2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции
2.1. Поступающая в суд корреспонденция принимается экспедицией и регистрируется в группе регистрации документов и дел отдела делопроизводства. Корреспонденция принимается экспедицией из почтовых отделений, от фельдъегерской службы, от представителей юридических лиц и граждан в течение всего рабочего дня. Все документы на имя председателя суда передаются в секретариат председателя (секретарю в приемную).
При поступлении документов специалисты экспедиции сверяют соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанному в приложениях.
В поступивших судебных делах сверяется наличие документов дела с их внутренней описью, имеющейся в деле.
Конверты прилагаются к документам.
2.2. При просмотре доставленной почтовой корреспонденции специалисты экспедиции проверяют сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, подписанным начальником отдела делопроизводства. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.
2.3. В случаях отсутствия в почтовых поступлениях указанных в приложении или описи дела документов, повреждения документов и упаковок составляется акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистами экспедиции. Первый экземпляр акта прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности в судебный состав или подразделение, второй направляется отправителю, третий хранится в делах экспедиции (приложение N 1).
2.4. Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возвращении заявителю решается в судебном составе или подразделении в зависимости от их значимости.
2.5. Поступившая корреспонденция подбирается (сортируется) по категориям: исковые заявления, заявления, апелляционные жалобы, кассационные жалобы, заявления об обжаловании решений, действий (бездействия) судебных приставов-исполнителей, заявления, связанные с исполнением судебных актов, заявления о пересмотре судебного акта по вновь открывшимся обстоятельствам, заявления об оспаривании решений третейских судов, дополнительные материалы к судебным делам, законодательные, нормативные, служебные документы и т.д.
2.6. При большом объеме поступающих документов сортировка может производиться и по другим категориям: заявления, вытекающие из гражданско-правовых отношений, из административно-правовых отношений, заявления по делам о несостоятельности (банкротстве), заявления об установлении юридических фактов и т.д.
Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от других документов.
Поступившая корреспонденция передается из экспедиции в группу регистрации в день поступления, но не позднее первой половины следующего рабочего дня.
2.7. На полученном документе специалисты экспедиции проставляют регистрационный штамп суда в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля – на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа и указывают дату его поступления.
2.8. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по правилам регистрации писем.
Текст поступивших в подразделения телефонограмм записывается получателем в журнале телефонограмм и факсограмм, электронных сообщений (приложение № 2) и оперативно передается руководителю, которому адресовано сообщение. Поступившие по электронной связи телеграммы, факсограммы и электронные сообщения регистрируются в указанном журнале. В случае необходимости отправитель извещается о необходимости досылки оригинала документа. В секретариате председателя суда (приемной председателя суда) ведется журнал приема-передачи телефонограмм и факсограмм, электронных сообщений, поступивших на имя председателя и его заместителей.
Листы названных журналов должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью канцелярии.
2.9. Не подлежат регистрации и передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам возвращенные отделениями связи в связи с ненахождением адресата почтовые отправления с копиями судебных актов, с уведомлениями лиц, участвующих в деле, о времени и месте судебного заседания.
2.10. На пакетах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления и учетный номер. Такие пакеты не вскрываются и учитываются в специальном журнале по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам. Подобная корреспонденция становится официальным документом лишь после возвращения в канцелярию для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности.
При поступлении в одном конверте нескольких документов по разным, не относящимся друг к другу вопросам, конверт прилагается к тому из них, для которого наиболее важна дата отправления. К остальным документам прилагаются в необходимых случаях ксерокопии конверта.
2.11. Ввиду сокращенных сроков рассмотрения ходатайств и заявлений об обеспечении иска, заявлений по делам об административных правонарушениях, о приостановлении, возобновлении и прекращении исполнительных производств, об отложении исполнительных действий документы, содержащие такие ходатайства, подлежат немедленной передаче из экспедиции в группу регистрации. После регистрации в день получения они передаются по реестру в судебные составы согласно специализации или судье, в производстве которого находится дело.
2.12. На все дела, рассматриваемые в первой инстанции, заводятся статистические карточки, которые заполняются во всех судебных инстанциях по мере совершения процессуальных действий и принятия судебных актов.
2.13. Регистрация поступающих в суд документов, материалов и дел также производится в базе данных ПС "Судопроизводство", а также на регистрационных карточках и в журналах регистрации установленной формы.
2.14. Перед регистрацией документа и вводом информации по нему в компьютер по вопросам, не связанным с рассмотрением судебных дел, специалисты канцелярии проверяют в базе данных наличие имеющихся материалов, в том числе и судебных дел, относящихся к поступившему документу, и составляют к нему информационную справку (приложение N 3).
В справке может быть указано также наименование ранее поступившего документа, дата его поступления, фамилия, инициалы заявителя, наименование обратившейся организации, инициалы и фамилия исполнителя, результаты рассмотрения, фамилия лица, подписавшего ответ.
В случае нахождения документа на исполнении, последующие документы направляются председателю соответствующего судебного состава или в структурное подразделение, где ведется работа по ранее поступившим документам.
2.15. Заявления и жалобы, а также другие документы, не связанные с рассмотрением судебных дел и предназначенные для доклада председателю суда, заместителям председателя суда (согласно распределению обязанностей между ними), регистрируются в ПО «Дело» и передаются под расписку в журнале входящей корреспонденции в секретариат председателя (секретарю в приемную).
2.16. При поступлении в суд дела, рассмотренного вышестоящей инстанцией, по которому обжалуемый судебный акт оставлен без изменения, в компьютерную карточку дела вводится информация о дате поступления дела, результате рассмотрения вышестоящей инстанцией. Дело в этот же день передается по журналу регистрации в судебный состав. При наличии резолюции судьи "В архив" дело передается специалистом судебного состава в архив.
Если судебное дело вышестоящей инстанцией направлено на новое судебное разбирательство в суд, судебный акт которого отменен полностью или в части, регистрационный номер его не меняется и в день поступления дело передается в секретариат председателя суда (секретарю в приемную). При наличии резолюции председателя суда дело по журналу регистрации передается в указанный в резолюции судебный состав для рассмотрения.
2.17. Если вышестоящей инстанцией судебное дело направлено на новое рассмотрение в другой арбитражный суд, оно регистрируется в суде первой инстанции по очередному номеру поступающих исковых заявлений (заявлений) и оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 3.9 настоящей Инструкции.
Процессуальные сроки при этом исчисляются с момента поступления судебного дела в суд для нового рассмотрения.
|
