Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении здравоохранения «Свердловская областная клиническая больница №1»

Скачать 1.65 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении здравоохранения «Свердловская областная клиническая больница №1»
страница	2/14
Тип	Инструкция

filling-form.ru > Бланки > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 14

Члены комиссии (личная подпись) Е.Б.Алмазова

(личная подпись) Л.М.Бехтер

(личная подпись) Л.Т.Жежер

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «И.о.», «зам.» наносятся машинописным способом или от руки).

Не допускается подписывать документ под предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах больницы, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы их согласования.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
3.7. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишут в именительном падеже.

Например:
Министерство здравоохранения

Свердловской области

Планово-экономический отдел

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Например:

ГОУЗ «Свердловский областной клинический

психоневрологический госпиталь ветеранов войн»

Главному бухгалтеру

Н.Ю.Горловой
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав должности адресата. При этом все реквизиты адреса указываются в дательном падеже.

Например:

Главному врачу МУЗ «Байкаловская

Центральная районная больница»

Г.В.Дорожкину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько однородных структур одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Главным врачам

Центральных районных больниц

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221.

Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

МУ «Городская больница № 1»

Металлургов ул., д.3а,

г. Первоуральск,

Свердловская область, 623106

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например: Калинину И.П.

ул.Советская, д.4, кв.5,

с.Новосельское, Каменский район,

Свердловская область, 623461

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Председателю

ООО «Каменские дали»

В.А.Иванову

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам, а рассылка ведется по заранее составленным спискам.

В письмах-ответах на письма вышестоящей организации, к которым приложены заявления, справки граждан, сначала указывают должность, инициалы и фамилию руководителя организации, которой направляется письмо, а затем фамилия, инициалы и адреса заявителей.

Например:

Министру здравоохранения

Свердловской области

А.Р.Белявскому
Морозовой А.И.

ул.Первомайская, д.5,

с.Логиново, Белоярский район,

Свердловская область, 620431.
Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
3.8. Согласование проекта документа.

Согласование документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Согласование проекта документа проводится с целью определения целесообразности создания документа, его обоснованности, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителями подразделений, заинтересованными в документе, ответственными лицами финансовых и экономических служб, заместителем главного врача, курирующим данный вопрос, начальником юридического отдела, заведующим отделом делопроизводства (при необходимости).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Например:
Начальник юридического отдела

(личная подпись) Ю.А.Лаптев

08.09.2010

Для документа, подлинник которого остается в больнице, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из больницы, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Приказы главного врача больницы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе согласования.

При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

Допускается, по усмотрению главного врача, полистовое визирование документа и его приложения.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

(личная подпись) Ю.А.Лаптев

08.09.2010

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если в проект документа внесены изменения, не меняющие его сути.

При необходимости получения согласия другой организации с содержанием документа, а также при согласовании его с директивными и вышестоящими органами, проводится внешнее согласование.

Реквизит внешнего согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель министра здравоохранения

Свердловской области
(личная подпись) Н.Н.Кивелева

10.09.2010
Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования выполняется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания

(наименование кол.органа)

от 20.09.2010 № 10

или
СОГЛАСОВАНО
Письмо ТФОМСа

Свердловской области

от 20.09.2010 № 451-105
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

«Положение об общих принципах сотрудничества»
СОГЛАСО ВАНО СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор Генеральный директор

___________________ АОЗТ «Торговый дом «Луч»

(личная подпись) К.И.Иванов (личная подпись) А.И.Петров

15.09.2010 17.09.2010

3.9. Утверждение документа.

Документы утверждаются главным врачом (заместителями главного врача) больницы или специально изданным документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения ставится в правом верхнем углу первого листа документа, например:
УТВЕРЖДАЮ

Главный врач ГУЗ «Свердловская

областная клиническая больница №1»

(личная подпись) Ф.И.Бадаев

12.09.2010
При утверждении документа приказом, протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово «УТВЕРЖДАЮ» согласуется в роде и числе с видом утвержденного документа.
УТВЕРЖДЕНО

Приказом ГУЗ «СОКБ №1»

от 05.09.2010 № 159

или

УТВЕРЖДЕН

Решением Экономического совета

ГУЗ «СОКБ № 1»

от 15.09.2010 № 14

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главного врача по медицинской

части ГУЗ «СОКБ №1»

(личная подпись) Н.Ф.Климушева

12.09.2010

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
3.10. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, например:
Чернышеву В.М.
Прошу подготовить проект

договора с фирмой «Юран»

к 21.09.2010

(личная подпись)

06.09.2010
При наличии в резолюции нескольких исполнителей равных по должности, основным исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созывать соисполнителей и координировать их работу.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция размещается на свободном поле документа (ниже адресования перед текстом). Если объем реквизитов не позволяет разместить на этой площади реквизиты «резолюция», то допускается располагать на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей.

Резолюция может оформляться на отдельном листе, приложенном к документу, в этом случае в нижнем углу этого листка указывается регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.
3.11.Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
Е.Г.Сермягина

351-16-61

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается инициалы , фамилия основного исполнителя и номер его телефона.
3.12. Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде условного обозначения (буква «К» или штамп «Контроль» на поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту»).
3.13. Текст документа.

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную аргументированную информацию, увязываться с ранее изданными по этому вопросу документами.

Текст документа должен быть точным, кратким, не допускающим различных толкований.

Тексты документов оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста, трафарета или сочетания этих форм.
3.13.1. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.
3.13.2. Табличную форму целесообразно применять если различные показатели могут быть сгруппированы по какому-либо общему признаку, а каждый из показателей может иметь два (или более) значения. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная должность, штатное расписание, план работы, перечень).

Таблицы нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией в пределах всего текста документа, за исключением таблиц приложений.

При отсутствии данных в таблице ставят прочерк.

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «Тоже», далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, дополняя индивидуальные сведения.

Наименование должности	Квалификационные требования
Старший инженер	Высшее образование, стаж работы по специальности не менее 5 лет
Старший механик	То же
Старший технолог	-«-

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках не ставятся.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
3.13.3. Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации – автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например: «В соответствии с приказом Министерства здравоохранения РФ от 14.08.1997 №244 «О проведении обязательных предварительных при поступлении на работу и периодических медицинских обследованиях».

Во второй, заключительной части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может иметь только заключительную часть, например: приказы – распорядительную, письма – просьбу без пояснения, докладные записки – оценку фактов, выводы.
3.13.3.1. Если связный текст имеет несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки, которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется.

В заголовках необходимо избегать сокращений, не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

Заголовки разделов, подразделов, пунктов целесообразно выделять полужирным шрифтом. При этом заголовки разделов (а при наличии заголовков пунктов и заголовки подразделов) выделяют увеличенным размером шрифта.

Расстояние между заголовком раздела (подраздела) и предыдущем или последующим текстом, а также между заголовками раздела и подраздела должно быть не менее чем четырем высотам шрифта, которым набран основной текст документа.

Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте.

Заголовок следует писать (печатать), отделяя от номера пробелом, не подчеркивая.
3.13.3.2. Разделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами, разделенными точкой.

Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста основной части документа. Номер подраздела включает номер раздела и подраздела, разделенные точкой, а номер пункта – номера раздела, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точкой: 1.1.1. ; 1.1.2. ; 1.2.1. ; 1.2.2. и т.д.). Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При этом номер раздела (подраздела или пункта) печатают после абзацного отступа. Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту проекта документа и равен пяти знакам.
3.13.4.. При подготовке документов, составленным по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу и на командировки, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, замечаний и т.д.) используются унифицированные формы с трафаретным текстом.
3.13.5. В распорядительных документах (приказ, распоряжение), а также во внутренних документах, адресованных руководству учреждения, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ).

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛА, ПРЕДЛАГАЕТ).

В совместных документах текст излагается с использованием первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ)

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
3.13.6. В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов (акт, справка) используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («Просим представить …», «направляем в Ваш адрес»);

- от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);

- от третьего лица единственного числа « министерство не возражает»).

3.14. Оформление приложений к документу.

Приложения оформляются на стандартных листах бумаги и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.д.).

Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами. Если приложение названо в тексте письма, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и экземпляров: при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №).

Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 5 экз.

Если к документу прилагается другой документ, тоже имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: Письмо Минздрава РФ от 09.12.1998 № 01-4/172 и приложение к нему,

всего на 7 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, а указывается количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку информационной системы «Учет

лекарственных средств в поликлинике» в 2 экз.