Утверждена
приказом председателя
Арбитражного суда
Иркутской области
от «22» ноября 2004 года № 28 ОД
(в редакции от 01.04.2008 г.)
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Арбитражном суде Иркутской области
Иркутск
2008 Содержание
ИНСТРУКЦИЯ 1
2008 2
Содержание 3
1. Общие положения
4
2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции 8
3. Прохождение исковых заявлений (заявлений) и судебных дел 10
4. Делопроизводство по принятию судом мер, направленных на обеспечение иска или имущественных интересов заявителя 20
5. Делопроизводство по восстановлению утраченных судебных дел 21
6. Делопроизводство по приему и прохождению апелляционных жалоб 22
7. Делопроизводство по приему и прохождению кассационных жалоб 23
8. Делопроизводство по пересмотру вступивших в законную силу судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам 24
9. Делопроизводство по делам о несостоятельности (банкротстве) 24
10. Делопроизводство, связанное с исполнением судебных актов суда 25
11. Прием, учет и хранение вещественных доказательств 29
12. Документальное оформление работы президиума суда 30
13. Регистрация, распределение, прохождение иной корреспонденции 30
14. Прием и передача служебной информации по каналу факсимильной связи и электронной почтой 32
15. Основные требования к составлению и оформлению документов (кроме судебных актов) 34
16. Подготовка распорядительных и инициативных документов
36
17. Организация личного приема и рассмотрение обращений граждан 37
18. Контроль за исполнением документов и поручений 38
19.Контроль за ведением делопроизводства 40
20.Справочно-информационная работа 40
21.Изготовление, использование, учет и хранение печатей, штампов и бланков 41
22.Использование гербовой печати и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации 43
23. Машинописные работы 43
24.Тиражирование документов и копировальные работы 44
25.Составление номенклатуры дел 44
Перечень основных дел по номенклатуре дел суда 46
26.Экспертиза ценности документов 47
27. Оформление для передачи в архив судебных дел и дел по номенклатуре 48
28. Выдача из архива судебных дел и дел по номенклатуре, подлинников и копий документов 49
ПРИЛОЖЕНИЯ 51
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Арбитражном суде Иркутской области (далее – Инструкция по делопроизводству, Инструкция, суд) разработана на основе Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной приказом председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации № 27 от 25 марта 2004 г.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и иными документами, единые правила организации приема, регистрации, учета документов, их оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печатания и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями суда.
1.3. Ведение делопроизводства осуществляется всеми структурными подразделениями суда. Методическое руководство работой с документами возлагается на отдел по организации судопроизводства.
Для удобства пользования в Инструкции используются следующие термины:
«экспедиция» – специалисты (специалист) подразделения суда, получающие корреспонденцию из отделений связи, от граждан, организаций и отправляющие исходящую корреспонденцию;
«группа регистрации» – специалисты (специалист), получающие документы из экспедиции и регистрирующие их в базе данных автоматизированной информационной системы, в журналах поступающих исковых заявлений (заявлений), жалоб, иной корреспонденции, на регистрационных карточках;
«отдел делопроизводства» – структурное подразделение суда (канцелярия суда), осуществляющее функции делопроизводственного обслуживания в суде в части принятия, своевременной обработки, регистрации, обеспечения сохранности поступающей и исходящей корреспонденции и передаче ее по назначению, в состав которого входят указанные выше специалисты;
«отдел по организации судопроизводства» – структурное подразделение суда, осуществляющее функции делопроизводственного обслуживания судопроизводства: документационное, методическое обеспечение делопроизводства в судебных составах, архиве суда, контроль за соблюдением в судебных составах и архиве требований настоящей Инструкции;
«архивариус» - заведующий архивом, специалист делопроизводства, на которого возложена обязанность работы с архивом суда;
«специалисты судебного состава» – работники суда, исполняющие обязанности по ведению делопроизводства в судебных коллегиях, составах, а также у конкретных судей.
1.4. На помощника судьи согласно статье 58 АПК РФ возлагаются обязанности по оказанию помощи судье в подготовке и организации судебного процесса. Поэтому помощник судьи в соответствии с законом, Положением о помощнике судьи арбитражного суда, утвержденным 04.12.2002, Должностной инструкцией помощника судьи Арбитражного суда Иркутской области и данной Инструкцией может исполнять функции по ведению делопроизводства, непосредственно связанные с совершением процессуальных действий.
1.5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для работников суда, которые несут ответственность за соблюдение ее требований, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.
Документационное обеспечение делопроизводства, контроль за соблюдением в судебных составах и других подразделениях суда требований настоящей Инструкции, методическое обеспечение работы с документами возлагаются на начальника отдела суда по организации судопроизводства.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях суда, обеспечение контроля за соблюдением установленных правил работы с судебными делами и документами несут руководители судебных составов и подразделений.
Ведение делопроизводства в судебных составах осуществляется секретарями судебных заседаний и специалистами по делопроизводству, помощниками судей.
1.7. Ответственный за делопроизводство (начальник отдела по организации судопроизводства), назначенный приказом председателя суда, обеспечивает организацию делопроизводства в суде в соответствии с Инструкцией, знакомит работников аппарата суда с правовыми и методическими документами по делопроизводству и контролирует их исполнение.
1.8. На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:
направление копий определений суда лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи (председательствующего в судебном заседании (далее – судьи)) – о времени и месте судебного заседания;
подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда;
ведение протокола судебного заседания, ознакомление с ним лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;
формирование и подшивка судебных дел после завершения рассмотрения;
заполнение бланков исполнительных листов по делам;
контроль за поступлением документов, истребованных судом по делу;
ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц по указанию председательствующего в судебном заседании с материалами судебного дела;
контроль за поступлением уведомлений из отделений связи о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле, извещений о времени рассмотрения дел в суде;
вручение под расписку лицам, участвующим в деле, и иным лицам по указанию председательствующего в судебном заседании копий судебных актов, извещений о вызове в судебное заседание;
ведение записей на внутренней стороне обложки судебного дела в части, касающейся судебного разбирательства;
введение необходимой информации в ПС "Судопроизводство", регистрационные журналы или карточки (согласно приложению № 44);
подготовка и сдача судебных дел в архив суда;
выполнение другой работы по поручению председателя судебного состава, судьи.
До полного укомплектования штата секретарями судебного заседания, указанные обязанности выполняют специалисты по делопроизводству судебных составов, помощники судей в соответствии с их должностной инструкцией.
1.9. На специалиста по делопроизводству судебного состава, подразделения возлагаются следующие обязанности:
прием, регистрация, учет и передача исполнителям по указанию руководителей по журналу учета входящей корреспонденции и документов: исковых заявлений (заявлений) и судебных дел, дополнительных материалов к поступившим заявлениям, а также другой документации;
оформление, конвертование (упаковка), адресование исходящих (отправляемых) из судебного состава, подразделения документов, составление на них реестра и передача в экспедицию под расписку в реестре;
ведение необходимой справочно-информационной работы;
направление документов и дел по запросам, передача документов и дел в архив суда;
подготовка предложений по номенклатуре дел судебного состава, подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача их в архив;
периодическая проверка (сверка) наличия судебных дел и документов, находящихся на исполнении у судей, помощников судей, работников судебного состава, подразделения;
информирование председателя судебного состава, руководителя подразделения о сроках исполнения поручений, дел и документов;
ежедневный ввод информации в базу данных ПС "Судопроизводство" (согласно приложению № 44), ведение записей в установленных журналах и регистрационных карточках о поступлении, этапах прохождения и результатах рассмотрения документов и дел;
обеспечение сохранности и правильного использования компьютерной техники;
своевременная подготовка и оформление заявок для получения бланков, средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам;
хранение штампов, бланков и учет их использования в судебном составе, подразделении;
выполнение другой работы по поручению руководителей судебных составов и подразделений.
1.10. При уходе в отпуск специалистов делопроизводства, при перемещении по должности, увольнении или иных подобных обстоятельствах имеющиеся у них документы передаются другому работнику, на которого руководителем судебной коллегии, судебного состава или подразделения возлагаются обязанности ведения делопроизводства.
1.11. Судьи и работники подразделений, уходя в отпуск, выезжая в длительную командировку, передают через отдел делопроизводства находящиеся у них на исполнении дела и документы другим исполнителям, назначенным непосредственным руководителем.
При длительной болезни работника дела и документы по письменному распоряжению руководителя коллегии, судебного состава, подразделения изымаются с рабочего места заболевшего и передаются через отдел делопроизводства назначенному исполнителю.
Исковые заявления (заявления), судебные дела передаются только под расписку принимающего их судьи в журнале учета заявлений и дел судебного состава.
При уходе в отставку судьи, увольнении или переходе работника на работу в другое подразделение по распоряжению председателя суда ответственный за делопроизводство в суде принимает от них по акту или путем отметки в соответствующих журналах, регистрационных карточках все числящиеся за ними дела и документы.
1.12. Передача документов и дел из одного судебного состава в другой осуществляется только через отдел делопроизводства, где производится необходимое регистрационно-учетное оформление.
1.13. На всех стадиях работы с судебными делами и документами председатели судебных составов, судьи, помощники судей, секретари судебных заседаний и специалисты делопроизводства соблюдают следующие правила:
поступающие судебные дела и документы регистрируются в день их поступления и в этот же день, а в крайних случаях не позднее первой половины следующего дня (исключая нерабочие дни) передаются по назначению в соответствующие судебные составы или непосредственно судьям согласно специализации;
сведения о всех производимых по поступившим судебным делам и документам регистрационных, учетных, контрольных, передаточных и иных действиях, а также о процессуальных действиях и принятых судебных актах, исполненных документах не позднее следующего рабочего дня вводятся специалистами по делопроизводству в ПС «Судопроизводство» и фиксируются в соответствующих журналах, регистрационных и статистических карточках, на обложках судебных дел;
Сведения о рассылке и выдаче документов вводятся в ПС «Судопроизводство» в день их отправки или выдачи.
В судебных составах передача документов судьям производится в день распределения их председателем судебного состава под расписку в журнале установленной формы.
1.14. Ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, соблюдение порядка их прохождения и направления по назначению, обеспечение контроля исполнения, а также за разглашение содержания дел, документов и принятых по ним решений несут руководители суда, судебных коллегий и составов, помощники судей и специалисты делопроизводства.
1.15. Сведения, содержащиеся в служебных документах (их проектах), являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами.
Передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства суда.
1.16. Судьи и работники суда несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них судебных дел и документов.
В случаях утраты дел или документов начальник отдела делопроизводства немедленно докладывает об этом в письменной форме председателю суда, а также председателю судебного состава, начальнику структурного подразделения, в котором произошла утрата.
По факту утраты дел или документов проводится служебное расследование. По результатам расследования принимается решение.
1.17. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О государственной тайне" и другими нормативными правовыми актами, регулирующими эти вопросы, а также действующей Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и документами Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по обеспечению режима секретности в системе арбитражных судов.
1.18. Для работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям Инструкции.
1.19. Исходящая из суда корреспонденция отправляется только через экспедицию суда.
|
