработчик передает в канцелярию службы ДОУ подписанный оригинал приказа, приложения к нему и список рассылки приказа. Подлинники приказов, списки рассылок, а также служебные записки о принципиальном несогласии с проектом приказа хранятся в канцелярии службы ДОУ. Заверение копий приказов при необходимости производится службой ДОУ в одном экземпляре. Общий контроль исполнения приказов осуществляет группа контроля службы ДОУ (далее – Группа контроля). Приказы должны быть доведены до сведения исполнителей в течение одного рабочего дня после регистрации. Факт получения приказа на бумажном носителе фиксируется исполнителем в листе рассылки приказа. В случае получения приказа в электронном виде, канцелярией службы ДОУ Университета ставится отметка о получении приказа исполнителем в списке рассылки. Ответственность за своевременное доведение приказов до сведения исполнителей возлагается на руководителя службы ДОУ. Приказ на бумажном носителе сканируется и рассылается в электронном виде. Приказы, подлежащие исполнению всем коллективом Университета или носящие уведомительный характер, доводятся до сведения руководителей структурных подразделений по электронной почте работниками канцелярии службы ДОУ. Обязанность доведения таких приказов до сведения работников подразделений возлагается на руководителей структурных подразделений. |
Похожие:
 | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 | | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 |
| «Об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации» и Уставом Федерального... | | Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
 | Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Калужский филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный технический... |
| Устава федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский экономический... | | Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| ... | | Федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования |