Инструкция по делопроизводству в муниципальных учреждениях города Калининграда, подведомственных комитету по образованию Общие положения
Скачать 0.9 Mb.
|
Заголовок к тексту. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например: О создании аттестационной комиссии; чего? (кого?), например: Должностная инструкция начальника отдела. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок размещается в левой части над текстом от границы левого поля, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле (буква «К») проставляется цветным (красным, зеленым, синим) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль» и располагается на уровне заголовка на левом поле документа.
Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж). Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Тексты документов оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст печатается на расстоянии 2-3-х межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах зоны реквизита «Текст документа». Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При создании документа на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы, номера проставляют вверху листа арабскими цифрами, выравнивают от центра без каких-либо точек, кавычек и т.п. Документы печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 12-14 через 1-2 межстрочных интервалов. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Например: год – г., тысяча – тыс., метр – м, улица – ул. и т.д. В оформлении реквизитов «Адрес» и «Подпись» сокращения не допускаются. Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в тексте, в реквизите «Подпись»). В протоколах и выписках из них при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий. Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно полностью соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. Текст служебного документа, как правило, состоит из следующих частей: преамбулы – кратко излагается в связи с чем и на какой вопрос подготовлен документ; описательной части, в которой излагается суть обсуждаемого вопроса, указываются ссылки на необходимые нормативно-правовые акты, содержится обоснованная позиция по каждому вопросу, обсужденному в документе; результативная часть – содержит ясное формулирование вывода, просьбы или указания, следующие из описательной части. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами: 1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1. Подпункт Абзацы внутри подпунктов не нумеруются. Перечисления внутри пунктов (подпунктов) пишутся после двоеточия со строчной буквы, начинаются с красной строки дефисом, заканчиваются точкой с запятой, кроме последнего, который заканчивается точкой. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и.т.д.) учреждения, действующего на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу» и т.п.). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного лица («решили», «постановили» и т.п.) Текст протокола излагают от третьего лица множественного лица («слушали, «выступили», «постановили» и т.п.). В документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («Совет осуществляет функции», «в состав Совета входят», «комиссия установила», «комиссия полагает»). В письмах используют следующие формы изложения:
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 4 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений указывают их наименования и нумеруют. Например: 1. Положение о защите персональных данных на 2 л. в 1 экз. 2. Расписка о неразглашении на 1 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатается слово Приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например: Приложение 2 к приказу директора МОУ СОШ №____ от 14 января 2009г. № 8 Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Инструкция по делопроизводству в администрации и приложения к ней, всего на 48 листах. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа. Написание должности выравнивается от левого поля, а написание фамилии выравнивается от правого поля. Документы представляются на подпись руководителю учреждния полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился. Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. Подписываются экземпляр документа, отсылаемый адресату, и экземпляр документа, который остается в деле учреждения. При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, но не более 4, подписываются все экземпляры документа. При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле учреждения, а адресатам рассылаются его размноженные и заверенные копии. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности руководителя учреждения; личная подпись; расшифровка подписи. Например: Директор подпись А.А. Петрова Или: Директор МОУ СОШ №____ А.А. Петрова При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Директор подпись А.А. Петрова Заместитель директора подпись В.В. Кузнецова В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением. Например: Председатель комиссии Личная подпись А.Н. Ларин Заместитель председателя комиссии Личная подпись И.И. Иванов Секретарь комиссии Личная подпись Т.И. Степанова Члены комиссии: Личная подпись П.И. Бочкин Личная подпись М.М. Жилина Личная подпись Н.П. Клюева
Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию. Согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 15 мая 2009 г. № ___ СОГЛАСОВАНО Председатель Педагогического совета МОУ СОШ №____ Подпись И.И. Петрова 15 мая 2009 г. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» или в левом верхнем углу первого листа.
Печать ставится на наиболее важных документах, фиксирующих факты, связанные с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, должна захватывать часть наименования должности и часть подписи. В делопроизводстве учреждения применяется круглая печать учреждения. Круглая печать учреждения проставляется на документах, связанных с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, и документах по личному составу (служебные удостоверения, трудовые книжки, справки о стаже работы и др.), подписанных руководителем учреждения, подтверждая подлинность подписей. Круглая печать учреждения хранится у руководителя учреждения. В соответствии с пунктом 16 статьи 33 Закона РФ «Об образовании» право учреждения на пользование печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации возникает с момента его государственной аккредитации, подтвержденной свидетельством о государственной аккредитации. Форма, размеры и технические требования к печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлены ГОСТ Р 51511-2001. В соответствии с требованиями указанного стандарта печать должна содержать следующую информацию:
Порядок учета, хранения и применения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в учреждении устанавливается локальным актом учреждения.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например: Начальник отдела кадров Подпись И.И. Иванов В е р н о Инспектор Личная подпись О.В. Липатова 25 марта 2009 г. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению учреждения. Учреждение может выдавать копии только издаваемых им либо имеющихся в учреждении документов.
Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи с ним с целью разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе документа включает его фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона. Отметка об исполнителе документа располагается в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: Иванов В.В. или Иванов Вадим Владимирович 90-40-40 90-40-40
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело №…» (указывается номер дела, в котором будет храниться документ). Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем учреждения.
Отметка о поступлении документа в учреждении содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
Документы, поступающие в учреждение на имя руководителя учреждения, принимаются, регистрируются и учитываются лицом, ответственным за делопроизводство, в регистрационных журналах. Основные этапы работы с входящими документами заключаются в следующем: прием и первоначальная обработка; регистрация; передача по назначению; рассмотрение руководством учреждения; доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя; контроль за выполнением; исполнение или использование информации, содержащейся в документах; возврат документов с отметкой об исполнении; помещение в дело; передача дел в архив.
Этот этап состоит из следующих операций: проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, проверка целостности вложений. При вскрытии конвертов с документами ответственным работником проверяются правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначения или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у лица, ответственного за делопроизводство в учреждении, другой приобщается к поступившему документу и отправляется на рассмотрение адресату, третий возвращается отправителю.
Регистрация документов осуществляется путем проставления индекса и даты с последующим занесением необходимых сведений о документе в регистрационный журнал (образец прилагается). Цель регистрации – обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля. Регистрации не подлежат пригласительные билеты, поздравительные телеграммы и открытки, проспекты, периодические издания и др. На конвертах (пакетах) с пометкой «Лично» проставляется только дата получения, а они передаются адресату без вскрытия, не регистрируются и не подлежат учету. Регистрация документов заключается: в занесении информации о документе в регистрационный журнал; проставлении на документе в правом нижнем углу штампа (при наличии) установленной формы с регистрационным номером и датой получения документа. Каждый документ должен регистрироваться только один раз; вся переписка по вопросам первичного документа ведется под одним регистрационным номером. При регистрации используются следующие справочные материалы: номенклатура дел; перечень документов, не подлежащих регистрации; перечень документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением; классификатор учреждений, исполнителей. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:
В остальных случаях конверты от поступившей корреспонденции подлежат уничтожению. Зарегистрированные документы передают в день их поступления на рассмотрение руководителю учреждения. Результаты рассмотрения документов по существу содержащихся в них вопросов отражаются в резолюциях руководства и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам учреждения. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в регистрационный журнал.
Основные этапы работы с исходящей корреспонденцией заключаются в следующем: проверка правильности адресования и наличия приложений, регистрация в регистрационном журнале (образец прилагается), сортировка, составление почтового реестра, вложение в конверт, заклеивание и маркирование, помещение копии документа в дело. Несколько документов, одновременно отправляемых в один адрес, должны вкладываться в один конверт.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований. Заголовок дела состоит из названия вида дела (переписка, нормативные документы, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, приказы и т.д.); периода, к которому относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка (в скобках) указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы о проведении тематических проверок (планы, отчеты, акты, протоколы, справки и др.)» В заголовках, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, за который составлены планы (отчеты), например: «Годовые планы финансовых мероприятий». Порядок расположения заголовков дел внутри разделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом все изменения должны быть доведены до сведения отдела организации документооборота. В графе 3 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. В графе 4 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2007 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.
Письменные предложения, заявления, ходатайства и жалобы (далее обращения) граждан регистрируются лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении. Граждане пересылают обращения почтой или приносят лично. Обращения граждан, присланные почтой, регистрируются в регистрационном журнале непосредственно в день поступления, на обращениях, принесенных лично гражданами, делается отметка об их приеме.
Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в день поступления и должны быть рассмотрены в течение 30 дней с момента регистрации. При необходимости проведения проверки срок рассмотрения может быть продлен не более чем на один месяц руководителем учреждения, направившим обращение на исполнение, с письменным сообщением об этом лицу, подавшему обращение. Обращения депутатов всех уровней рассматриваются в соответствии с федеральными и местными законами. Если окончание срока исполнения обращения совпадает с выходными или праздничными днями, ответ заявителю дается в день, предшествующий этим выходным или праздничным дням. Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляет руководитель учреждения. Устными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, высказанные гражданами во время личного приема, проводимого руководителем. Краткое содержание устного обращения и принятого по нему решения заносятся в журнал приема граждан. ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОГО ЖУРНАЛА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОГО ЖУРНАЛА УЧЕТА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Приложение 2 к приказу комитета по образованию администрации городского округа «Город Калининград» от 17 марта 2010г. № 549-д Инструкция по кадровому делопроизводству в муниципальных учреждениях города Калининграда, подведомственных комитету по образованию I. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в учреждениях, подведомственных комитету по образованию администрации городского округа «Город Калининград» (далее - Учреждения) и направлена на совершенствование кадровой работы в Учреждениях. Кадровое делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой документацией. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Учреждении возлагается на руководителя Учреждения. 1.4. Руководитель Учреждения определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в Учреждении, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников Учреждения с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству. 1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, об их утрате немедленно докладывают руководителю Учреждения. 1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Учреждения определяются должностной инструкцией. |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | «Привлечение подростков и молодежи к общественно полезной деятельности на территории города Калининграда» муниципальным учреждением... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию... |
| Правительства Санкт-Петербурга от 11. 032008 №335-р «Об утверждении Рекомендаций по осуществлению единовременной выплаты молодым... | | Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях |
| Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Общие положения и правовая основа предоставления платных дополнительных образовательных услуг | | «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |