Раздел 7.1. Порядок работы с федеральными правовыми актами
(введен Постановлением Губернатора Ленинградской области от 29.08.2013 N 84-пг)
1. Копии федеральных законов, Указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актов Федерального Собрания Российской Федерации (далее - федеральные правовые акты) поступают в Правительство Ленинградской области на бумажных носителях по рассылке, а также в электронном виде через официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru) в сети "Интернет".
2. Прием, отбор, регистрацию и хранение федеральных правовых актов осуществляет комитет правового обеспечения и контроля.
3. После осуществления регистрации комитет правового обеспечения и контроля подготавливает резолюцию председателя комитета правового обеспечения и контроля Ленинградской области по вопросу применения федеральных правовых актов.
4. В соответствии с резолюцией председателя комитета правового обеспечения и контроля Ленинградской области федеральные правовые акты направляются первому вице-губернатору Ленинградской области, вице-губернаторам Ленинградской области по направлениям деятельности или руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области (далее - исполнители) для организации работы.
В случае если федеральный правовой акт содержит более 20 страниц, документ направляется исполнителю в электронном виде с использованием функциональной подсистемы "Кодекс: Служебная корреспонденция" системы электронного документооборота в Администрации Ленинградской области.
5. В случае если в тексте федерального правового акта содержатся поручения (указания, рекомендации) органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, такой документ согласно резолюции председателя комитета правового обеспечения и контроля Ленинградской области считается имеющим особую значимость и ставится на контроль в соответствии с разделом 6 настоящей Инструкции.
Раздел 8. Подготовка и оформление документов в органах исполнительной власти Ленинградской области. Отправка документов
Основные требования к подготовке и оформлению документов
8.1. При подготовке и оформлении документов работники должны руководствоваться следующими основными требованиями:
документы печатаются на бланках установленной формы, если иное не установлено настоящей Инструкцией;
письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов государственной власти по вопросам, входящим в компетенцию Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области, оформляются соответственно на бланках Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области за подписью Губернатора Ленинградской области либо лица, исполняющего его обязанности;
письма за подписью первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках соответственно первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области;
письма руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию органов исполнительной власти Ленинградской области, оформляются на бланках этих органов;
при переписке между структурными подразделениями органов исполнительной власти Ленинградской области бланки не используются;
содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;
фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа;
исходящие письма отправляются с подписью должностного лица, копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел;
в письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ; дата и номер письма выносятся в заголовок первого листа;
документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, при этом указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке) и приводится расшифровка подписи с указанием инициалов и фамилии лица, подписывающего документ;
подписание документа, на котором указана фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается;
проекты документов должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за его подготовку, виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа на его нижнем поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения к документу, на копии отправляемого документа (кроме телеграммы);
датой документа является дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая словесно-цифровым способом (например: "12 мая 2004 года") либо цифровым способом, то есть тремя парами арабских цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: "15.04.04"). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датировании правовых актов, финансовых и других служебных документов, цифровой способ датирования используется при написании резолюций, визировании, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях;
при направлении документа руководителю организации ее наименование (в родительном падеже) включается в состав наименования должности адресата (в дательном падеже); при направлении документа в организацию ее наименование указывается в именительном падеже, а должность и фамилия руководителя - в дательном падеже, при направлении документа в адрес нескольких однородных организаций их наименования указываются обобщенно, например: "Руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области", "Главам муниципальных образований";
адресат указывается в правом верхнем поле документа;
полный почтовый адрес указывается в случае направления документа разовому корреспонденту;
почтовый адрес располагается после фамилии адресата;
в ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, затем инициалы имени, отчества и фамилия адресата;
в адресной части письма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем; на каждом экземпляре документа указывается только один адресат;
если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается после текста до подписи по форме: "Приложение: по тексту на ___ л. в ____ экз.". Приложения, не указанные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них можно не указывать;
на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов имени, отчества, фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается правовым актом, гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДЕН" в соответствующем роде и числе, наименование распорядительного документа, его дату и номер;
отправляемому документу присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса органа исполнительной власти Ленинградской области и порядкового номера документа органа исполнительной власти Ленинградской области, при этом исходящий номер может быть дополнен индексом дела в соответствии с номенклатурой дел;
письмам и телеграммам, подписанным Губернатором Ленинградской области, первым вице-губернатором Ленинградской области, вице-губернаторами Ленинградской области, регистрационные номера присваиваются только в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства;
письмам и телеграммам, подписанным руководителями (заместителями руководителей) органов исполнительной власти Ленинградской области, регистрационные номера присваиваются ответственными за делопроизводство, после чего копия документа с экземпляром регистрационной карточки помещается в соответствующее дело согласно номенклатуре дел и хранится в органе исполнительной власти Ленинградской области.
8.2. Служебные письма зарубежным адресатам (в том числе в посольства и представительства иностранных государств) оформляются на бланках.
На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указываются адрес зарубежного корреспондента, напечатанный латинским шрифтом и включающий фамилию (имя и фамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата, название города и страны.
Проект письма зарубежному адресату подлежит согласованию с комитетом международных и региональных связей Ленинградской области.
8.3. Телеграммы за подписью должностных лиц Ленинградской области оформляются следующим образом:
текст телеграммы излагается кратко, печатается без исправлений, не должен превышать одной машинописной страницы;
подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой; в подписи указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени и отчества);
для отправки передаются три экземпляра текста телеграммы.
Отправка документов
8.4. Исходящие документы за подписью Губернатора Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области передаются для обработки и отправки адресатам в сектор служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства. Документы, подписанные руководителями органов исполнительной власти Ленинградской области, отправляются через ответственного за делопроизводство.
На отправку передаются подлинник документа и подписанный исполнителем указатель рассылки (при направлении документа более чем четырем адресатам). При этом ответственному за делопроизводство дополнительно передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии с указателем рассылки. Для отправки телеграммы передаются оформленный подлинник, две копии и два экземпляра указателя рассылки, подписанные исполнителем.
Экземпляр документа (письма, телеграммы) с проставленным на нем исходящим номером и датой отправки возвращается в соответствующий орган исполнительной власти Ленинградской области.
Документы отправляются адресатам в зависимости от степени срочности их доставки. Степень срочности доставки документа определяется руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.
Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются через почтовое отделение связи.
Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются исполнителям на доработку.
Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.
Служебные документы структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области, направляемые по всем видам связи, отправляются только через сектор служебной корреспонденции за номерами, присвоенными им сектором служебной корреспонденции.
Раздел 9. Рассмотрение обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградской области
9.1. В настоящем разделе определены особенности работы с депутатскими запросами членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградской области (далее - обращения депутатов) к Губернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области, руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области.
9.2. В качестве депутатского запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке члена Совета Федерации, депутата, фракции, депутатской группы Государственной Думы, с соответствующей подписью (подписями).
В качестве обращения депутата Законодательного собрания Ленинградской области рассматривается письмо Председателя Законодательного собрания или его заместителя, к которому прилагается правовой акт Законодательного собрания и депутатское обращение, рассмотренное на заседании Законодательного собрания.
9.3. Депутатские запросы и обращения депутатов на имя Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области регистрируются в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства.
Депутатские запросы и обращения депутатов, к которым приложены письма граждан, дополнительно регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан.
9.4. Поступившие в управление делопроизводства депутатские запросы и обращения депутатов направляются:
адресованные Губернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области - Губернатору Ленинградской области;
адресованные первому вице-губернатору Ленинградской области - первому вице-губернатору Ленинградской области;
адресованные вице-губернаторам Ленинградской области - вице-губернаторам Ленинградской области;
адресованные органам исполнительной власти Ленинградской области - руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области.
9.5. Орган исполнительной власти Ленинградской области или должностное лицо, которому непосредственно адресован депутатский запрос или обращение, должен дать ответ на него в письменной форме не позднее 10 дней со дня получения обращения или в иной установленный в депутатском запросе или обращении срок.
В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату в 10-дневный срок со дня получения обращения.
9.6. Орган исполнительной власти Ленинградской области, которому поручено рассмотреть обращение депутата, адресованное Губернатору Ленинградской области или Правительству Ленинградской области, в 10-дневный срок с момента регистрации документа в секторе служебной корреспонденции представляет Губернатору Ленинградской области проект ответа.
9.7. Направление исполнителям поручений, данных по обращениям депутатов, и контроль исполнения этих поручений осуществляются в соответствии с настоящей Инструкцией.
9.8. Обращения и запросы депутатов, адресованные непосредственно в органы исполнительной власти Ленинградской области, документы по их рассмотрению, в том числе ответы, исполняются в соответствии с настоящей Инструкцией и формируются в этих органах в дела согласно номенклатуре дел.
Раздел 10. Рассмотрение обращений граждан
Исключен. - Постановление Губернатора Ленинградской области от 22.10.2013 N 100-пг.
Раздел 11. Изготовление и использование бланков документов, печатей и штампов
Изготовление и использование бланков документов
11.1. Бланки документов, применяемые в органах исполнительной власти Ленинградской области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.
11.2. Бланки Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в протокольном отделе и секторе служебной корреспонденции общего отдела.
11.3. Бланки Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области используются при подготовке проектов документов в аппарате Губернатора и Правительства Ленинградской области.
11.4. Бланки Губернатора Ленинградской области могут выдаваться органам исполнительной власти Ленинградской области для оперативной подготовки проектов документов только по указанию (разрешению) Губернатора Ленинградской области, руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области или начальника управления делопроизводства.
В журнале учета выдачи бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области указываются номер выданного бланка, фамилия должностного лица, давшего разрешение на выдачу бланка, наименование органа исполнительной власти Ленинградской области и фамилия получившего бланк.
Орган исполнительной власти Ленинградской области представляет отчет об использовании полученных бланков по установленной управлением делопроизводства форме.
11.5. Введение в обращение новых бланков для органов исполнительной власти Ленинградской области осуществляется по согласованию с управлением делопроизводства на основании обращения органа исполнительной власти Ленинградской области в адрес управления делами с приложенным образцом (макетом) нового бланка.
Не разрешается изготовление бланков на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.
11.6. Управление делопроизводства:
получает от органов исполнительной власти Ленинградской области заявки на изготовление бланков, а также образцы (макеты) бланков;
согласовывает заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной продукции.
11.7. Управление делами Правительства Ленинградской области при изготовлении бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, гербовых бланков обеспечивает их максимальную защищенность от подделки.
Заказы на изготовление бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, гербовых бланков размещаются в установленном порядке на предприятиях, имеющих лицензию на изготовление защищенной от подделок полиграфической продукции.
11.8. Управление делами Правительства Ленинградской области обеспечивает изготовление бланков и другой печатно-бланочной продукции по заказам органов исполнительной власти Ленинградской области.
11.9. Руководители органов исполнительной власти Ленинградской области несут ответственность за обеспечение сохранности неиспользованных бланков и правильность их использования.
Изготовление и использование печатей и штампов
11.10. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в органах исполнительной власти Ленинградской области используются гербовые и другие печати, если это предусмотрено положениями об органах исполнительной власти Ленинградской области.
11.11. Гербовые печати Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области хранятся у работников, перечень которых определяет руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
11.12. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и/или герба Ленинградской области (далее - гербовая печать) могут иметь органы исполнительной власти Ленинградской области, если это предусмотрено положениями о них.
11.13. Гербовые печати проставляются на командировочных удостоверениях, платежных поручениях, других финансовых документах в установленных законодательством случаях.
11.14. Гербовые печати на удостоверениях работников проставляются управлением государственной службы и кадров аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
11.15. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
11.16. На копиях областных законов, правовых актах Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (негербовая) печать управления делопроизводства.
11.17. Печать управления делами Правительства Ленинградской области применяется при оформлении гарантийных писем и финансовых документов.
11.18. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
11.19. Изготовление гербовых и других печатей, а также штампов для органов исполнительной власти Ленинградской области производится по их письменным заявкам управлением делами Правительства Ленинградской области при наличии образца (макета) оттиска печати или штампа.
11.20. Штампы и печати органов исполнительной власти Ленинградской области должны учитываться ответственными за делопроизводство в специальном журнале, выдаваться работникам под роспись и храниться в металлических шкафах или сейфах.
11.21. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляет управление делопроизводства.
11.22. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы направляются в управление делопроизводства и уничтожаются по акту. В журналах учета проставляются соответствующие отметки.
11.23. Ответственность за хранение и контроль использования печатей и штампов в органах исполнительной власти Ленинградской области возлагается на их руководителей.
При смене руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета.
|
