Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области
Скачать 1.23 Mb.
|
| Раздел 12. Техническое обеспечение работы с документами Печатание документов 12.1. Печатание документов в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляется с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции и Правил оформления документов, которые утверждаются руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области. 12.2. В группе автоматизированной подготовки документов протокольного отдела управления делопроизводства печатаются только служебные документы Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области. В первоочередном порядке печатаются проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, законопроекты, документы Губернатора Ленинградской области, документы к мероприятиям с участием Губернатора Ленинградской области, другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ленинградской области. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником протокольного отдела по согласованию с исполнителями. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей. Не принимаются для печатания черновики, написанные небрежно, неразборчиво, с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов. Перенос проектов правовых актов Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области на бланки производится только в группе автоматизированной подготовки документов. Проекты, подготовленные в органах исполнительной власти Ленинградской области с использованием компьютерной техники, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов. Заказ на печатание документов оформляется на бланке установленной формы (приложение 4 к Инструкции) и подписывается исполнителем. 12.3. Печатание в группе автоматизированной подготовки документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся. Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" или сокращения "стр." и знаков препинания. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа внизу слева. 12.4. В группе автоматизированной подготовки документов сданные для печатания материалы и объем выполненной работы учитываются в журнале. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, с указанием номера бланка, фамилии исполнителя, даты печатания. 12.5. В случае необходимости печатания срочного документа во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) дает письменную заявку на имя начальника управления делопроизводства. Копирование (тиражирование) документов 12.6. Копировально-множительные работы осуществляются в группе копировально-множительных работ общего отдела управления делопроизводства и в органах исполнительной власти Ленинградской области, имеющих множительную технику. 12.7. В группу копировально-множительных работ для копирования сдаются только служебные документы. Заказ на выполнение копировально-множительных работ оформляется на бланке установленной формы (приложение 5 к Инструкции) и подписывается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области либо ответственным за делопроизводство. Тиражирование материалов объемом свыше 50 страниц или 20 экземпляров, а также изготовление цветных копий и брошюрование производится по согласованию заказа с начальником управления делопроизводства. Размножение бланков, используемых в Администрации Ленинградской области, не разрешается. К тиражированию не принимаются книги, брошюры, журналы и т.п. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными, как правило, первые экземпляры (подлинники). Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. В приоритетном порядке тиражируются материалы к заседаниям Правительства Ленинградской области, рассылочные экземпляры законов, правовых актов, поручений Губернатора Ленинградской области. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю с подлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая запись на бланке заказа. 12.8. Учет выполненных работ в группе копировально-множительных работ ведется в журналах установленной формы на основании заказов. 12.9. Порядок использования множительной техники в органах исполнительной власти Ленинградской области устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в настоящей Инструкции. 12.10. В случае необходимости копирования документов во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) дает письменную заявку на имя начальника управления делопроизводства. Стенографирование 12.11. Стенографическая запись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградской области, осуществляется по письменным заявкам руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области в управление делами Правительства Ленинградской области. Звукозапись мероприятий 12.12. Звукозапись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградской области, осуществляется специалистами управления делами Правительства Ленинградской области по заявкам руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области. 12.13. Учет, техническую обработку и хранение фонограмм обеспечивает управление делами Правительства Ленинградской области. Прием и оперативная передача текстов служебных документов по официальным каналам факсимильной связи 12.14. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Правительства Ленинградской области, установлены в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. 12.15. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: передача документа осуществляется на основании заявки установленной формы (приложение 6 к Инструкции), подписанной руководителем. Заявки хранятся в течение одного года; объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на писчей бумаге формата A4 (210 x 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти Ленинградской области; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подготовившим факсограмму; запрещается передавать тексты документов с грифом "Для служебного пользования"; принятые к передаче по каналам факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы (приложение 7 к Инструкции) без проставления регистрационного штампа. Подлинники после передачи возвращаются исполнителям с указанием времени отправки; поступившие по каналам факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы (приложение 8 к Инструкции) без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода. 12.16. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах исполнительной власти Ленинградской области, осуществляется их руководителями. Раздел 13. Составление номенклатуры дел, формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 13.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти Ленинградской области, с указанием сроков хранения дел, оформленных в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти Ленинградской области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. 13.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органах исполнительной власти Ленинградской области, их штатными расписаниями, планами и отчетами. 13.3. Номенклатура дел на следующий календарный год (приложение 9 к Инструкции) разрабатывается до 1 ноября текущего года службой делопроизводства (ответственным за делопроизводство), согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела и утверждается руководителем. Копия передается в управление делопроизводства. Вновь образованный орган исполнительной власти Ленинградской области в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и согласовывает ее с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. 13.4. Номенклатура дел органа исполнительной власти Ленинградской области составляется на основании номенклатуры дел структурных подразделений, утверждается руководителем и согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. В утвержденную сводную номенклатуру дел в течение года по согласованию с управлением делопроизводства могут вноситься изменения. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 13.5. Графы номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел) заполняются следующим образом: В графе 1 "Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений (отделов или секторов), в том числе если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу. В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Используется следующая последовательность наименований дел: организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетная документация; документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности; документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности; документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами; номенклатура дел структурного подразделения; резервные номера. Внутри каждого выделенного комплекса документов следует систематизировать наименования дел по следующим уровням: документация вышестоящих органов; документация органов исполнительной власти Ленинградской области. Так, в номенклатуре дел сначала указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, затем дела с распорядительными документами органа исполнительной власти Ленинградской области. Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" ("ДСП"), журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП". Заголовок дела формируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности: название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы); автор документа (название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, структурного подразделения); корреспондент (название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, которому адресуют и от которого получают документ); вопрос и краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на то, что документ представлен копией. Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например: "Журнал учета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний Правительства Ленинградской области". При наличии в деле нескольких категорий документов категории перечисляются в заголовке, например: "Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Ленинградской области". Если документы, имеющие разные названия, относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет сформировано дело, например: "Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.)". Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одного или нескольких органов исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, например: "Переписка с гражданами о выдаче архивных справок". Для внутренних документов используется краткое название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения (структурного подразделения) или приводится общее видовое название, например: "Протоколы заседаний Правительства Ленинградской области". При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения или обобщенное видовое название без конкретного перечисления, например: "Переписка с Росархивом о..."; "Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве". Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, в заголовке дела указывается его название, например: |
Похожие:
 | Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... | | В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... |
| В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... | | В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... |
 | Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации... | | Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |
| Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... | | Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной... |