Инструкция по делопроизводству в муниципальных учреждениях города Калининграда, подведомственных комитету по образованию Общие положения
Скачать 0.9 Mb.
|
VII. Составление номенклатуры дел и формирование дел7.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в архив Учреждения или в МУ «Калининградский городской архив» в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 7.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения, а также для учета дел временного хранения. 7.3. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. 7.4. С момента заведения и до передачи в архив Учреждения или в МУ «Калининградский городской архив» дела хранятся по месту их формирования. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководителя Учреждения. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Приложение №3 к приказу комитета по образованию от 17 марта 2010 г. № 549-д Инструкция по работе с учебно-педагогической документацией в общеобразовательных учреждениях города Калининграда 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации, а также устанавливает единую систему документирования в общеобразовательных учреждениях города Калининграда. Инструкция подготовлена в соответствии с Методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденными письмом Министерства образования Российской Федерации от 20.12.2000 № 0351/64). 1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения. Директор школы обязан ознакомить работников учреждения с содержанием Инструкции под роспись. 1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на заведующего канцелярией (секретаря), сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет прохождения документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.4. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого педагогического работника. 2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения 2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники. 2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий; порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями. В состав документов общеобразовательного учреждения входят: - организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка); - распорядительные документы (приказы, инструкции); - информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.). - учебно-педагогическая документация (алфавитная книга записи учащихся, личная карта обучаюшегося, классные журналы, журналы факультативных занятий, журналы учета индивидуальных и групповых занятий, журналы группы продлённого дня, журналы пропущенных и замещённых уроков, книги учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей, книги протоколов педагогического совете школы, книги учета личного состава педагогических работников, книги приказов по личному составу учащихся). 2.3. Школьные документы должны оформляться своевременно, четко разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производиться пастой синего или черного цвета. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность должностные лица подписавшие документ. Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст). 3. Особенности подготовки и оформления учебно-педагогической документации 3.1. Приказы ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем общеобразовательного учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем). Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись. Заголовок начинается с предлога «О», «Об» и формируется при помощи отглагольных существительных (например: «О зачислении» «О допуске» или существительных, указывающих на предмет «Об итогах», «О мерах»). Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись: Приложение к приказу от 11.02.2001 № 2 При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер. Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись: Приложение к приказу от 02.02.2001 № 12 Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Последний пункт приказа содержит указание о лице, ответственном за исполнение приказа в целом. Если в приказе даны указания педагогическим работникам, то ниже делается запись: «С приказом ознакомлен», ставятся подписи этих работников и дата ознакомления. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанный приказ без разрешения лица, подписавшего приказ, не допускается. Ответственность за качество подготовки приказа и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших приказ. 3.1.1. Книга приказов по учащимся ведется в рукописном или печатном виде. В рукописном варианте книга приказов пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью общеобразовательного учреждения. В случае печатного варианта каждый приказ регистрируется в книге реестров. Нумерация приказов меняется 1 января каждого года. 3.1.2. Приказы по движению учащихся (о зачислении в состав обучающихся, об отчислении из состава обучающихся, переводе из класса в класс внутри школы) содержат: - изложение обстоятельств, послуживших изданию приказа, указание причины отчисления или перевода; - основание издание приказа: ссылка на документ (заявление родителей (законных представителей) учащихся). 3.1.3. Приказ о зачисление ученика издаётся в день прибытия, на детей, прибывших в летний период – не позднее 30 августа соответствующего года (приложение 1). Главные требования: 1. Фамилия, имя прибывшего. 2. В какой класс прибыл. 3. Из какой школы прибыл. 4. Наличие заявления родителей с указанием адреса проживания, контактных телефонов. 3.1.4. Приказ на выбытие ученика издаётся в день его выбытия. Главные требования: 1. Фамилия, имя выбывшего ученика. 2. Из какого класса выбыл. 3. Куда выбывает. 4. Наличие заявления родителей с указанием адреса выбытия. В соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании» ребёнок до 15-ти лет может выбыть: - в другую школу данного города; - в другую область за пределы города; - выезд из страны; - перевод на семейное обучение или экстернатную форму обучения (если учащийся переводится на экстернатную форму обучения в другую школу, то издаётся приказ о его выбытии, если остаётся в своей – о переводе). Образцы оформления приказов приведены в приложении 2. Ученик, достигший 15-ти лет «за совершенные неоднократно грубые нарушения Устава школы» может быть исключен из данного общеобразовательного учреждения (ст.19, п.7 Закона Российской Федерации «Об образовании»). Образец оформления приказа приведен в приложении 3. Учащийся в возрасте 15 лет в особых случаях может оставить общеобразовательное учреждение по заявлению родителей при согласии органа местного самоуправления, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (ст.19, п.6 Закона Российской Федерации «Об образовании»). Образец оформления приказа приведен в приложении 4. 3.1.5. Приказы о формировании контингента обучающихся общеобразовательного учреждения (издается на 1 сентября текущего года) содержит пофамильное (фамилия, начальная буква полного имени ученика) перечисление обучающихся по классам. Если приказ имеет приложения, то на приложениях к приказу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия общеобразовательного учреждения, даты издания приказа и номера. 3.1.6. Приказы об утверждении решения педагогического совета школы о переводе учащихся в следующий класс обучения (2-11 кл.) содержат: - ссылку на обстоятельства, послужившие изданию приказа, дату, номер педагогического совета; - пофамильное (фамилия, имя ученика) перечисление учащихся: - о переводе в следующий класс; - оставленных на повторный год обучения; - условно переведенных в следующий класс; - которым перенесены сроки промежуточной аттестации. 3.1.7. Приказы об утверждении решений педагогического совета школы о допуске и сдаче экзаменов по выбору учащихся 9,11 классов содержат: - ссылку на обстоятельства, послужившие изданию приказа, дату, номер педагогического совета; - пофамильное (фамилия, имя ученика) перечисление учащихся по классам. 3.1.8. Приказы об утверждении решений педагогического совета школы о получении учащимися 9, 11 классов соответствующего уровня образования содержат: - ссылку на обстоятельства, послужившие изданию приказа. Дату, номер педагогического совета; - пофамильное (фамилия, имя, отчество ученика) перечисление обучающихся по классам. 3.1.9. Образец приказов о переводе учащихся в случае задолженности по одному предмету и переводе из класса в класс приводится в приложении 5. 3.2. Протоколы педагогического совета школы (других управляющих структур) 3.2.1. В общеобразовательном учреждении ведется книга протоколов педагогического совета в рукописном или печатном виде. В рукописном варианте книга протоколов пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью общеобразовательного учреждения. В случае печатного варианта каждый протокол пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью общеобразовательного учреждения, а также регистрируется в книге реестров. Нумерация, протоколов возобновляется с каждым учебным годом. Протоколы содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения и вида документа, дату заседания, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание. При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ» пишутся от нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «повестка дня» печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос «Разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)», а также протоколируются вопросы и ответы. Образец оформления протокола приведен в приложении 6. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только количество присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. Образец оформления краткого протокола приведен в приложении 7. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело». Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении 8. 3.2.2. Протокол педагогического совета школы о переводе учащихся в следующий класс обучения (2-11 кл.) является основанием для издания приказа по образовательному учреждению и содержит пофамильное (фамилия, полное имя ученика) перечисление обучающихся по классам. Допускается оформление приложений к протоколу. Протокол педагогического совета школы о допуске и выпуске обучающихся 9, 11 (12 ) – классов к итоговой аттестации является основанием для издания приказа по общеобразовательному учреждению и содержит пофамильное (фамилия, имя, отчество ученика) перечисление обучающихся по классам. Протокол педагогического совета школы о сдаче экзаменов по выбору является основанием для издания приказа по общеобразовательному учреждению и содержит пофамильное (фамилия, имя) перечисление учащихся с указанием предмета. Протоколы совещаний, заседаний других управляющих структур общеобразовательного учреждения ведутся аналогично протоколам педагогического совета. В случае ведения протоколов в печатном виде, все документы, состоящие из 2-х и более листов, прошиваются надлежащим образом: пронумеровать листы документа, прошить или скрепить, склеить специальной лентой, указать количество листов цифрой и прописью, указать дату, заверить подписью с расшифровкой, печатью. Например: «Прошито, прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью на «10» (десяти) листах. 25 марта 2007 г. Директор МОУ СОШ №65 Иванова А.С. Подпись, печать». |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | «Привлечение подростков и молодежи к общественно полезной деятельности на территории города Калининграда» муниципальным учреждением... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию... |
| Правительства Санкт-Петербурга от 11. 032008 №335-р «Об утверждении Рекомендаций по осуществлению единовременной выплаты молодым... | | Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях |
| Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Общие положения и правовая основа предоставления платных дополнительных образовательных услуг | | «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |