Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении здравоохранения «Свердловская областная клиническая больница №1»
Скачать 1.65 Mb.
|
| Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалифицированные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на неё. Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником. Раздел «Права» устанавливает права работников, которые способствуют успешному выполнению работы. Раздел «Ответственность» конкретно указывают на то, за что работник несет ответственность. 3. Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений. Текст согласовывают с юристами. 4. Текст инструкции носит характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается». Текст излагают от третьего лица или в безличной форме. Инструкцию подписывает автор – составитель, а утверждает главный врач учреждения. Датой введения является дата её утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкция оформляется на общем бланке формата А4 (Приложение № 16). 4.13. Акт. 4.13.1. Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лица или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия. 4.13.2. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен акт или к компетенции которого относится содержание акта. 4.13.3. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части. В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие). В констатирующей части текста дают описание проделанной работы, фиксируют факты, излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Акт подписывают все лица, принимающие участие в его составлении (должности не указывают). 4.13.4. Акты оформляют на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены на простом листе бумаги (Приложение № 17). 4.14. Справка. 4.14.1. Справки – документы, содержащие описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. 4.14.2. Они составляются по заданию главного врача больницы или руководителя структурного подразделения, вышестоящего органа управления или по просьбе заявителя. Справки, составленные для руководителя организации, подписывает исполнитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает главный врач. Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер. Справки бывают двух видов: информационные и удостоверяющие какой-либо факт или событие и выдаются заинтересованным лицам и учреждениям. 4.14.3. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности учреждения. Эти справки составляют по указанию вышестоящей организации или главного врача больницы о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Выводов и предложений в справке не приводят. В справках могут приводиться таблицы. 4.14.4. Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляются на унифицированных трафаретных бланках формата А5. В тексте справок не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «Настоящая справка», «действительно работает». Текст заверяют подписью и печатью. 4.14.5. Внутренняя информационная справка составляется только по запросам руководства, оформляется на чистом листе бумаги. В формуляр этой справки входят следующие реквизиты: - наименование структурного подразделения; - наименование вида документа (справка); - дата; - номер; - заголовок (может не указываться, если, например, таблица имеет самостоятельный заголовок): - адресат; - текст; - подпись Пример оформления внутренней информационной справки: Централизованная бухгалтерия Главному врачу Ф.И.Бадаеву СПРАВКА 00.00.2010 № О проведении инвентаризации Текст Главный бухгалтер О.В.Шашкова 4.14.6. Порядок печатания справки. После названия организации (структурного подразделения) - автора документа через два межстрочных интервала указывается вид документа прописными буквами – СПРАВКА- и впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на листе бумаги – от границы левого поля. Дата - оформляются цифровым способом (30.01.2009), располагается через 2 интервала ниже названия вида или над ограничительной линией в бланке. Датой справки является дата её подписания. Номер справки проставляется на одной строке с датой и может состоять из порядкового номера, номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре, куда подшита копия справки (№ 02-07/14) или просто порядковый номер 14. Если справка оформлена не на бланке больницы порядковый номер можно не указывать. Место составления – указывает место составления справки и должно соответствовать действующим Почтовым правилам. Располагается ниже реквизита «дата справки». Адресат - оформляется в верхнем правом углу аналогично оформлению его в письме, но не указывается почтовый адрес. Заголовок – оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «место составления» и должен, как правило, отражать краткое содержание справки. Он обычно начинается отглагольным существительным с предлогом «О» или «Об» и не должен превышать 3-5 строк, напечатанных через один интервал. Текст справки – может быть представлен в виде таблицы или подразделен на разделы, а также сплошного связного текста или сочетания этих форм. Подпись – оформляется через 2-3 межстрочных интервала. Она включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи, которая печатается без скобок, строчными буквами на уровне последней строки наименования должности. Инициалы располагают перед фамилией. 5. Документы по личному составу. Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждением и сотрудниками. К таким документам относятся приказы по личному составу, заявления, контракты, трудовые книжки, личные карточки и другие. Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения, свою нумерацию, хранятся в специальном помещении отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера. Персональная ответственность за своевременное и качественное оформление документов по личному составу и обеспечение их сохранности возлагается на начальника отдела кадров. 5.1. Приказы по личному составу. 5.1.1. Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, соответственно оформляются отдельно с обособленной нумерацией и формируются в разные дела. 5.1.2. Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Формулировки в приказах по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу Российской Федерации. Приказы по личному составу оформляются на бланке приказа больницы и подписываются главным врачом в установленном порядке. 5.1.3. В приказах по личному составу констатировочная часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается приказ. Затем указывается должность, наименование структурного подразделения и далее – глагол, обозначающий действие: назначить, перевести, освободить, объявить благодарность и т.д. Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия. Сокращение слов в проекте приказа не допускается. 5.1.4. Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения, приглашения и т.д.). 5.1.5. В приказе при приеме на работу следует указывать: - на какую должность; - в какое подразделение; - с какой оплатой; - с какого числа; - вид работы: постоянная с испытательным сроком; временная на срок …; по совместительству; - особые условия труда – с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д. 5.1.6. При переводе сотрудника на другую должность в приказе указывают: - вид и причину перевода; - устанавливаемый оклад; - длительность, в случае временного перевода; - в качестве основания приводят заявление работника о переводе работника на другую работу; - при переводе на вышестоящую должность указывают представление руководителя структурного подразделения. 5.1.7. При поощрении работника в качестве основания в приказе делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения. 5.1.8. При предоставлении отпуска в приказе следует указывать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. 5.1.9. При увольнении работника с работы в приказе следует указывать причину прекращения трудового договора в точном соответствии со статьей и пунктом Трудового кодекса РФ и дату увольнения. Как основание к приказу дают ссылку на заявление работника, а при увольнении по инициативе администрации – докладную записку руководителя структурного подразделения. 5.1.10. По каждому перечисленному вопросу может быть издан отдельный приказ: «О приеме на работу», «О переводе работника на другую работу», «О предоставлении отпуска», «О командировании» и т.д., которые оформляются на бланке приказа больницы. 5.1.11. Приказы по личному составу готовят работники отдела кадров. Приказы визирует начальник отдела кадров и начальник юридического отдела. Начальник отдела кадров или работник, ответственный за кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дату ознакомления. 5.1.12. Выписка из приказа. Выписка из приказа-копия части документа (приложение № 18). Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть). Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА: - наименование организации; - наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА; - дата, номер – то же, что у приказа; - место составления; - заголовок; - часть текста; - подпись (кроме личной); - заверительная надпись (отделяют от подписи 2-3 интервалами). Заверительная надпись состоит из слова «Верно» пишется от начального поля с большой буквы, мелко без кавычек и знаков препинания. Наименование должности сотрудника, заверившего выписку, пишут от начального (левого) поля (не более 28 печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи (после 48 печатных знаков). Дату заверительной надписи пишут от начального поля. 5.2. Заявление. 5.2.1. Заявление – форма выражения граждан своих прав. Заявление – это официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу. 5.2.2. Заявление составляется с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, получении жилья, оформлении пенсии, поступлении в учебное заведение и др. 5.2.3. Работники пишут заявление, как правило, от руки, в произвольной форме. Заявление нужно писать на бумаге формата А-4, т.к. это общепринятый формат документов личного дела. Реквизиты заявления: - наименование вида документа – Заявление; - дата; - адресат (кому направлено); - от кого направлено; - текст; - подпись; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Перед направлением заявления руководству больницы на нем ставится виза руководителя структурного подразделения. Заявление с резолюцией главного врача поступает в отдел кадров. Затем издается приказ. Если заявителю будет отказано, ему могут сообщить об этом в письменной форме, устно или по телефону. Образцы оформления заявлений приведены в приложении № 19. 5.3. Трудовой договор. 5.3.1. Трудовой договор – это соглашение между работником и учреждением, согласно которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а учреждение обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по согласованию сторон и предусмотренные законодательством. 5.3.2. Срочный трудовой договор заключают в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на определенный срок с учетом характера предстоящей работы, или интересов работника и т.д. Срочные контракты заключают, когда работа не имеет постоянного характера (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске, в командировке и т.д.). День выхода такого работника на работу считается днем окончания трудового договора замещающим работником. 5.3.3. Трудовой договор должен заключается в письменном виде. Трудовой договор готовят в 2 экземплярах. Его подписывают руководитель и работник. Заверяют печатью учреждения. Один экземпляр находится в учреждении, другой – у работника. (Приложение № 20). Трудовые договоры включают в состав личных дел, трудовые договоры хранят 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения работника при наличии приказа по личному составу. 5.4. Трудовая книжка. 5.4.1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. 5.4.2. Работники отдела кадров обязаны вести трудовую книжку на каждого работника в соответствиями с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». 6. Организация документооборота и исполнения документов. 6.1. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов. 6.1.1. Вся корреспонденция, поступающая в больницу, принимается работниками отдела делопроизводства. Документы, поступившие в больницу на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. При приеме документов документовед отдела делопроизводства проверяет правильность адресования и целостность пакетов (конвертов). Ошибочно доставленные пакеты пересылаются по назначению, если известен адрес получателя, в случае неясного адресования пакет возвращается отправителю. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с отметкой «Лично»). При вскрытии пакетов (конвертов) проверяется наличие документов, а также указанных в них приложений. В случае недостачи служебные документы возвращаются отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции оставляются во всех случаях, так как по ним можно установить адрес отправителя, а дата почтового штемпеля служит доказательством времени отправки и поступления корреспонденции. Конверты с грифом «Лично» не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы подлежат регистрации. Регистрация заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы (журналы, карточки) традиционным или автоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Не подлежат регистрации: письма, присланные в копии для сведения, рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, печатные издания (книги, журналы, бюллетени), поздравительные письма и пригласительные билеты. Регистрация нормативных документов высших органов государственной власти (Законы Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации и Свердловской области, приказы, указания и распоряжения Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации и Министерства здравоохранения Свердловской области и другие), писем, факсов, телеграмм, телефонограмм производится документоведом отдела делопроизводства в день их поступления. На документе ставится штамп в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа с указанием даты поступления и входящего номера. Нумерация документов в течение года ведется валовым порядком. Все необходимые данные заносятся в регистрационно-контрольную форму в компьютер (приложение № 21). Повторные письма (факсы) по одному и тому же вопросу регистрируются одним входящим номером с указанием фактической даты поступления документа. Регистрация обращений граждан ( писем, заявлений, жалоб) ведется в специальном журнале учета предложений, заявлений и жалоб в день поступления (приложение № 21а). Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе делопроизводства или структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. Все зарегистрированные документы направляются заведующему отделом делопроизводства для предварительного рассмотрения. 6.1.2. Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения поступающих документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам (передачи осуществляются через оперативный отдел). После предварительного рассмотрения нормативные документы Российской Федерации и Свердловской области тиражируются. Оригиналы документов подшиваются согласно номенклатуре в дело, а копии – через отдел делопроизводства направляются исполнителям и в организационно-методический отдел. После предварительного рассмотрения документы, требующие ознакомления и принятия решения, направляются главному врачу. Документы, не требующие рассмотрения руководства, направляются в структурные подразделения. 6.1.3. Главный врач резолюцией определяет лиц, ответственных за исполнение документа и поручение им. Секретарь приемной возвращает рассмотренные документы с поручением руководства в отдел делопроизводства. Документовед отдела делопроизводства вносит в регистрационно-контрольную форму содержание резолюции и документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделе-ниями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Рассмотренные документы в течение суток должны быть доведены до исполнителей (заместителям главного врача, начальникам: отдела кадров, планово-экономического, юридического, капитального и текущего ремонта, заведующим отделов: клинико-экспертного, внебюджетной деятельности, ресурсного обеспечения, медицинской техники, медстатистами, информационных технологий и телемедицины, главному бухгалтеру, заведующему Центра «Сердце и сосуды» раскладываются в ячейки в отделе делопроизводства, заведующим отделений стационара – доставляются оперативным отделом. Срочная документация доставляется по назначению работниками отдела делопроизводства немедленно. 6.1.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема и регистрируются в отделе делопроизводства, на них ставится штамп с указанием даты и порядкового номера. Необходимые данные заносятся в журнал, телеграмма передается секретарю главного врача или секретарю приемной соответствующего заместителя в день поступления. Срочные телеграммы передаются немедленно. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем в специальном журнале (бланке) и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 6.1.5. На документе, поступившем в структурное подразделение, проставляется дата и порядковый номер по журналу регистрации входящих документов (приложение № 22), если документы регистрируются на карточках, то ставится индекс по классификатору и порядковый номер. 6.2. Порядок прохождения внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. 6.2.1. Проекты приказов и других распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документа действующему законодательству, а затем в отдел делопроизводства для осуществления контроля за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. 6.2.2. Приказы по основной деятельности после подписания главным врачом направляются в отдел делопроизводства, где регистрируются , размножаются. Этим документам присваиваются порядковые номера с добавлением буквы «П». Нумерация ведется с начала года валовым порядком. Дата и номер документа фиксируются в специальном журнале. Первый экземпляр приказа по основной деятельности хранится в отделе делопроизводства, а копии направляются в организационно-методический отдел, исполнителям и должностному лицу, на которого возлагается контроль за его исполнением. 6.2.3. Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, поощрении, премировании, увольнении), на командировки за пределы области готовятся в отделе кадров на основании личных заявлений, служебных записок, подписанных заведующими отделениями, отделами, руководителями других подразделений. Подготовленные проекты приказов отдаются на подпись главному врачу или его заместителю. Проекты приказов по личному составу перед подписанием в обязательном порядке визируются начальником отдела кадров и работником юридической службы больницы. Подписанные приказы передаются в отдел кадров для регистрации. Приказы по личному составу имеют самостоятельную нумерацию в пределах календарного года, при этом к номеру приказа через тире добавляется буква «К». Первый экземпляр приказа хранится в делах отдела кадров. 6.2.4. Приказы на командировки готовятся в отделе кадров на основании служебных записок, подписанных заместителями главного врача, руководителями структурных подразделений. Подготовленные проекты приказов визируются начальником отдела кадров и вместе с служебными записками передаются на подпись главному врачу или его заместителям, имеющими право первой подписи. Подписанные приказы передаются в отдел кадров на регистрацию. Этим документам присваиваются порядковые номера с добавлением буквы «К/М». Дата и номер приказа фиксируются в специальном журнале. Оформление командировочных удостоверений работникам больницы производится в отделе кадров. Отметка командировочных удостоверений иногородних граждан, прибывающих в больницу, ведется в отделе делопроизводства. 6.2.5. Другие внутренние документы (заявления, заявки, докладные записки, объяснительные и прочие документы) поступают в отдел делопроизводства, регистрируются в специальном журнале и направляются на рассмотрение главному врачу или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей. После рассмотрения руководством эти документы секретарем приемной возвращаются в отдел делопроизводства для внесения содержания резолюции в учетно-контрольную форму, после чего передаются исполнителям. 6.2.6. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей или лиц, ответственных за делопроизводство в отделениях и других структурных подразделениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме (журнале, компьютере, карточке).. 6.3. Организация подготовки, обработки и передачи отправляемых документов. 6.3.1. Порядок прохождения отправляемых документов состоит в составлении проекта документа, визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке. 6.3.2. Все отправляемые документы подписываются главным врачом, его заместителями, заведующими отделами согласно распределения обязанностей. Документы, предназначенные для подписания главным врачом, сдаются в отдел делопроизводства, а для подписания заместителями главного врача по соответствующим направлениям – секретарям их приемных. До передачи документа на подпись документовед обязан проверить правильность оформления документа. Неправильно составленный и оформленный документ возвращается исполнителю для приведения его в соответствие с требованиями настоящей Инструкции. Все отправляемые документы регистрируются в отделе делопроизводства в регистрационно-контрольной карточке исходящей корреспонденции (Приложение № 23). На документе проставляется исходящий номер и дата отправки. В документе – ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. 6.3.3. Документы для отправки передаются исполнителями в отдел делопроизводства полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием точного почтового адреса или указателем на рассылку. При передаче отправляемых документов исполнители делают соответствующую запись в «Журнале отправляемых документов» (Приложение № 23а ). При приемке документов для отправки документовед обязан проверить правильность оформления всех реквизитов. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена высланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. 6.3.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется делопроизводителем отдела делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи». На почтовых конвертах адреса отправителя и адресата пишутся отправителем. В адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков. Почтовый адрес на конвертах и других почтовых отправлениях следует писать в следующей последовательности:
Почтовые отправления и почтовые переводы могут быть адресованы до востребования (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, фамилии, имени, отчества адресата) или на абонентский ящик (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, номера ячейки абонентского почтового шкафа, фамилии, имени и отчества адресата или полного наименования юридического лица). Адрес корреспондента пишется в нижней правой части конверта, а адрес отправителя – в левом верхнем углу. Почтовый индекс адресата на письмах пишется стилизованными цифрами чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого. В зависимости от вида, категории и разряда почтовых отправлений отправитель делает на их адресной стороне следующие отметки (при их отсутствии). - на заказных письмах (почтовых карточках) – «Заказное»; - на письмах с объявленной ценностью – «С объявленной ценностью на … руб»; - на почтовых отправлениях, принятых с уведомлением о вручении, - «С простым (заказным) уведомлением»; - на почтовых отправлениях с оплаченной доставкой – «С доставкой»; - на почтовых отправлениях, принятых для вручения лично адресату, - «Вручить лично. С заказным уведомлением»; - на почтовых документах, адресуемых конкурсным комиссиям, - «На конкурс»; - на почтовых отправлениях, пересылаемых экспресс-почтой, - «экспресс-почта». 6.3.5. Телеграммы принимаются к отправке полностью оформленными, завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными в отделе делопроизводства. Подлинник телеграммы (с визами) остается в деле отдела делопроизводства. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.01.2005 № 222. 6.3.6. Передача телефонограмм осуществляется по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Ей присваивается исходящий индекс так же, как письму. 6.3.7. Передача и прием служебных документов по каналам факсимильной связи производится в следующем порядке:
6.3.8. Документы в электронном виде, поступившие в учреждение, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес учреждения, осуществляется отделом делопроизводства. Правила приема, обработки и распределения документов в электронном аналогичны приему и обработке документов на бумажных носителях. 6.4. Работа исполнителей с документами. 6.4.1. Руководители структурных подразделений больницы обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 6.4.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы исполняются немедленно. 6.4.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством больницы, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, готовит указатель на рассылку. 6.4.4. При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные разговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки делаются на свободных от текста местах. 6.4.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и др.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной для подготовки документа. 6.4.6. При применении электронно-вычислительной техники все основные правила работы с документами сохраняются. 6.5. Учет количества документов. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, год) проводится по РКФ в отделе делопроизводства. Результаты учета количества документов представляются главному врачу. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машбюро. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж. СПРАВКА об объеме документооборота за____________20_______года месяц
Заведующий отделом делопроизводства _________________________________ подпись «_10___»___09__2010 г. | ||||||||||
Похожие:
 | | Государственном бюджетном учреждении здравоохранения Новосибирской области «Городская клиническая больница №25» | |
 | Инструкция предназначена для ответственных лиц занимающихся сбором, временным хранением, удалением медицинских отходов класса «А»,... | | Об утверждении административного регламента на предоставление услуги «Предоставление информации о порядке оказания специализированной... |
| Государственном автономном учреждении здравоохранения «Городская клиническая больница №7» (далее по тексту гауз «гкб №7») регулируется... | | Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |
| Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» | | Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |
| «5 Детская инфекционная клиническая больница» комитета здравоохранения муниципального образования «Город Саратов» (далее – муз «5... | | Свердловской области «Свердловская областная стоматологическая поликлиника», именуемое в дальнейшем «Заказчик» в лице главного врача... |