В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Университете цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 10-05
где 10 – цифровое обозначение структурного подразделения,
05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 проставляются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.
В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения. Не допускается употребление в заголовках дел таких формулировок, как «разные материалы», «общая переписка» и т. п. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 указывается количество дел (томов, частей).
Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (М.2010).
В случае отсутствия статей хранения отдельных видов документов в указанном Перечне, указывается срок и пункты из Примерной номенклатуры дел ВУЗа (М.,1999).
В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
11.1.10. По окончанию делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется Итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
11.2. Формирование дел
11.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.
Дела в Университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за работу с документами.
Методическое руководство и контроль правильного формирования дел в Университете осуществляется службой ДОУ.
11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы календаргого (или учебного) года, за исключением переходящих дел;
раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
11.2.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляется: отметка «В дело № …», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
11.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
11.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Устав, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов.
Документы в личных делах систематизируются в хронологической последовательности.
Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в строгом алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам в пределах календарного года.
Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.2.6. В Университете образуются однотипные документы постоянного хранения, отражающие его организационные основы и деятельность (планирование, финансирование, учет и отчетность, экономические, научные и культурные связи, кадровое обеспечение, материально-техническое обеспечение и др.):
- Устав ГОУ ВПО МГСУ;
- положения о структурных подразделениях и должностные инструкции;
- документы коллегиальных органов (протоколы заседаний и документы к ним);
- протоколы совещаний, конференций;
- перспективные и годовые планы, программы;
- годовые отчеты по основной деятельности;
- годовые статистические отчеты;
- справки, аналитические обзоры по основной деятельности;
- контракты, договоры, соглашения об экономических, научных, культурных связях;
- штатные расписания;
- годовые сметы расходов и доходов;
- бухгалтерские отчеты (балансы);
- годовые отчеты по налогам, выплатам в фонды государственного страхования;
- документы о состоянии работы с кадрами (доклады, сводки, справки);
- коллективный договор;
- переписка по основной деятельности Университета;
- документы постоянно действующих комиссий и советов
при Университете;
- документы факультетов и кафедр, Ученого совета, Учебного управления (протоколы, планы, отчеты) и др.
11.3. Оформление дел
11.3.1. Дела Университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного или учебного года.
Оформление дел – подготовка дела к хранению.
Оформление дел включает комплекс работ по описанию дела на обложке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел и ответственность за делопроизводство.
11.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение №10);
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя (Приложение № 11);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 12);
- подшивку и переплет дел;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.3.3. Обложка дела постоянного, по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения составляется и оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
Реквизиты, проставленные на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Университета указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – записывается наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Университета; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел Университета; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих приказы, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составление) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Обложка дела оформляется ручкой с черными чернилами.
11.3.4. При изменении наименования Университета (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передачи дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование Университета или организации правопреемника, а прежнее название включается в скобки.
11.3.5. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и сроков хранения дела.
11.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Прошитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляется как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
11.3.7. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенно отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
11.3.8. Реквизит «срок хранения» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
11.3.9. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводной описи, утвержденных в Главархиве Москвы (до этого он проставляется карандашом).
11.3.10. На обложке дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела Университета будут переданы, обозначения кодов государственного архива и Университета.
11.3.11. По окончанию года в надписи на обложках дел постоянного, личного состава и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
11.3.12. Для учета документов определенных категорий постоянного, по личному составу и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.п.), составляется внутренняя опись документов дела.
11.3.13. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного, по личному составу и временного (свыше 10 лет) срока хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела вшивается в дело перед вложением документов или подклеивается за верхний край к внутренне стороне лицевой обложки дела.
11.3.14. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
11.3.15. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документов в деле, листы в деле не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
11.3.16. По истечении делопроизводственного года документы сроком хранения более 3 лет необходимо прошить в обложки.
11.4. Организация оперативного хранения
11.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Университета дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
11.4.2. Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения ректора Университета. На выданное дело заводится карта – заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам и при наличии официального запроса.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора Университета с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Для обеспечения сохранности документов в архиве Университета должны осуществляться:
- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
11.4.3. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
12. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Университета являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передачи на постоянное хранение в Главархив Москвы, как часть Архивного фонда Российской Федерации (Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008г.).
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их использования, отбора и подготовки к передачи на постоянное хранение Университет образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы ДОУ по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
12.1. Экспертиза ценности документов
12.1.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
12.1.2. Экспертиза ценности документов в Университете на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Университета.
12.1.3. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
12.1.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения;
- типовых и примерных номенклатур дел;
- сводной номенклатуры дел Университета;
- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
12.1.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научную, образующуюся в процессе деятельности университета, создается экспертная комиссия (ЭК).
ЭК создается приказом ректора Университета из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК Университета в обязательном порядке включается лицо ответственное за архив.
Председателем ЭК назначается один из проректоров Университета.
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется Положением, которое утверждено ректором и согласовано с Главархивом города Москвы.
12.1.6. Экспертиза ценности документов постоянного, по личному составу и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Университета непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК и под непосредственным методическим руководством службы ДОУ и архива Университета.
12.1.7. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Университета осуществляется:
- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу для передачи в архив;
- отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которые истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
12.1.8. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой «ЭК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Дела с отметкой «ЭК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
12.1.9. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством Главархива Москвы.
12.1.10. По результатам экспертизы ценности документов в Университете составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
12.1.11. ЦЭПК Главархива Москвы утверждает описи постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу Университета.
12.1.12. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Университета одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются ректором Университета только после утверждения ЦЭПК Главархива Москвы описей дел постоянного хранения; после этого университет имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.
12.2. Составление описей дел
12.2.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела по личному составу и дела временного (свыше 10 лет) хранения.
12.2.2. В каждом структурном подразделении Университета сдаточные описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива Университета (Приложение № 8). По этим сдаточным описям документы сдаются в архив.
12.2.3. При составлении сдаточной описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащие материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
12.2.4. На основе сдаточных описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Университета, подготовка которой возлагается на архив Университета под непосредственным методическим руководством Главархива Москвы. (Приложение № 9).
12.2.5. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
12.2.6. Заголовки дополнительно обнаруженных дел, в зависимости от их количества, могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений, после ут верждения его ЦЭПК Главархива Москвы, допускается только после принятия ЦЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
12.2. 7. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
12.2.8. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК Университета, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера
протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.
Затем описи постоянного хранения направляются на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы, но не позднее, чем через 2 года.
После утверждения годового раздела ЦЭПК Главархива Москвы раздел утверждается ректором Университета, затем три экземпляра годового раздела сводной описи № 1 дел постоянного срока хранения, в качестве контрольного, передается в ЦАГМ Главархива Москвы, один остается в Университете.
12.2.9. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
Каждой законченной описи присваивается номер.
12.2.10. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
12.2.11. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист.
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
название фонда и все переименования;
номер фонда;
номер описи;
название описи, которое включает указание категории документов постоянного хранения и по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
12.2.12. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 13) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акт рассматриваются на заседании ЭК Университета одновременно. Далее, согласованные ЭК Университета описи дел постоянного хранения, представляются на утверждение ЦЭПК Главархива Москвы и только после этого Университет имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
12.2.13. При выделении документов к уничтожению составляются 2 акта с истекшими сроками хранения:
- акт с отметкой 5 лет «ЭК», согласованный ЦЭПК Главархива Москвы и утвержденный ректором Университета;
- акт с отметкой 5 лет, согласованный ЭК Университета и утвержденный ректором Университета.
12.3. Подготовка и передача документов на хранение в архив
12.3.1. Документы постоянного хранения Университета являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив, как часть Архивного фонда Российской Федерации.
12.3.2. Для обеспечения сохранности документов в Университете создан архив Университета.
В своей деятельности архив Университета руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, Главархива Москвы, Положением об архиве Университета, Соглашением об отношениях и сотрудничестве от 8 июня 2010 года.
12.3.3. В архив Университета передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится через три (календарных) года после их завершения в делопроизводстве по сдаточным описям.
12.3.4. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечению срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
12.3.5. Передача дел в архив Университета осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающими документы в архив, и утвержденному ректором Университета.
12.3.6. В период подготовки дел структурными подразделениями к передаче в архив Университета, работниками архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в сдаточную опись, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
12.3.7. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-сдачи дел, а также подписи ответственного за архив и работника, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
12.3.8. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив Университета работниками структурных подразделений.
12.3.9. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Университета, лицо ответственное за ведение делопроизводство данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
12.4. Порядок приема-передачи документов при смене руководителя архива (лица ответственного за архив) и в случае ликвидации
12.4.1. При смене руководителя архива Университета прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту.
Для приема-передачи дел руководителя архива Университета приказом ректора Университета назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается руководитель службы ДОУ.
12.4.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:
- документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;
- учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);
- печатей и штампов архива (при их наличии);
- противопожарного и охранного оборудования.
12.4.3. Необходимо проверить условия хранения документов.
Руководитель службы ДОУ
ГОУ ВПО МГСУ Ф.К. Жихарев
Согласовано
Протокол № 1 ЭК
ГОУ ВПО МГСУ
«___» ______ 2011
Приложение № 1.
Образец бланка письма университета с угловым штампом
Приложение № 2.
Образец приказа по основной деятельности
Министерство образования и науки Российской Федерации
____________________
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
____________________________________________________________________
П Р И К А З
«08» __04__2011 № 93/130
Москва
Об утверждении методической инструкции
системы качества «Общие требования к
содержанию, оформлению и управлению
положением о видах деятельности
ГОУ ВПО МГСУ»
С целью систематизации процесса оформления и управления положениями о видах деятельности ГОУ ВПО МГСУ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить методическую инструкцию системы качества «Общие требования к содержанию, оформлению и управлению положением о видах деятельности ГОУ ВПО МГСУ» с 10 апреля 2011 года.
2. Начальнику ЦМК Ю.Б. Филатову разместить утвержденную методическую инструкцию системы качества «Общие требования к содержанию, оформлению и управлению положением о видах деятельности ГОУ ВПО МГСУ» на сайте МГСУ до 11 апреля 2011 года.
3. Заведующей канцелярией службы ДОУ Н.А. Бурченковой довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в листе рассылки настоящего приказа.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя службы ДОУ Ф.К. Жихарева.
Ректор подпись В.И. Теличенко
Проект приказа вносит: Согласовано:
Начальник ЦМК Руководитель службы ДОУ
______________ Ю.Б. Филатов _______________ Ф.К. Жихарев
«05» апреля 2011 г . «05» апреля 2011 г.
|
Приложение № 3.
Образец распоряжения
Министерство образования и науки Российской Федерации
____________________
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
____________________________________________________________________
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«21» __02__2011 № 58
Москва
О премировании юбиляров
В целях упорядочения издания приказов о премировании работников университета в связи с их юбилеем и на основании Положения о Фонде социального развития и материальной поддержки ГОУ ВПО МГСУ
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Управление кадров издавать юбилейные приказы в связи с 50, 55 (жен.),60,70 летием (муж.) и далее каждые 5 лет в предшествующий, либо текущий месяц юбилейной даты. Основанием для издания приказа считать докладную записку руководителя подразделения на имя ректора университета о работнике, проработавшем не менее 10 лет в МГСУ.
2. Отдел социального развития УК премировать юбиляров в размере месячного оклада.
3. Контроль за выполнением Распоряжения возложить на начальника отдела социального развития УК Жучкову Г.В.
Ректор подпись В.И. Теличенко
Проект распоряжения вносит:
Начальник УК
______________ А.В. Черняев
«___» ____________ 20 г.
|
Приложение № 4.
О   бразец протокола
Министерство образования и науки Российской Федерации
____________________
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
____________________________________________________________________
П Р О Т О К О Л
«03» __03__2011 № _1__
Москва
Заседания комиссии по выборам нового
состава Ученого совета МГСУ
Председатель Шилов Е.В.
Секретарь Баленко Т.Н,
Присутсвовали: члены комиссии (явочный лист прилагается).
Повестка дня:
Утверждение норм представительства и количества избираемых делегатов от структурных подразделений университета на конференцию по выборам нового состава Ученого совета МГСУ.
Определение количества членов Ученого совета и рекомендации по его персональному составу.
1.Слушали:
Ф.К. Жихарев – доложил об общей численности работающих и обучающихся в университете. Предложил сделать разбивку на структурные подразделения и установить нормы представительства: институты, СОК, ПГС (обл.), ВК, АУК – 1 делегат от 14 работающих; ЦУНиД – 1 делегат от 18 работающих; хозяйственные подразделения – 1 делегат от 100 работающих; студентов – 1 делегат от 1200 учащихся, аспиранты – 1 делегат от 90 учащихся (таблица с указанием числа работающих и учащихся и количество избираемых делегатов на конференцию прилагается).
Выступили:
Т.Г. Савкив – одобрил предложения по квотам, рекомендовал использовать опыт, накопленный при проведении предыдущих конференций.
В.А. Иванова – внесла и обосновала корректировку численности делегатов от института ИГУН.
| |
