Инструкция по делопроизводству в муниципальных учреждениях города Калининграда, подведомственных комитету по образованию Общие положения
Скачать 0.9 Mb.
|
3.3. Информационно-справочные документы К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы. ПИСЬМА оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель. Образец оформления письма приведен в приложении 9. ТЕЛЕГРАММЫ печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов. Образец телеграммы приведен в приложении 10. ТЕЛЕФОНОГРАММА включает следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, адрес, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается. Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов. Образец оформления телефонограммы приведен в приложении 11. 3.4. Алфавитная книга 3.4. Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы, ежегодно в неё вписываются сведения об учащихся нового приёма. Фамилии учащихся заносятся в алфавитном порядке, независимо от класса, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводится отдельная страница и ведётся своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела. Запись производится в день издания приказа о зачислении в состав обучающихся или выбытия. Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, болезнь) в алфавитной книге не отмечается. Выбытие учащегося и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возращение» записывается в графе «Дата поступления в школу». Ученику не выдается личное дело до оформления его в алфавитной книге. При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Например, в алфавитной книге №1 на букву «К» было записано 78 учащихся. Значит в алфавитной книге №2 первая фамилия на букву «К» начинается с порядкового номера 79. В случае изменения места жительства учащегося исправления в графе №9 вносятся только по выбытии его из школы. Все исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы. Примеры записей в алфавитной книге.
3.5. Личные карты обучающихся 3.5.1. Личные карты на каждого учащегося ведутся с момента поступления в общеобразовательное учреждение до выбытия из него. Каждая карта имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге. В личное карту заносятся все данные о ребенке совершенно точно из «Свидетельства о рождении», а домашний адрес – по месту прописки. В личной карте хранится заявление родителей (законных представителей) о зачислении ребенка в школу и копия свидетельства о рождении, заверенная руководителей учреждения. Ежегодно вносятся сведения о награждениях и поощрениях (похвальный лист, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль), итоговые отметки успеваемости из классного журнала по предметам, проставляется количество пропущенных уроков и в зависимости от успехов ученика и его оценок, делается одна из трёх записей:
Классный руководитель скрепляет своей подписью выставленные оценки, печать учреждения не ставится. В случае выбытия ученика в другую школу родителям выдается «Личная карта обучающегося» с записью: выбыл из школы №…», число, подпись директора, печать. Печатью подтверждаются годовые отметки ученика на момент выбытия. В случае перенесения сроков аттестации итоговые отметки выставляются в недельный срок после окончания аттестации. В период обучения учащегося в 10-11 классах аттестат об основном общем образовании находится в сейфе и выдаётся на руки после окончания учащимся средней школы. В личную карту обучающегося при его выбытии вкладывается форма справки №286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личная карта выдаётся на основании письменного заявления родителей (законных представителей) учащегося или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге. Личные карты обучающихся ведутся классными руководителями (кураторами, воспитателями). Заместитель директора по учебно-воспитательной работе (если это записано в их должностных обязанностях), принимают у классных руководителей «Личные карты обучающихся», проверяют правильность их оформления.
Классный журнал является государственным документом, ведение которого обязательно для каждого учителя и классного руководителя. Устанавливается три вида классных журналов – для 1-4 классов, 5-9 и10-11 классов. Директор школы и его заместитель по учебно-воспитательной работе обеспечивают контроль за правильностью их ведения. Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе по форме, утвержденной Министерством образования Российской Федерации. Журналы параллельных классов обозначаются буквами. Заместитель директора по учебно-воспитательной работе дает рекомендации классным руководителям по распределению страниц журнала, отведенных на текущий учёт успеваемости и посещаемости, учащихся на год в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый предмет (1 недельный час – 2 страницы, 2 недельных часа – 4; 3 недельных часа – 5; 4 недельных часа – 7; 5 недельных часов – 8; 6 недельных часов – 9 страниц). Учитель, проверяя и оценивая знания учащихся, выставляет отметки в журнал, а также обязательно отмечает посещаемость школьников. При проведении сдвоенных уроков делается запись даты и темы каждого урока. По письменным работам отметки выставляются в графе того дня, когда проводилась данная работа. В графе «Домашнее задание» записывается содержание задание: номер задач и упражнений, практические работы. Если учащимся дается задание на повторение, то конкретно указывается его объем. Отметки за каждую четверть (полугодие) выставляются после записи последнего урока по данному предмету в четверти (полугодии) без пропуска клетки. Одновременно с этим четвертные (полугодовые) оценки заносятся классным руководителем в сводную ведомость успеваемости учащихся в конце журнала. На левой стороне развернутой страницы журнала учитель ставит дату урока, отмечает отсутствующих буквой «Н». По окончании учебного года классный руководитель на основании решения педагогического совета делает запись в сводной ведомости успеваемости о переводе в следующий класс, указывая дату, номер педагогического совета. В случае, если обучающийся прибыл (выбыл) в общеобразовательное учреждение в течение учебного года в сводной ведомости успеваемости в графе «Ф.И.О.» ниже записи имени ученика делается отметка «прибыл: дата, номер приказа» или «выбыл: дата, номер приказа». По итогам повторной промежуточной аттестации производится запись в сводной ведомости о результатах аттестации на основании протокола аттестационной комиссии. Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно в соответствии с установленной формой. Классный руководитель: - аккуратно записывает в классном журнале фамилии и имена учащихся в алфавитном порядке; - заполняет «Общие сведения об учащихся» с использованием данных из их личных дел; - вносит сведения об отсутствующих учениках в сводную ведомость пропусков; - подводит итоги о количестве дней и уроков, пропущенных учащимися и классом в целом за четверть (полугодие) и учебный год; - записывает сведения об участии учащихся в кружках и факультативных занятиях, секциях по физической культуре. Страница «Замечания по ведению классного журнала» заполняется заместителем директора по учебно-воспитательной работе. По истечении 5 лет из классного журнала изымаются страницы с итогами учебной деятельности учащихся и собранные таким образом листы, сброшюрованные по годам, хранятся в школе 25 лет. 3.6.1. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.). Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка. 4. Составление номенклатуры и формирование дел 4.1. Составление номенклатуры дел. 4.1.1. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов. 4.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения (приложение 13). 41.3. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения. 4.1.4. В приложениях 12, 13 даны форма Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения и указания по ее применению; 4.2. Формирование дел. 4.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 4.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения. 4.2.3. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается. В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.д.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела. 4.2.4. В деле группируются документы одного календарного (01.01-31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет). 4.2.5. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале. 4.3. Систематизация отдельных категорий документов. 4.3.1. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. 4.3.2. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (приём, перевод, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и поощрениях. 4.3.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09-31.08) года. 4.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены. 4.3.5. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | «Привлечение подростков и молодежи к общественно полезной деятельности на территории города Калининграда» муниципальным учреждением... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию... |
| Правительства Санкт-Петербурга от 11. 032008 №335-р «Об утверждении Рекомендаций по осуществлению единовременной выплаты молодым... | | Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях |
| Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Общие положения и правовая основа предоставления платных дополнительных образовательных услуг | | «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |