Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.
По согласованию с архивом в органе исполнительной власти Ленинградской области на обложках дела может проставляться номер дела по описи, номер описи и фонда.
При изменении наименования органа исполнительной власти Ленинградской области в период, объединяющий документы дела, или при передаче дела в другой орган исполнительной власти Ленинградской области на обложке указывается новое наименование органа исполнительной власти Ленинградской области, а прежнее наименование заключается в скобки.
В листах-заверителях дел временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются количество листов в деле, должность, фамилия работника, сформировавшего дело, дата.
Хранение документов и дел в подразделении
13.29. До передачи документов и дел в государственный архив их хранение осуществляется в органе исполнительной власти Ленинградской области.
Руководители органов исполнительной власти Ленинградской области ответственны за организацию хранения документов и дел.
13.30. К каждому делу, которое хранится в архиве органа исполнительной власти Ленинградской области, оформляется лист использования документов (приложение 16 к Инструкции), в котором делается соответствующая отметка с указанием даты, должности и фамилии ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он ознакомлен.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области, при этом в деле должны быть оставлены заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
Передача дел в архив
13.31. Подготовка документов к сдаче на хранение в архив включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
13.32. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение двух лет, затем сдаются в архив органа исполнительной власти Ленинградской области по решению руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области.
В случае принятия решения о ликвидации или реорганизации органа исполнительной власти Ленинградской области лицо, исполняющее обязанности руководителя, обязано в течение одного месяца с момента принятия такого решения организовать формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
При реорганизации органа исполнительной власти Ленинградской области документы и дела передаются органам исполнительной власти Ленинградской области в соответствии с их компетенцией.
13.33. В подготовленном к сдаче в архив деле постоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи делается надпись "В архив", которая заверяется подписью руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области. В делах временного срока хранения, подлежащих передаче в архив, надпись "В архив" делается на последнем листе сдаточной описи.
13.34. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются для переоформления.
13.35. По указанию руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области к сданному в архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела.
Составление описей дел
13.36. На завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в подразделении ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении такой работы оказывает уполномоченный орган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и на дела по личному составу (приложения 17, 18, 19 к Инструкции).
Дела, оставленные на контроле в подразделении, включаются в опись года. В графе "Примечание" карандашом делается запись "н/к" (на контроле).
13.37. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, каждый том или часть имеет самостоятельный номер).
При внесении в опись подряд нескольких дел (томов) с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела (тома), на остальных однородных делах (томах) делается надпись "То же". Другие реквизиты дела указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
13.38. Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии копий и т.д.
13.39. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в архиве, второй хранится в органе исполнительной власти Ленинградской области в течение трех лет после передачи документов.
13.40. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи против заголовка каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работника органа исполнительной власти Ленинградской области и работника архива, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.
13.41. Вместе с делами органа исполнительной власти Ленинградской области в архив передаются учетно-контрольные карточки на документы и регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
13.42. На дела постоянного срока хранения составляется внутренняя опись (приложение 14 к Инструкции), которая помещается в начале дела.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.
На основе описей дел составляется годовой раздел сводной описи дел органа исполнительной власти Ленинградской области (дел постоянного хранения и по личному составу), который направляется на рассмотрение в уполномоченный орган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. После рассмотрения годовой раздел сводной описи дел утверждается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области (приложения 17, 19 к Инструкции).
Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, по личному составу - в трех экземплярах. К описям составляются предисловие и историческая справка. Обязательным элементом оформления годового раздела сводной описи дел является титульный лист описи (приложение 20 к Инструкции).
Использование документов архива
13.43. Документы и дела, находящиеся на хранении в архивах органов исполнительной власти Ленинградской области, предоставляются для работы в помещении соответствующего архива или во временное (не более недели) пользование вне такого помещения под роспись в карте-заместителе дела (приложение 21 к Инструкции).
13.44. Изъятие документов из архивных дел и передача их любым третьим лицам не допускается.
13.45. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, изымать или заменять отдельные листы.
13.46. Ознакомление с подлинниками законов Ленинградской области, правовых актов Губернатора Ленинградской области и правовых актов Правительства Ленинградской области осуществляется только в помещении архива.
13.47. Документы из архивов органов исполнительной власти Ленинградской области предоставляются для ознакомления и копирования организациям и гражданам по их письменным запросам, об этом делается запись в учетных документах архива (карте-заместителе дела, листе использования документов) и оформляется акт о выдаче дел во временное пользование (приложение 22 к Инструкции).
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма)
МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ
_____________________________________________________________________
(полное наименование проекта документа)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Количество листов ___, в том числе прилагаемых материалов ______.
Подготовил __________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти Ленинградской
_____________________________________________________________________
области, должность, фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя)
N
п/п
|
Дата
и время
передачи
проекта
|
Кому передан
проект
на визирование
(фамилия,
инициалы)
|
Подписи
исполнителя
и ответствен-
ного за дело-
производство
|
Дата
и время
возврата
проекта
|
Подписи
исполнителя
и ответствен-
ного за дело-
производство
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отметки в маршрутном листе о передаче проекта на согласование и
возврате проекта заверяются двумя подписями: ответственного за
делопроизводство и исполнителя.
Проект передан в протокольный отдел "____" _______________ 200__ года
в ___ час. ___ мин.
Сдал ______________ Принял ______________
(подпись) (подпись)
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
ПЕРЕЧЕНЬ
НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ
В ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Копии нормативных документов Законодательного собрания Ленинградской области.
2. Копии нормативных актов муниципальных образований Ленинградской области.
3. Копии документов организаций и учреждений.
4. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.
6. Дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.
7. Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.
8. Аналитические обзоры органов исполнительной власти Ленинградской области, иные материалы, представляемые для сведения.
9. Планы основных мероприятий, проводимых Законодательным собранием Ленинградской области, муниципальными образованиями, органами исполнительной власти Ленинградской области.
10. Проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области.
11. Документы без подписи.
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма)
АКТ
"___" _________ 200_ года Санкт-Петербург
Мы, нижеподписавшиеся работники сектора служебной корреспонденции
общего отдела управления делопроизводства ___________________________
_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________,
составили настоящий акт о том, что "____" ____________ 200__ года при
вскрытии пакета _____________________________________________________
в нем не оказалось __________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Подписи _____________________________
_____________________________
_____________________________
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма)
Аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области
ЗАКАЗ N _______
НА ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ
Подразделение _______________________________________________________
Фамилия ______________________________ Телефон ______________________
Наименование материала ______________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Вид бланка __________________________________________________________
Дата, время сдачи материала _________________________________________
Руководитель подразделения __________________________________________
|
