Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение 22
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма)
Наименование органа Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области
АКТ
___________ N ___________
_________________________
(место составления)
О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
_____________________________________
(наименование организации, адрес,
почтовый индекс)
Основание _______________________________________________________
_____________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела ________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда N _______________________________
(название фонда)
N
п/п
|
Опись
N
|
Ед.
хр. N
|
Заголовок
ед. хр.
|
Крайние
даты
|
Количество листов
(время звучания,
метраж)
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего выдается _______________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
Срок возвращения ____________________________.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во
временное пользование, посторонним лицам, не выдавать копий, выписок
и справок, не публиковать документы без разрешения организации,
выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте
срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя
выдающего дела организации-получателя
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства __________________________
(наименование организации)
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства __________________________
(наименование организации)
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 23
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98
"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
(Принят и введен в действие с 1 января 1999 года постановлением
Госстандарта России от 27 февраля 1998 года N 28)
Термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.
Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп".
Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
КонсультантПлюс: примечание.
Термины, набранные в официальном тексте документа полужирным шрифтом, в электронной версии документа выделены прописными буквами.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой.
1. Область применения
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
2. Стандартизованные термины с определениями
2.1. Общие понятия
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО; ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
АРХИВНОЕ ДЕЛО: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;
ДОКУМЕНТ; ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
ВНЕШНИЕ ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА: признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;
НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ: материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;
ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
ГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ: изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;
КИНОДОКУМЕНТ: изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;
ФОТОДОКУМЕНТ: изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
ИКОНОГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ: документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;
ФОНОДОКУМЕНТ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ: документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
ПИСЬМЕННЫЙ ДОКУМЕНТ: текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
РУКОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ: документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;
ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА: изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;
БЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;
ЧЕРНОВОЙ ДОКУМЕНТ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;
АВТОР ДОКУМЕНТА: физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ (НДП. ЛИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ): документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей;
ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ: официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;
ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
ПОДЛИННИК (ОФИЦИАЛЬНОГО) ДОКУМЕНТА: первый или единичный экземпляр официального документа;
ДУБЛИКАТ ДОКУМЕНТА: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
КОПИЯ ДОКУМЕНТА: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ: один из экземпляров копии документа.
2.2. Делопроизводство
2.2.1. Документирование
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ: запись информации на различных носителях по установленным правилам;
ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ: требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ: совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ; УСД: система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;
ВИД ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТА: принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;
НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА: обозначение вида письменного документа;
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА: обязательный элемент оформления официального документа;
ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА: неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;
ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА: изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении;
ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;
ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;
БЛАНК ДОКУМЕНТА: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА: зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений;
ЗОНА УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА: часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами;
ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ: перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов;
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА: проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
ПОДПИСЬ: реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;
ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ: реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;
ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ: реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;
ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;
ДАТА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
ЗАГОЛОВОК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: реквизит документа, кратко излагающий его содержание;
ВИЗА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;
ТЕКСТ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
2.2.2. Организация работы с документами
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ: организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
ДОКУМЕНТООБОРОТ: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ; ПОСТУПИВШИЙ ДОКУМЕНТ: документ, поступивший в учреждение;
ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ; ОТПРАВЛЯЕМЫЙ ДОКУМЕНТ: официальный документ, отправляемый из учреждения;
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ: официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА: запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА; РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ: совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
ТИПОВОЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;
ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;
ДЕЛО: совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА: группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами;
ЗАГОЛОВОК ДЕЛА: краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле;
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
ИНДЕКС ДЕЛА; НОМЕР ДЕЛА: цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
2.3. Архивное дело
2.3.1. Организация документов архивного фонда
АРХИВ (НДП. АРХИВОХРАНИЛИЩЕ): организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования;
|
