Скачать 1.14 Mb.
|
МИНОБРНАУКИ РОССИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ» им. В.И. Ульянова (Ленина)» (СПбГЭТУ «ЛЭТИ») УТВЕРЖДЕНА приказом СПбГЭТУ «ЛЭТИ» от _21.10.2014 № _2545_ ИНСТРУКЦИЯПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Санкт-Петербург2014СОДЕРЖАНИЕ
ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 36
сохранности 37
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности университета документов, совершенствования делопроизводства вуза, повышения его эффективности. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральными законами «О государственном гербе», «Об архивном деле в РФ»; Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76; ГОСТом Р 51511-2001; ГОСТом Р 6.30-2003; Инструкцией по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Минобрнауки России от 30 декабря 2010 г. № 2232; Основными правилами работы архивов организаций; Уставом университета. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в университете, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. 1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется канцелярией университета. 1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству, их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным распоряжением руководителя подразделения (приказом ректора) и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями. 1.6. При увольнении или переходе на другую работу работников, занимающихся в структурных подразделениях университета ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам, которые утверждаются руководителями структурных подразделений, копии актов передаются в канцелярию университета. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства в канцелярии университета. 1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения ректора университета. Об утрате документов работники докладывают руководителю подразделения и сообщают в канцелярию. 1.8. Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в СПбГЭТУ «ЛЭТИ». 1.9. Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в университете осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1. 1.10. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. 1.11. Работники структурных подразделений университета несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов. О случаях утраты зарегистрированного документа работник обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в канцелярию. Канцелярия университета организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях. О результатах проверок докладывается руководству университета 1.12. Основные понятия: документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в вузе; документ - официальный документ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот университета; электронный документ- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; автор документа - должностное лицо, создавшее документ; вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; объем документооборота - количество документов, поступивших в университет и созданных им за определенный период; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в университете, с указанием сроков их хранения; экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности; формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу; штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
2.1. Бланки документов 2.1.1. Документы, создаваемые в университете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. 2.1.2. Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», иным унифицированным формам. 2.1.3. В университете применяются бланки:
2.1.4. Образцы бланков университета утверждаются приказом ректора университета. 2.1.5. Для бланков должна применяться бумага форматов:
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. 2.1.6. Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое. 2.1.7. Бланки документов могут изготавливаться на персональном компьютере, типографским способом и с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии). 2.2. Оформление реквизитов документов Документы, создаваемые университетом, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом университета. Наименование организации Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование университета помещают в скобках ниже полного наименования или за ним. Над наименованием организации указывают сокращенное наименование вышестоящей организации (МИНОБРНАУКИ РОССИИ). Наименование филиала, структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Справочные данные об университете Справочные данные об университете указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес университета, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет адрес, коды общероссийских классификаторов, идентификационный номер. Вид документа Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах. Дата документа Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2014 г. следует оформлять 05.06.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, который может применяться при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, например: 5 июня 2014 г. Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом: 3 января 2014 г., в январе 2014 г., в первом полугодии 2014 г., в I квартале 2014 г.; за 11 месяцев 2014 года, в 2014 году, на 2014 год, с 2006 по 2014 год, в 1993-2014 годах. Если дата указывается в конце предложения, то слово «года» пишется полностью. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании; сотрудник канцелярии при регистрации документа; непосредственно составитель при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено – дата проставляется ниже подписи. |
Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет “лэти” им. В. И. Ульянова (Ленина)” | «Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «лэти» им. В. И. Ульянова (Ленина)» | ||
Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | Для работы сотрудников цпк москвы и филиала Санкт-Петербург в бд системы созданы два реестра | ||
Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | «под ключ» (пир, смр, поставка волс) для организации каналов передачи данных телеметрической и служебной информации на участке: Лот... | ||
Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | ||
Санкт-Петербург 07. 07. 1977г., проживающегопо адресу: Санкт-Петербург, ул. Морская кв. 7 | Я, Иванов Иван Иванович 1980 года рождения, паспорт 4000 100000, выданный 01. 01. 1999г. 100 отделением милиции Калининского района... |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |