Выдача из архива судебных дел и дел по номенклатуре, подлинников и копий документов
28.1. Выдача из архива дел в судебные составы и подразделения производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений (приложение N 40) под расписку в журнале регистрации дел, находящихся в архиве.
На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно заказано и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело (приложения N 41, 42).
Дела выдаются на срок не более одного месяца.
28.2. Выдача или направление сторонним организациям подлинников, документов и копий из судебных дел, а также документов из дел постоянного хранения допускается только с письменного разрешения руководства суда.
28.3. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве, лиц, участвующих в деле, их представителей, а также иных лиц и представителей средств массовой информации допускается при наличии письменного заявления, доверенности и письменного разрешения руководства суда.
28.4. Ознакомление с судебным делом производится в рабочем помещении архива или судебного состава в присутствии одного из их работников в обстановке, исключающей возможность изъятия из судебного дела документов (листов) или внесения в них каких-либо изменений.
28.5. Лицо, знакомящееся с делом, должно лично сделать письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу специалистом архива и вносится во внутреннюю опись дела.
При наличии на внутренней стороне обложки судебного дела раздела "С материалами дела ознакомлены" запись об ознакомлении делается на обложке.
28.6. Органы прокуратуры при решении вопроса о наличии оснований для пересмотра судебного акта в порядке надзора изучают судебное дело в суде (п.9 приказа Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 05.06.2003 N 20 "О реализации прокурорами полномочий в арбитражном судопроизводстве").
28.7. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по письменному разрешению на запросе заявителя судьи, в производстве которого находилось судебное дело.
Выдача таких копий специалистом архива сторонним лицам и организациям производится по письменному запросу и письменному разрешению руководства суда.
28.8. При выдаче копий документов, если они исполнены на бланках суда или организации, полностью воспроизводятся реквизиты бланка (наименование суда, организации, номер, дата и т.д.).
28.9. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга, диаметром 40-45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.
28.10. Лицо, получающее копию документа, расписывается на запросе или доверенности либо на отдельном листе, указав реквизиты документа, устанавливающего его личность.
ПРИЛОЖЕНИЯ
к Инструкции по делопроизводству в арбитражном суде Иркутской области
Приложение № 1-43 (см. в КонсультантеПлюс)
Приложение № 44
|
|
Приложение к приказу № ____ от _______2008 г.
|
|
|
Таблица
|
распределения функций между сотрудниками Арбитражного суда Иркутской области
|
по вводу информации в подсистему «Судебное делопроизводство»
|
|
|
Наименование функций
|
Наименование ответственного подразделения суда (либо ФИО ответственного сотрудника)
|
2
|
3
|
Регистрирует первичные документы (в первой инстанции - исковые заявления (заявления), в апелляционной инстанции – апелляционные жалобы, в кассационной инстанции – кассационные жалобы, в надзорной инстанции – заявления о пересмотре судебного акта в порядке надзора).
|
канцелярия
|
Регистрирует поступающие в суд первой инстанции апелляционные жалобы.
|
канцелярия, специалисты апелляции
|
Регистрирует поступающие в суд первой инстанции кассационные жалобы.
|
канцелярия, специалисты апелляции
|
Регистрирует поступление исковых заявлений (заявлений) на новое рассмотрение.
|
канцелярия
|
Регистрирует поступающие в суд апелляционной инстанции и выше обжалуемые судебные акты.
|
канцелярия
|
Формирует реестры передачи поступивших документов в судебные составы (коллегии) и другие подразделения арбитражного суда.
|
канцелярия
|
Осуществляет поиск дел и документов.
|
канцелярия
|
Осуществляет просмотр информации о движении документа (дела).
|
помощники судей, секретари судебного заседания, специалисты, судьи
|
Распределяет поступившие первичные документы по судебным составам и судьям.
|
канцелярия
|
Регистрирует информацию о распределении первичного документа в судебный состав или коллегию (в случае, если не применяется автоматизированное распределение).
|
канцелярия
|
Указывает для дел значения категории спора и характеристик спора, однозначно определяющих строки статистической формы, в которые дело должно попадать при дальнейшем расчёте судебной статистики.
|
категорию определяет судья, вносят секретари судебного заседания, специалисты.
|
Регистрирует документы (дополнительные материалы по делу), поступающие в суд (в т.ч. внепроцессуальные документы).
|
канцелярия
|
Регистрирует поступающие в суд первичные документы и постановления судов высших инстанций.
|
канцелярия
|
Регистрирует поступление (отправку) дела из суда (в суд).
|
канцелярия
|
Осуществляет поиск информации по делам и документам.
|
Канцелярия, помощники судей, специалисты
|
Формирует сводки о рассмотрении дел судьёй, за которым закреплён.
|
секретари судебного заседания,специалисты
|
Регистрирует информацию о назначении судьи-докладчика (судьи, председательствующего по делу) (в случае, если не применяется автоматизированное распределение).
|
Канцелярия
|
Вводит в систему информацию о вынесении определений, решений и постановлений по делу того судьи, за которым он закреплён (добавляет документы рассмотрений).
|
секретари судебного заседания, специалисты
|
При необходимости создаёт проекты документов рассмотрения и работает с ними.
|
Помощники судей
|
Вносит в систему информацию о документах, возникающих в процессе рассмотрения дела.
|
канцелярия
|
Создаёт проекты документов рассмотрения и работает с ними.
|
Помощники судей, судьи
|
Формирует доступные отчёты и анализирует информацию по ним.
|
аналитический отдел, секретари судебного заседания, специалисты
|
Осуществляет регистрацию объединения (разъединения) дел.
|
секретари судебного заседания, специалисты
|
Осуществляет контроль корректности введенной в БД информации.
|
Помощники судей
|
Корректирует информацию, внесенную специалистом по делопроизводству, если требуется.
|
администратор
|
Регистрирует информацию о судебном деле на основании поступившего первичного документа, включая основную информацию по участникам судебного процесса.
|
секретари судебного заседания, специалисты
|
При необходимости заносит в систему информацию об участниках дела, необходимую для формирования конвертов для отправки на почту.
|
секретари судебного заседания, специалисты
|
Формирует необходимое количество конвертов, требующихся для отправки корреспонденции лицам, участвующим в деле.
|
секретари судебного заседания, специалисты
|
Формирует списки корреспонденции для отправки на почту.
|
канцелярия
|
Осуществляет формирование реестров передачи документов между подразделениями суда.
|
канцелярия
|
Осуществляет формирование сдаточной описи дел.
|
секретари судебного заседания, специалисты
|
Регистрирует факт передачи документов в другое подразделение суда.
|
канцелярия
|
Распечатывает копии судебных актов, направляемых лицам, участвующим в деле
|
секретари судебного заседания, специалисты
|
Указывает для дел установленный срок хранения в архиве.
|
судья
|
Просматривает информацию по делам и документам, внесенную специалистом по делопроизводству или помощником судьи, если требуется.
|
судья, администратор, аналитический сектор
|
Формирует доступные отчёты и анализирует информацию по ним.
|
аналитический сектор
|
Осуществляет просмотр информации о движении документа (дела).
|
судья, помощник судьи, секретари судебного заседания, специалисты, администратор, аналитический сектор
|
Осуществляет расчёт утвержденных форм статистической отчетности.
|
аналитический сектор
|
Проверяет выполнение контрольных соотношений для рассчитанных форм.
|
аналитический сектор
|
Ведёт учёт рассчитанных утвержденных форм статистической отчетности
|
аналитический сектор
|
Осуществляет корректировку реестра передачи дел (производств) в архив суда.
|
специалист
|
Осуществляет учёт поступления дел (производств) в архив суда, учёт выдачи дел (производств) из архива суда.
|
архивариус
|
Контролирует сроки хранения дел (производств) в архиве.
|
архивариус
|
При необходимости осуществляет просмотр и корректировку любой информации в системе.
|
администратор, начальник отдела делопроизводства, аналитический сектор
|
|
