Раздел 5. Подготовка и согласование проектов писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области
5.1. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области подготавливаются и визируются исполнителями, руководителями соответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области и курирующими вице-губернаторами Ленинградской области на втором экземпляре внизу лицевой стороны последнего листа либо на его оборотной стороне.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу.
5.2. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, его заместителей, руководителей федеральных органов исполнительной власти проходят обязательное редактирование в протокольном отделе, затем передаются в группу автоматизированной подготовки документов для оформления на бланке установленной формы и через управление делопроизводства направляются Губернатору Ленинградской области на подписание.
5.3. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области в федеральные органы государственной власти по бюджетным вопросам проходят согласование в комитете финансов, по вопросам участия в федеральных целевых программах и вопросам налогообложения - в комитете экономического развития.
5.4. Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области, подготовившего проект письма Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области, представляет перечень документов (копий), которые следует направить в представительство Правительства Ленинградской области при Правительстве Российской Федерации с копией письма, и передает их в сектор служебной корреспонденции.
5.5. Письма, телеграммы или факсимильные сообщения, адресованные одновременно всем руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области либо органов местного самоуправления (кроме подписанных Губернатором Ленинградской области или руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области), рассылаются только по согласованию с руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
5.6. Оформление, регистрация и отправка служебных документов осуществляется в соответствии с разделом 9 настоящей Инструкции.
Раздел 6 Инструкции действует в части, не противоречащей постановлению Губернатора Ленинградской области от 11.03.2012 N 24-пг.
Раздел 6. Контроль исполнения правовых актов, поручений и других документов Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области
6.1. Контролю подлежат все поступившие в Администрацию Ленинградской области документы, требующие исполнения.
6.2. Правовые акты Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, поручения Губернатора Ленинградской области, поступившие в Администрацию Ленинградской области документы, имеющие особую значимость, ставятся на контроль Губернатора Ленинградской области (далее - контрольные документы). При постановке документа на контроль на правом верхнем поле документа делается отметка о контроле буквой "К" или словом "Контроль".
6.3. Контроль исполнения контрольных документов осуществляют аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области, а также отраслевые органы исполнительной власти Ленинградской области в соответствии с полномочиями.
6.4. Учет и контроль по срокам и существу исполнения, анализ и обобщение поступающей на имя Губернатора Ленинградской области информации о ходе и результатах исполнения контрольных документов, подготовку соответствующих предложений для доклада Губернатору Ленинградской области осуществляет сектор контроля исполнения распорядительных документов общего отдела управления делопроизводства.
6.5. Контроль сроков исполнения поручений Губернатора Ленинградской области по обращениям граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления делопроизводства.
6.6. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, протоколах заседаний Правительства Ленинградской области, а также исполнение письменных поручений Губернатора Ленинградской области, в том числе содержащихся в протоколах проведенных совещаний и резолюциях на документах (далее - поручения), организуют вице-губернаторы Ленинградской области или руководители органов исполнительной власти Ленинградской области, которым адресованы поручения.
6.7. Контроль исполнения поручений первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области осуществляют их секретариаты.
6.8. Организацию исполнения поручений осуществляют руководители органов исполнительной власти Ленинградской области.
6.9. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в поручении.
Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
имеющие пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;
имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок не более месяца;
по запросам депутатов Законодательного собрания Ленинградской области - не позднее чем через 10 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
6.10. Если информация представлена позже указанного срока исполнения поручения, такое поручение считается просроченным, что является основанием для применения к исполнителю дисциплинарного взыскания.
6.11. Исполнение по документам, указанным в пункте 4.1, осуществляется в сроки, установленные в разделе 4 настоящей Инструкции и комитетом правового обеспечения и контроля.
(в ред. Постановления Губернатора Ленинградской области от 29.08.2013 N 84-пг)
6.12. При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя Губернатора Ленинградской области письменное ходатайство о продлении срока исполнения с указанием причин невозможности исполнения поручения в установленные сроки, а также предложениями по новому сроку исполнения и/или составу соисполнителей.
Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях при наличии объективных причин. Должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем в 10-дневный срок от даты получения такого поручения представляет Губернатору Ленинградской области письменное ходатайство о продлении срока исполнения с указанием объективных причин невозможности исполнения поручения в установленные сроки, а также предложениями о новом сроке исполнения и/или составе соисполнителей.
6.13. Об изменении срока исполнения документов ответственный за делопроизводство своевременно информирует управление делопроизводства для внесения изменений в учетные формы (новый срок исполнения, дата представления изменения, подпись).
6.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, перемещения или увольнения с должности работник, ответственный за исполнение документа или поручения, обязан уведомить своего непосредственного начальника или руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области о всех имеющихся у него документах и поручениях, передать их ответственному за делопроизводство или по согласованию с непосредственным начальником - другому работнику.
6.15. Если поручение Губернатора Ленинградской области дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, или против фамилии которого стоит пометка "Отв.", "Свод", "Созыв".
Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевременное исполнение данного поручения, организует и координирует работу по его исполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемых Губернатору Ленинградской области или в Правительство Ленинградской области в связи с исполнением этого поручения.
6.16. В целях исполнения поручения ответственный исполнитель вправе сформировать рабочую группу из представителей соисполнителей поручения, представителей других заинтересованных органов исполнительной власти Ленинградской области и организаций (по согласованию) и/или назначить рабочее совещание с указанными представителями.
При наличии разногласий между соисполнителями по поводу исполнения поручения ответственный исполнитель в обязательном порядке проводит согласительное совещание с участием руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области - соисполнителей поручения или их заместителей.
Организацию и проведение рабочих и/или согласительных совещаний обеспечивают ответственные за исполнение поручения.
6.17. Соисполнитель поручения представляет письменный ответ на запрос ответственного исполнителя не позднее чем за пять дней до даты истечения срока исполнения поручения, при наличии пометки "Срочно" - не позднее чем за один рабочий день до даты истечения трехдневного срока исполнения либо в иной срок, установленный в запросе ответственного исполнителя.
6.18. Ответственный исполнитель письменно информирует Губернатора Ленинградской области о ходе и результатах исполнения поручения, а также направляет в адрес заинтересованных лиц копии писем, подлинник поручения и приложенные к нему документы и материалы.
Если исполнение поручения завершилось изданием правового акта, Губернатору Ленинградской области направляется копия правового акта.
6.19. Ходатайства о продлении сроков исполнения поручения, выполнении поручения и/или снятии поручения с контроля до их представления Губернатору Ленинградской области анализируются и обобщаются в управлении делопроизводства, которое вырабатывает соответствующие рекомендации для Губернатора Ленинградской области.
Руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области вправе ходатайствовать о продлении сроков исполнения поручения или снятии поручения с контроля.
Если в ходатайстве о продлении сроков исполнения поручения, выполнении поручения и/или снятии поручения с контроля нет достаточных оснований для продления сроков исполнения поручения или снятии поручения с контроля, а также сведений о надлежащем исполнении поручения, руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области вправе вернуть такой документ ответственному исполнителю на доработку.
6.20. Поручение снимается с контроля на основании резолюции Губернатора Ленинградской области.
Информация о снятии поручения с контроля немедленно доводится до ответственного исполнителя сектором контроля исполнения распорядительных документов общего отдела управления делопроизводства.
6.21. Обобщенная информация о выполнении поручений доводится до Губернатора Ленинградской области руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
Раздел 7. Прием, учет, регистрация и распределение документов и материалов, поступивших на имя Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области
7.1. Документы и материалы, поступившие на имя Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области, а также в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области, принимаются, учитываются и регистрируются в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства.
7.2. Утратил силу. - Постановление Губернатора Ленинградской области от 29.08.2013 N 84-пг.
7.3. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан в адрес Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области осуществляются отделом по работе с обращениями граждан управления делопроизводства.
7.4. Информация о зарегистрированных документах заносится в электронную карточку системы "Канцелярия" и передается в электронные базы данных органов исполнительной власти, подключенных к единой системе электронного документооборота (ЕСЭД) Администрации Ленинградской области.
7.5. Телефонограммы в адрес Губернатора Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области принимаются работниками их секретариатов.
7.6. Корреспонденция на иностранных языках после регистрации передается для перевода в комитет международных и региональных связей Ленинградской области и с текстом перевода направляется адресату.
7.7. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другие документы по определению начальника управления делопроизводства. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в Администрацию Ленинградской области, приведен в приложении 2 к настоящей Инструкции.
7.8. При вскрытии конвертов с документами работником сектора служебной корреспонденции проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним; сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. В правом верхнем углу входящего документа проставляется регистрационный штамп установленной формы.
Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные в конверт документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции) в трех экземплярах, один из которых остается в секторе служебной корреспонденции, другой приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается запись или ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".
Конверты, в которые были вложены документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения документов.
На конвертах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления и учетный номер, конверты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.
7.9. В секторе служебной корреспонденции документы, кроме срочных, поступившие до 15 часов, регистрируются в день поступления, поступившие после 15 часов, регистрируются датой следующего дня.
Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении хранится в технологической базе данных автоматизированной системы "Канцелярия" не менее трех лет.
7.10. Сектор служебной корреспонденции направляет поступившие документы адресатам по назначению.
Документы, адресованные Губернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области, при необходимости предварительной проработки, подготовки информации и предложений могут направляться по поручению (указанию) начальника управления делопроизводства вице-губернаторам в соответствии с распределением обязанностей или в органы исполнительной власти Ленинградской области.
Документы, адресованные первому вице-губернатору Ленинградской области и вице-губернаторам Ленинградской области, направляются в их секретариаты.
7.11. Документы передаются адресатам в день их регистрации (учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" (далее - срочные документы) передаются немедленно.
Зарегистрированные документы передаются под роспись в реестре с указанием даты, времени передачи документа и фамилии работника, принявшего документ.
Документы, подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области и используемые внутри его, относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) службой делопроизводства в соответствующем журнале, карточке или автоматизированной системе.
Переписка по вопросам текущей деятельности между подразделениями органов исполнительной власти Ленинградской области, как правило, не допускается. В исключительных случаях переписка ведется без регистрации документов в службе делопроизводства.
7.12. Зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции документы передаются из одного органа исполнительной власти Ленинградской области в другой только через сектор служебной корреспонденции с переадресацией в автоматизированной системе "Канцелярия".
Передача документов внутри органа исполнительной власти Ленинградской области осуществляется через службу делопроизводства.
7.13. При работе с документами, поступившими в орган исполнительной власти Ленинградской области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.
7.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни работник с разрешения непосредственного руководителя передает другому работнику через службу делопроизводства находящиеся у него на исполнении документы. При увольнении числящиеся за исполнителем документы сдаются в службу делопроизводства.
Контроль за передачей документов осуществляется руководителем соответствующего подразделения.
7.15. Поступившие документы представляются работником службы делопроизводства руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области и согласно его резолюциям передаются на исполнение. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.
7.16. Состояние работы с документами в органе исполнительной власти Ленинградской области (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работником службы делопроизводства.
Служба делопроизводства ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с данными, занесенными в базу данных "Канцелярия", представляет руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области справку о прохождении и исполнении документов.
|
