Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении здравоохранения «Свердловская областная клиническая больница №1»
Скачать 1.65 Mb.
|
7. Контроль исполнения документов. 7.1. Организация контроля исполнения. 7.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Из поступающих документов контролю подлежат зарегистрированные документы, резолюция главного врача на которых предполагает ответ в адрес корреспондента, предоставление отчета или письменной информации. Для отправляемых организационно-распорядительных документов (приказы, решения, протоколы и др.) контролю подлежат все документы больницы, содержащие конкретные поручения, предполагающие выполнение мероприятий. 7.1.2. Контроль исполнения документов и поручений обеспечивает документовед отдела делопроизводства, который осуществляет учет контролируемых документов и следит за ходом и состоянием их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений больницы, которые несут личную ответственность за исполнение документа или поручения в установленные сроки. 7.1.3. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях. Сроки исполнения документов определяются главным врачом, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы исполняются в следующие сроки:
Типовой срок ответа на личное обращение, заявление, жалобу граждан – 30 календарных дней со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки – 15 дней. Типовой срок ответа на служебное письмо из учреждения, организации – 30 календарных дней с даты регистрации в отделе делопроизводства больницы. Телеграммы, требующие срочного решения, исполняются в течение 3 дней, остальные – в течение 10 дней. Контрольная дата исполнения документа фиксируется в регистрационно-контрольной форме при регистрации документа. 7.1.4. При необходимости продления срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель, которому дано поручение, не позднее, чем за три дня до истечения срока представляет на имя главного врача мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Проект ответа должен быть направлен на подпись главному врачу за три дня до истечения срока исполнения через отдел делопроизводства. Дата представления ответа на подпись главному врачу не является датой исполнения документа. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел делопроизводства для внесения изменений в регистрационно-контрольную базу данных. Документ считается просроченным, если исполнитель направил промежуточный ответ с просьбой об отсрочке и не уложился в указанный в письме срок, или интервал времени от даты отправки промежуточного письма и направлением окончательного ответа превышает 30 календарных дней. 7.1.5. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за исполнение документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и отделом делопроизводства все контролируемые документы. 7.1.6. Документ считается выполненным, когда решены все содержащиеся в нем вопросы. Основанием для снятия документа с контроля являются приказы, указания или другие документы, принятые в соответствии с поручением. Если принятия указанных документов не требуется, то документ снимается с контроля на основании справки или устного доклада о проделанной работе руководителю, давшему поручение. Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа. На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающая исполнение, дата. 7.1.7. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца – каждые 10 дней. 7.1.8. Еженедельно, каждый понедельник (в порядке предварительного контроля) документовед направляет исполнителям перечни поручений, подлежащие исполнению до конца текущей недели. Еженедельно, по понедельникам, на оперативном совещании заведующий отдела делопроизводства докладывает о документах, по которым за три дня до истечения срока не представлены на подпись главному врачу проекты ответов, о нарушении индивидуальных сроков исполнения документов вышестоящих организаций, устно информирует о предстоящих сроках исполнения важных документов. Отдел делопроизводства не реже одного раза в месяц готовит данные о состоянии исполнительской дисциплины в разрезе подразделений и информирует главного врача в установленные им сроки или по запросам. 7.2. Поисковая система по документам. 7.2.1. Основой построения поисковой системы является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 7.2.2. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания. При передаче документа из одного подразделения в другое он, как правило, не регистрируется. 7.2.3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются нормативные документы, поступающие из Министерства здравоохранения Свердловской области, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Регистрация поступающих и отправляемых документов производится в отделе делопроизводства. 7.2.4. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ) – журналах и электронных карточках. Входящий номер документов, поступающих на имя главного врача и его заместителей, или без указания конкретного адресата состоит из индекса руководства больницы (приложение № 24), через тире – индекса документа в соответствии с классификатором корреспондентов (приложение № 25), через косую черту – порядкового номера документа. Например: 01-04/36, где 01 – индекс руководства больницы, 04 – индекс корреспондента, 36 – порядковый номер. Входящий номер документов, поступивших в адрес структурного подразделения больницы, состоит из индекса структурного подразделения, через тире - индекса корреспондента в соответствии с классификатором, через косую черту – порядкового номера документа. Например: 10-02/54, где 10 – индекс структурного подразделения, 02 – индекс корреспондента, 54 – порядковый номер документа. При поступлении этих документов в структурное подразделение они повторно не регистрируются. Эти, а также нормативно-распорядительные документы больницы (приказы, протоколы, инструкции, решения и т.п.) при поступлении в структурное подразделение заносятся в журнал или регистрационно-контрольную форму (РКФ) в компьютере без присвоения входящих номеров. В журнале (РКФ) указывается название документа, его дата и номер, дата поступления в структурное подразделение и далее заполняются все остальные графы журнала (РКФ). 7.2.5. Исходящий номер документов, подлежащих регистрации в отделе делопроизводства, состоит из индекса руководства больницы, через тире – номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера документа. Например: 01-12/151, где, 01 – индекс руководства больницы, 12 – номер дела по номенклатуре, в котором будет находиться копия этого документа, 151 – порядковый номер. При регистрации исходящих документов в структурных подразделениях больницы номер документа состоит из индекса структурного подразделения, через тире – номера дела по номенклатуре, в котором будет храниться этот документ, через косую черту – порядкового номера. Например: 10-15/130, где 10 – индекс структурного подразделения, 15 – номер дела по номенклатуре, в котором будет находиться копия этого документа, 130 – порядковый номер. Порядковый номер документа в элементах регистрационного индекса всегда проставляется за косой чертой. 7.2.6. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в приложении № 26. 7.2.7. Регистрация документов – ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу – ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 7.3. Организация поисковой системы. 7.3.1. Информация о документах, полученная при регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и квалификационные справочники. 7.3.2. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.). 7.3.3. Порядок защиты и доступа к служебной информации определяется приказом главного врача больницы в соответствии с законодательством. 8. Порядок работы с обращениями граждан личного характера. 8.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации», с приказом ГУЗ «СОКБ №1» от 26.06.2010 № 124-П «Об организации работы с жалобами граждан и повышения доступности медицинской помощи в ГУЗ «СОКБ №1». Учет поступивших писем осуществляется в журнале учета, предложений, заявлений и жалоб (приложение № 21а). В случае поступления документа непосредственно в какое-либо структурное подразделение больницы, он должен быть передан в отдел делопроизводства для регистрации. Рассмотрение и передача на исполнение незарегистрированных обращений граждан не допускается. Регистрация и учет производится в день поступления письма. В правом нижнем углу поступившего письма ставится порядковый регистрационный номер и дата поступления. С момента поступления обращений и регистрации начинается отсчет срока их исполнения. Конверты к ним сохраняются и прикладываются к документу. На все зарегистрированные обращения распечатывается регистрационно-контрольная карточка (Приложение № 27), куда вносятся основные реквизиты обращений граждан: - наименование вида обращения; - кому адресовано; - Ф.И.О. заявителя, адрес, дата, исходящий регистрационный № документа; - дата регистрации обращения, регистрационный №; - количество листов обращения; - аннотация (краткое содержание письма); - резолюция; - подразделение-исполнитель; - срок исполнения обращения; - отметка об исполнении обращения и направление его в дело. При личном приеме граждан руководством больницы их письменные и устные обращения регистрируются секретарями приемных в Журнале учета приема посетителей. При поступлении документа проводится проверка на постоянность обращения. Обращение считается повторным, если оно поступило от одного и того же лица в течение текущего года. Ему присваивается один и тот же номер с указанием даты поступления письма, а в правом верхнем углу заявления (жалобы) ставится отметка «Повторно». По коллективным письмам в левом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка «Коллективное». Письма согласно резолюции главного врача направляются заместителям, заведующим отделениями и другим руководителям согласно распределения обязанностей, которые определяются ответственными за исполнение писем. Заявления с отметкой «Лично» рассматриваются теми руководителями, которым они адресованы без вскрытия и регистрации в отделе делопроизводства. Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения и тем должностным лицам и структурным подразделениям, действия которых обжалуются. 8.2. Заявления граждан рассматриваются и разрешаются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения, безотлагательно, но не более 15 дней со дня их поступления. Если в течение месяца не могут быть решены поставленные вопросы, то исполнитель дает промежуточный ответ автору с указанием причин задержки, срока окончательного ответа и письмо ставится на дополнительный контроль до полного осуществления намеченных мер. Ответственность за своевременное и полное разрешение обращений возлагается на должностных лиц, определенных главным врачом больницы. Если в предложениях, заявлениях и жалобах граждан решение поставленных вопросов не относится к ведению больницы, они направляются не позднее чем в 5-дневный срок в соответствующее учреждение, а копия сопроводительного письма направляется автору. Обращения граждан о результатах рассмотрения которых необходимо сообщать в органы государственной власти Российской Федерации, администрацию Президента РФ, аппарат Правительства РФ, органы законодательной и исполнительной власти Свердловской области, средства массовой информации, берутся на особый контроль (штамп «Особый контроль»). 8.3. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы. Датой снятия с контроля является дата ответа заявителю. После исполнения письма в учетно-контрольном журнале делается отметка об исполнении (номер и дата ответа), копия ответа и запрос подшиваются в соответствующее дело (в соответствии с номенклатурой дел). Решение о снятии с контроля обращений принимает руководитель структурного подразделения, на которого резолюцией возложена ответственность по исполнению данного документа. 8.4. Ответы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан должны излагаться в конкретной и понятной форме, не допускающей возможности различного толкования. Причем в ответах должны быть даны разъяснения по всем вопросам, затронутым заявителем. Ответы на обращения граждан, требующие правового обоснования или ссылки на действующее законодательство, согласовываются с юридической службой. 8.5. Ответы на устные обращения граждан даются руководством больницы или руководителями структурных подразделений. Ответы даются в устной и письменной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в журнале учета личного приема граждан. Обращения граждан после их окончательного разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращается в отдел делопроизводства вместе с ответом, где формируется дело по порядку регистрационных номеров. Ответы на запросы по письмам граждан, поступившим из Министерства здравоохранения Свердловской области, направляются в министерство с приложением письма заявителя. При этом необходимо упоминание о дубликате ответа, отосланном автору. Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер входящего документа. 8.6. Документовед отдела делопроизводства проверяет правильность оформления ответов (наличие подписи, даты, номера, виз на копии и др.), вносит необходимые записи в регистрационные карточки и журналы. Рассмотренные письма граждан (или их копии) не позднее следующего дня после их исполнения помещает вместе с копиями ответов в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности больницы, например: предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам амбулаторного или стационарного лечения. 8.7. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. 8.8. Дела с обращениями граждан хранятся в отделе в течение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке. В необходимых случаях решением ЭК больницы может быть принято решение об увеличении срока хранения или постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан. Решение ЭК по увеличению сроков хранения подлежит обязательному утверждению главным врачом. |
Похожие:
 | | Государственном бюджетном учреждении здравоохранения Новосибирской области «Городская клиническая больница №25» | |
 | Инструкция предназначена для ответственных лиц занимающихся сбором, временным хранением, удалением медицинских отходов класса «А»,... | | Об утверждении административного регламента на предоставление услуги «Предоставление информации о порядке оказания специализированной... |
| Государственном автономном учреждении здравоохранения «Городская клиническая больница №7» (далее по тексту гауз «гкб №7») регулируется... | | Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |
| Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» | | Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |
| «5 Детская инфекционная клиническая больница» комитета здравоохранения муниципального образования «Город Саратов» (далее – муз «5... | | Свердловской области «Свердловская областная стоматологическая поликлиника», именуемое в дальнейшем «Заказчик» в лице главного врача... |