Инструкция по делопроизводству санкт-Петербург
Скачать 1.14 Mb.
|
ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД УНИВЕРСИТЕТА 4.1. Разработка номенклатуры дел Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве университета, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Сводная номенклатура дел составляется канцелярией университета на основе изучения существующих номенклатур дел структурных подразделений, подписывается заведующим канцелярией, утверждается ректором университета и вводится в действие с 01 января следующего года (приложение № 12). Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел университета согласовывается с ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом университета, подписывается руководителем подразделения и представляется в канцелярию. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в канцелярию (приложение № 13) Сводная номенклатура дел готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр, как документ постоянного срока хранения, помещается в дело канцелярии; второй – используется в канцелярии как рабочий экземпляр; третий – применяется в архиве; четвертый – в Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (далее ЦГА СПб). Названиями разделов сводной номенклатуры дел университета являются названия структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из: код подразделения – порядковый номер (обозначается арабскими цифрами). В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей), которые располагаются по степени важности документов. Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например: Приказы ректора по основной деятельности. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например: Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки). В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовые отчеты …. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале - заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию, далее плановые, отчетные документы, переписку. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В графе 3 указывается количество дел (томов, частей), заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень. В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде); о переходящих делах; о выделении дел к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дел. В конце сводной номенклатуры составляется итоговая запись о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве университета в течение года. При составлении сводной номенклатуры применяются: перечни типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения; примерная номенклатура дел высшего учебного заведения. Если в течение года в университете возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела и они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 4.2. Формирование дел и их текущее хранение Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела в университете формируются в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. Структурные подразделения формируют в дела документы в соответствии с профилем своего подразделения. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет архив университета. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При полном оформлении дел:
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, то есть допускается их хранение на скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительная надпись не составляется. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела должны находиться в запирающихся шкафах, обеспечивающих им полную сохранность, и предохраняющих от солнечного света и пыли. Дела располагают в соответствии с номенклатурой, что дает возможность быстрого поиска. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Выдача дел сотрудникам подразделений университета для работы осуществляется под расписку. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ректора университета или проректора, курирующего вопросы делопроизводства, по актам. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора университета с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Контроль за правильным формированием дел, а так же проверку наличия и состояния дел осуществляет архив университета. 4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение включает в себя: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности. 4.3.1. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения. Экспертиза ценности документов в университете проводится:
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбора на хранение или к уничтожению, в университете создается приказом ректора постоянно действующая экспертная комиссия (далее ЭК) по общему делопроизводству. Функции и права ЭК, организация ее работы определяется положением об ЭК, разработанным на основании соответствующего типового положения. Положение об ЭК университета утверждается ректором и согласовывается с ЭПМК ЦГА СПб. Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании перечня типовых документов с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел университета методом полистного просмотра дел. По результатам экспертизы ценности документов составляются также описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению. 4.3.2. Оформление дел Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 15). Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника отдела кадров. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа – заверителя дела. Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности вузов, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для штампа ЦГА СПб, в который будут передаваться дела По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов при подготовке дел к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение № 16). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Для учета документов в личных делах составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с раз-личными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы постоянного хранения университета после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Архивным комитетом Санкт-Петербурга, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ЦГА СПб, как часть Архивного фонда РФ. |
Похожие:
 | Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет “лэти” им. В. И. Ульянова (Ленина)” | | «Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «лэти» им. В. И. Ульянова (Ленина)» |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |  | Для работы сотрудников цпк москвы и филиала Санкт-Петербург в бд системы созданы два реестра |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | «под ключ» (пир, смр, поставка волс) для организации каналов передачи данных телеметрической и служебной информации на участке: Лот... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Санкт-Петербург 07. 07. 1977г., проживающегопо адресу: Санкт-Петербург, ул. Морская кв. 7 | | Я, Иванов Иван Иванович 1980 года рождения, паспорт 4000 100000, выданный 01. 01. 1999г. 100 отделением милиции Калининского района... |