Инструкция по делопроизводству санкт-Петербург
Скачать 1.14 Mb.
|
Регистрационный номер документа Регистрации подлежат все создающиеся в университете документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер распорядительного документа состоит из его порядкового номера и проставляется в месте отметки для проставления даты и регистрационного номера после его подписания (утверждения). Регистрационный номер исходящего документа включает в себя код подразделения – исполнителя, порядковый номер и проставляется в месте отметки для проставления даты и регистрационного номера. Регистрационный номер входящего документа состоит из его порядкового номера и проставляется на свободном от текста поле документа. Ссылка на исходящий номер и дату документа Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа и включается в состав реквизитов бланка письма. Адресат Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам. Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии. Документ адресуется конкретному должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. При этом наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Фамилия адресата печатается прописными буквами. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например: Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент информатизации и научно-технического обеспечения При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А. Лагунину В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций. Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов. Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером № 12. Фамилия адресата печатается строчными буквами. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам. Наименование документа Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа – составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например: Приказ (о чём?) Об утверждении Положения о защите персональных данных работников университета Письмо (о чём?) Об оказании консультативной помощи Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах приказов и распоряжений заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом. Текст документа В университете документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей через 1,5 интервала, без переносов с использованием шрифта Times New Roman. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал. При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа: приказываю … подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов…; 3-го лица единственного числа: …ученый совет постановляет…; …комиссия установила…; университет не считает возможным …; 1-го лица множественного числа: просим представить данные о …; представляем на рассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем …, решили… . В текстах приказов и распоряжений используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: «Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»; «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют». В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их …»; «В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…». Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля. Отметка о наличии приложения Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Смета расходов на 4 л. в 1 экз. 2. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. В этом случае указывают только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например: Приложение: в 3 экз. или Приложение: отчет о научно-исследовательской работе в 2 экз. Если к документу прилагают другой документ, так же имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2014 №02/17 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: отчет по НИР, для служебного пользования, рег.№26-дсп, на 20 л. в 1 экз. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер: Приложение № 1 к приказу СПбГЭТУ «ЛЭТИ» от 05.06.2014 № 951 Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например: Приложение № 1 УТВЕЖДЕНО приказом СПбГЭТУ «ЛЭТИ» от 05.06.2014 № 951 Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, регистрационный номер документа и его дату относительно самой длинной строки. Приложение должно быть подписано исполнителем или руководителем подразделения подготовившего документ и датировано. Гриф согласования Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра образования и науки Российской Федерации Личная подпись Инициалы, Фамилия Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель, например: СОГЛАСОВАНО Письмо Минобрнауки России от 05.06.2014 № 430-162 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Комиссии по трудовым спорам от 05.06.2014 № 10 Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается». Согласование документа осуществляется с:
Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа. Виза Согласование документа с должностными лицами университета оформляют визой, включающей в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например: Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата На проектах приказов ректора визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах распоряжений ректора (проректоров по направлениям) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа. На документе, подлинник которого остается в университете, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа и его приложений для защиты от возможной замены листов. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело университета, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. При наличии замечаний особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. Подпись должностного лица В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Ректор Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ» им. В.И. Ульянова (Ленина) Личная подпись И.И. Иванов или на бланке: Ректор университета Личная подпись И.И. Иванов Если наименование должности в подписи состоит из нескольких строк, они печатаются через 1 интервал. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Между инициалами и фамилией ставится пробел. При использовании должностного бланка наименование должности не указывается. Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например: Ректор Личная подпись И.И. Иванов Главный бухгалтер Личная подпись А.А. Петрова При подписании документа несколькими лицами равных должностей, но представляющими разные организации, их подписи располагают на одном уровне, например:
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись И.И. Панков Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова Личная подпись А.С. Красавин Личная подпись О.И. Песков Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий. Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем. Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи, проставление которого допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Факсимиле в университете может изготавливаться для ректора и проректоров по направлениям. Подлинная подпись не может быть заменена факсимиле на распорядительных документах и документах финансового характера. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: И.о. ректора университета Подпись И.О. Фамилия или: Исполняющий обязанности ректора университета Подпись И.О. Фамилия |
Похожие:
 | Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет “лэти” им. В. И. Ульянова (Ленина)” | | «Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «лэти» им. В. И. Ульянова (Ленина)» |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |  | Для работы сотрудников цпк москвы и филиала Санкт-Петербург в бд системы созданы два реестра |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | «под ключ» (пир, смр, поставка волс) для организации каналов передачи данных телеметрической и служебной информации на участке: Лот... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Санкт-Петербург 07. 07. 1977г., проживающегопо адресу: Санкт-Петербург, ул. Морская кв. 7 | | Я, Иванов Иван Иванович 1980 года рождения, паспорт 4000 100000, выданный 01. 01. 1999г. 100 отделением милиции Калининского района... |