II. Основные требования к оформлению кадровых документов
2.1. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета:
2.1.1. Приказов, связанных с регулированием трудовых правоотношений.
2.1.2. Трудовых договоров.
2.1.3. Должностных инструкций работников.
2.1.4. Личных дел работников и доступа к ним.
2.1.5. Личных карточек ф. Т-2.
2.1.6. Трудовых книжек работников.
2.2. Кадровые документы Учреждения должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, не допускающими различных толкований, отредактированными.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на руководителя Учреждения.
2.3. Бланки организационно - распорядительных кадровых документов.
Все виды организационно-распорядительных документов в Учреждении печатаются на бланках установленного образца: бланк приказа, общий бланк Учреждения.
2.4. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Учреждения, - дата его принятия; для утверждаемого документа Учреждения - дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Подписание кадровых документов Учреждения.
Кадровые документы подписываются руководителем Учреждения или лицом, исполняющим его обязанности.
2.6. Удостоверение печатью. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
III. Правила подготовки и оформления кадровых документов
3.1. Приказом оформляются решения нормативного характера по кадровым и другим вопросам Учреждения. Приказ оформляется на бланке Учреждения или на бланке унифицированной формы. Приказ подписывается руководителем Учреждения или лицом, исполняющим его обязанности.
Для учета и хранения все приказы делятся на три группы:
- приказы по основной деятельности.
- приказы по личному составу:
приказы о приеме, увольнении и переводе.
приказы об отпуске, командировании, поощрении.
- приказы, касающиеся движения воспитанников (обучающихся).
Приказы каждой группы регистрируются в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках. Номера приказов по основной деятельности нумеруются с буквой «о» (например, N 168-о), номера приказов о приеме, увольнении и переводе - с буквой "л" (например, N 168-л), номера приказов об отпуске, командировании, поощрении - с буквой "к" (например, N 168-к), приказы, касающиеся движения воспитанников (обучающихся) – с буквой «в» (например № 168-в).
3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Учреждении. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протоколы подписываются председателем и секретарем органа самоуправления.
3.3. Акт - документ, составленный несколькими лицами (не менее двух) и подтверждающий факты, события, происходящие в Учреждении. Акт оформляется на общем бланке Учреждения.
3.4. Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма - запросы, письма - ответы и другие.
3.5. Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Учреждения. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Учреждения. Должностная инструкция должна содержать следующие разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; требования к квалификации.
3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Учреждения, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры; приказы по личному составу; трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате.
3.7. Приказы по личному составу Учреждения оформляются в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
3.8. Приказы по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые руководителем Учреждения по вопросам регулирования трудовых правоотношений. Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров: прием на работу (форма Т-1); перевод на другую работу (форма Т-5); увольнение (форма Т-8); предоставление отпусков (форма Т-6); график отпусков (форма Т-10а); поощрение (форма Т-11); направление работника в командировку (форма Т-9).
|
