Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении здравоохранения «Свердловская областная клиническая больница №1»
Скачать 1.65 Mb.
|
9. Формирование дел, передача в архив, использование архивных документов. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архивный фонд (далее именуется – архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Управления архивами Свердловской области. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатур и формирование дел. 9.1. Составление номенклатуры дел. 9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков наименований дел, заводимых в больнице, с указанием сроков их хранения , оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 9.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. 9.1.3. Номенклатура дел подразделений больницы разрабатывается (не позднее 15 ноября текущего года) ответственными работниками за делопроизводство в структурных подразделениях и передается в отдел делопроизводства. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру для подразделения, согласовывать ее с архивом и представить в отдел делопроизводства. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о больнице, ее структурных подразделениях, перечнями документов с указаниями сроков их хранения, штатным расписанием, номенклатурами дел за прошлые годы. 9.1.4. Сводная номенклатура дел составляется заведующим отдела делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных подразделений больницы, при методической помощи работников архива больницы. Сводная номенклатура согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области и утверждается главным врачом. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства. Второй используется в отделе делопроизводства в качестве рабочего. Третий – применяется в архиве больницы, четвертый – в Государственном областном архиве, источником комплектования которого является больница. Названиями разделов сводной номенклатуры являются названия структурных подразделений больницы. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел отдела делопроизводства учреждения. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Согласованная с ЭПК Управления архивами номенклатура дел в конце каждого года уточняется, дополняется, перепечатывается, утверждается главным врачом и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение № 27). Номенклатура дел пересогласовывается с ЭПК не реже, чем 1 раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования. 9.1.5. Графы сводной номенклатуры заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, которое присваивается на основании приказа по больнице и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами: 12-05, где 12 – обозначает структурное подразделение, а 05 – порядковый номер заголовка по номенклатуре. В графе 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовка дела внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, при этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с постановлениями областного значения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т.д., а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, акты, приказы и т.д.); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; для плановой, отчетной документации указывается период, за который или на который составляются документы (год, квартал, месяц). В заголовке дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о проведении диспансеризации (планы, списки, доклады)». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Свердловской области научно-технической документацией». В заголовках дел, содержащих переписку, с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка о награждении работников, присвоением почетных званий». В заголовке дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется, только с ним, например: «Переписка с Уральской государственной медицинской академией по вопросам подготовки кадров». При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовках дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами муниципальных образований о …». Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: «Переписка с филиалом …(Белоярский район) об…». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлен план (отчет). Например: «Годовой отчет за 2009 год». Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню (типовой или ведомственный). При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнем документов, срок их хранения устанавливается ЭПК. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 году, начинается с 1 января 2010 года. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 9.2. Формирование и оформление дел. 9.2.1. Формирование дел – группировка исполнительных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Документы формируются в дела работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности запрещается. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом делопроизводства. 9.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила: - в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре, все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
Дело не должно превышать 250 листов. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Номер дела, в котором должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе ставится: отметка «В дело», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. 9.2.3.Документы внутри дела располагаются в хронологической и вопросно-логической последовательности или их сочетании. Нормативные и организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, наказаниях) формируются в отдельное дело. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы, группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы больницы и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшемся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологической последовательности снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного лет и временного (свыше 10) сроков хранения переформировываются в обратном порядке, первый документ календарного года должен располагаться в деле первым. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение года, группируются вместе в один раздел переписки. Если в деле имеются документы нескольких организаций, поступившие одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы по хронологическому. Дела больницы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива больницы. 9.2.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки реквизитов дела по установленной форме (приложение № 28), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение № 29), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 30), подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 9.2.5. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование фондообразователя: Государственное учреждение здравоохранения «Свердловская областная клиническая больница №1»; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела (приложение № 31). В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху-вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Фотографии, чертежи, диаграммы представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруется на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложение к делу, поступившее в переписке, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количеств листов в деле проставляется на обложке дел в соответствии с итоговой надписью. Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанном в перечне типовых документов. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках постоянного хранения проставляется в архиве учреждения чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК), до этого он проставляется карандашом. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут сдаваться дела, кодов архива и организации по ОКПО. По окончании года в надписи на обложке дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка на обложке содержанию подшитых документов в заголовок вносятся изменения и дополнения. 9.3. Экспертиза ценности документов. 9.З.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, практической и исторической значимости документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, формирования дел и при подготовке дел к передаче их в архив. 9.3.2. Для проведения экспертизы ценности документов в больнице создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). 9.3.3. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях больницы с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК больницы. 9.3.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив, отбор документов с временными (до 10 лет) сроками хранения с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек. 9.3.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временным сроком хранения. При проведении экспертизы ценности организационно-распорядительных документов (приказы, протоколы, решения) уточняется, в каких структурных подразделениях должны быть оставлены основные экземпляры этих документов. Документы, не подлежащие сдаче в архив, уничтожаются по акту. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например: дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2006 году, могут быть включены в акт, который будет составляться после января 2010 года. При этом необходимо обращать внимание на примечание к статьям перечней, таким как «после истечения срока договора» «при условии завершения ревизии». Особое внимание необходимо уделять документам со сроками хранения 5,15 лет и пометкой ЭПК. Эти документы в течении указанного срока хранятся в структурном подразделении. Уничтожение вышеуказанных дел без согласования с работниками архива недопустимо. 9.4. Составление описи дел. 9.4.1. Ha завершенные дела постоянного и временного сроков хранения и по личному составу ответственные за делопроизводство структурных подразделений ежегодно составляют описи. Методическую помощь в этой работе оказывает архив. По этим описям документы сдаются в архив больницы. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел постоянного хранения, сводной описи дел по личному составу (приложение № 31), сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение № 32). Больница сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Свердловской области в соответствии со сводной описью дел постоянного срока хранения. Дела в описи располагаются в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Каждое дело имеет свой порядковый номер в описи, независимо от количества томов. Графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах проставляется «То же», другие реквизиты дела указываются полностью. 9.4.2. Опись дел составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем структурного подразделения. Один экземпляр остается в архиве, второй - хранится в структурном подразделении. На основании описей дел структурных подразделений архив составляет сводную опись (приложение № 33). В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 9.4.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей для постоянного хранения за этот же период. Описи дел (годовые) на документы постоянного срока хранения составляются в четырех экземплярах. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии больницы одновременно. После чего сводные описи дел направляются на утверждение ЭПК областного архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в больницу, а первый экземпляр передается в облархив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Только после утверждения сводных описей дел акты о выделении документов временного срока хранения к уничтожению утверждаются главным врачом, а подразделение получает право уничтожить дела, включенные в эти акты, в соответствии с установленным порядком (документы в разорванном виде сдаются в переработку). Акт о выделении документов к уничтожению должен составляться на дела всей больницы. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (приложение № 34). 9.5. Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях. 9.5.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях. Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных помещениях. Дела должны храниться в запирающихся шкафах, в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел должен указываться индекс дела по номенклатуре дел и год. Выносить за пределы здания подлинные документы запрещается. При увольнении специалистов документы должны передаваться в архив или руководителю подразделения, уничтожение документов без ведома архива недопустимо. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. 9.5.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заменитель дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписки в получении и приеме дела. Сторонним организациям дела выдаются под роспись на основании их письменных запросов. 9.5.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя отдела с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 9.6. Подготовка и передача документов в архив. 9.6.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 9.6.2. В период подготовки дел структурным подразделением в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 9.6.3. Прием каждого дела производится заведующей архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующей архивом и лица, передавшего дела. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от срока хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 9.6.4. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются работникам подразделений для работы в помещении архива или во временное пользование вне архива под расписку в журнале регистрации выдачи дел. При работе с подлинными документами не разрешается вносить поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. Подлинники приказов, решений, протоколов из архива не выдаются. На обращения социально-правового характера сотрудником архива по документам, находящимся на хранении в архиве, составляется справка, которая подписывается заведующей архива. 9.7. Задачи и функции архива больницы. 9.7.1. Главными задачами архива являются: - комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; - обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве; - Осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве в подразделениях больницы. 9.7.2. Архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие функции: - принимает на хранение в соответствии с порядком, установленным пунктами 9.6.2 – 9.6.3 настоящей Инструкции документы структурных подразделений больницы; - учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел, документов; - составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам; - проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; - ежегодно представляет на рассмотрение ЭК больницы годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, участвует в работе экспертной комиссии; - оказывает методическую помощь в проведении структурными подразделениями экспертизы ценности документов; - осуществляет ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЭК больницы; - осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, информирует руководителей, сотрудников больницы о составе и содержании документов архива; - выдает в установленном порядке документы или их копии заинтересованным организациям во временное пользование; - исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; - ведет учет использования документов, хранящихся в архиве; - осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве всех структурных подразделений; - участвует в разработке нормативно-методических документов, инструкций, рекомендаций, положений по архивному делу в делопроизводстве. 9.7.3. Заведующая архивом обеспечивает контроль за техническим состоянием помещений архива, своевременно представляет заявки руководству больницы на проведение текущего и капитального ремонта, обеспечение архива необходимыми техническими средствами и инвентарем. Осуществляет контроль за соблюдением необходимых противопожарных мероприятий. 10. Техническое обеспечение работы с документами. 10.1. Печатание документов в машбюро. 10.1.1. Печатание документов осуществляется в машбюро, а также непосредственно в структурных подразделениях с использованием компьютерной техники при соблюдении правил настоящей Инструкции. Проекты документов, подготовленные к печатанию, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами (пастой) и тщательно выверены. Не принимаются для печатания документы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов. 10.1.2. Печатание документов производится в порядке поступления. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность определяется руководителями структурных подразделений и заведующим отдела делопроизводства. Корректорские работы машинистками, печатающими документы, не производятся. 10.1.3. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4 в одном экземпляре. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148х210 мм). 10.1.4. В отдельных случаях отпечатанные документы могут быть размещены на дискетах или электронной почте переданы в машбюро для ускорения процесса корректировки и изготовления документа. В случае, если документ первоначально готовился в структурном подразделении с использованием компьютерной техники и его объем превышает три машинописных листа, исполнитель представляет копию документа на дискете 3,5 дюйма в формате текстового редактора Word for Windows и другом, совместимом с ним. 10.1.5. Тексты документов на бланках формата А4 (210х297 мм) печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал (межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста). Тексты материалов, подготавливаемых к типографскому изданию, для устного чтения (доклады, выступления) печатаются через 2 межстрочных интервала. 10.1.6. Машинописный лист должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен. 10.1.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5- межстрочными интервалами. 10.1.8. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. 10.1.9. Наименование вида документа, а также слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОСТАНОВЛЯЕТ печатаются прописными буквами шрифтом № 14. Слова Примечание, Приложение, Основание печатаются строчными буквами, кроме начальных. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) в реквизите «Подпись» печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности. 10.1.10. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится. 10.1.11. При печатании документов используется 8 стандартных положений: 0 – от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной подписи «Верно», а также слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ», 1 – после 5 печатных знаков (1,25 см) для начала абзацев в тексте, 2 – после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, 3 – после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, 4 – после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат», 5 – после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф согласования документа» и «Гриф ограничения доступа к документу», 6 – после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись» 7 – после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов. 10.1.12. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования, они располагаются на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го до 5-го положения табулятора. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» пишутся от 0-го положения, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал. 10.1.13. При изготовлении документа на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. 10.2. Порядок размножения документов 10.2.1. На множительной технике больницы размножаются приказы, распоряжения, инструкции, положения и другие аналогичные виды служебных документов. 10.2.2. Документы, поступающие для размножения, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом и без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, а также подписи должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком). 10.2.3. Структурные подразделения больницы сдают оригиналы документов для размножения с приложением бланка заказа. Разрешение на размножение служебных документов подписывает заместитель главного врача по организационно-методической работе и заведующий отделом делопроизводства. 10.2.4. Объем выполненных работ учитывается в специальном журнале, где указывается наименование документа, фамилия заказчика, объем выполненной работы. В конце каждого месяца делается анализ выполненных работ, который представляется в отдел делопроизводства и доводится до сведения руководителей структурных подразделений. 11. Указатель правильного написания наименований органов государственной власти, учреждений и организаций и должностных лиц в аппарате Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области. При написании наименований федеральных органов государственной власти необходимо использовать официальные издания, подготовленные Главным государственно-правовым управлением Президента Российской Федерации, Управлением делопроизводства Аппарата Совета Федерации, Правовым управлением Аппарата Государственной Думы, Юридическим управлением Аппарата Правительства Российской Федерации: «Краткий справочник по оформлению актов федеральных органов государственной власти» (М., 1997). В краях, областях, городах в качестве органов исполнительной власти функционируют администрации (Правительства): администрация Алтайского края; |
Похожие:
 | | Государственном бюджетном учреждении здравоохранения Новосибирской области «Городская клиническая больница №25» | |
 | Инструкция предназначена для ответственных лиц занимающихся сбором, временным хранением, удалением медицинских отходов класса «А»,... | | Об утверждении административного регламента на предоставление услуги «Предоставление информации о порядке оказания специализированной... |
| Государственном автономном учреждении здравоохранения «Городская клиническая больница №7» (далее по тексту гауз «гкб №7») регулируется... | | Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |
| Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» | | Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |
| «5 Детская инфекционная клиническая больница» комитета здравоохранения муниципального образования «Город Саратов» (далее – муз «5... | | Свердловской области «Свердловская областная стоматологическая поликлиника», именуемое в дальнейшем «Заказчик» в лице главного врача... |