Контроль за ведением делопроизводства
19.1. Осуществление оперативного контроля за прохождением документов, их регистрация и учет в судебных составах и подразделениях ведутся в ПС «Судопроизводство», ПО «Дело» и на контрольно-регистрационных карточках либо в журналах установленной формы.
19.2. Администратор суда совместно с отделом по организации судопроизводства при привлечении специалистов других судебных составов и подразделений не реже одного-двух раз в год проверяет состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях.
Справки по итогам проверки представляются руководству суда.
19.3. Администратор суда совместно с отделом по организации судопроизводства периодически, не реже двух раз в год, проверяет у исполнителей фактическое наличие и порядок использования бланков строгой отчетности, печатей, штампов, условия хранения судебных дел и документов, своевременную передачу судебных дел в архив, контролирует правильность их формирования и оформления и своевременность введения информации в ПС «Судопроизводство», ПО «Дело». О результатах проверки докладывается руководству суда, руководителям судебных составов и подразделений.
19.4. Под документооборотом понимается процесс движения документа от момента его подготовки, создания и исполнения до передачи в архив или уничтожения.
Отдел по организации судопроизводства и специалисты по делопроизводству судебных составов и подразделений ведут учет объема документооборота, как правило, за полугодие и по итогам года.
Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных, созданных и отправленных в суде за соответствующий отрезок времени.
19.5. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчета принимается сам документ без учета его копий и приложений к нему.
19.6. Количество печатных тиражируемых документов подсчитывается отдельно.
19.7. Показатели документооборота используются для анализа объема работы, определения достаточности технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
19.8. При необходимости судебные составы и подразделения вносят предложения администратору суда и в отдел по организации судопроизводства по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства.
Справочно-информационная работа
20.1. Основой справочно-информационной работы является неукоснительное выполнение специалистами судебных составов и подразделений требований о своевременном вводе в автоматизированные системы "Судопроизводство" и "Дело" сведений о движении исковых заявлений (заявлений), апелляционных и кассационных жалоб, судебных дел, жалоб на решения, действия (бездействие) судебных приставов-исполнителей и других документов.
20.2. Непосредственное ведение справочной работы осуществляется специалистом (специалистами) отдела делопроизводства или специалистом этого отдела, работающим во взаимодействии с судебными составами и подразделениями, обязанными обеспечивать справочную службу необходимой информацией.
При отсутствии такой информации справочная служба вправе адресовать заявителей к специалистам судебных составов и подразделений для получения справок по интересующим их вопросам.
20.3. Информация и справки по телефону выдаются при наличии данных о регистрационном номере полученного документа, его исходящем номере и дате, наименовании суда и номере судебного дела, рассмотренного в первой инстанции, сведений об истце и ответчике, третьих лицах. Поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или по их совокупности.
20.4. Отдел делопроизводства предоставляет информацию о движении судебных дел, заявлений и жалоб на любом этапе их прохождения (рассмотрения) сторонам или их представителям по устным (телефонным) и письменным запросам в течение всего рабочего дня.
20.5. Специалисты отдела делопроизводства, специалисты судебных составов вправе сообщать лицам, участвующим в деле, другим заинтересованным лицам, их представителям, а также представителям прессы следующую информацию: о входящем регистрационном номере искового заявления (заявления), апелляционной или кассационной жалобы, жалобы на решение, действия (бездействие) судебного пристава-исполнителя, дате их регистрации, о наименовании судебного состава или подразделения, в котором находится на рассмотрении заявление и судебное дело; о дате вынесения (принятия), кратком содержании принятого судебного акта и дате его направления сторонам; о дате получения или отправки судебного дела, письменного ответа, исполнительного листа.
20.6. В случаях несвоевременного или неполного ввода в автоматизированную систему учета сведений о движении и результатах рассмотрения исковых заявлений (заявлений), апелляционных, кассационных жалоб и дел специалисты отдела делопроизводства докладывают об этом председателю судебного состава, администратору суда и начальнику отдела делопроизводства для принятия мер.
|
